档案管理在疾控系统中的意义以及合理的监管方法

班玉梅

摘要：随着社会的不断发展与科技的不断进步，疾控系统中心越来越受到人们的重视，与此同时，与其相呼应的是疾控系统中的检验档案，因其不仅可以为日后的研究工作提供方向，还可以总结检验人员的工作水平和实践能力，同时也可以为食品、药品等生活必需品提供可靠地理论基础，因此也逐渐吸引着研究者的注意力，然而，据调查，很多疾控系统不仅忽略了在此方面的管理，甚至有些科室专门对其的发展进行压制，严重的影响了疾控系统水平的发展与提高，也间接地导致了重要研究领域的遗漏。本文结合笔者多年的工作经验以及对相关文章的参考学习，现将疾控检验机构中档案管理的问题进行总结，并针对性的提出几点改进措施，为今后的进一步研究与应用提供实质性的参考标准。

关键词：档案管理；疾控系统 ；监管方法

档案资料是整个疾控系统建设管理中的重要载体，其不仅是对检验人员每日工作的总结，也是对当今环境情况、社会情况以及国际食品安全情况的一个调查记录，档案管理工作的清晰度和准确性在直接影响着疾控系统工作发展的同时，也为广大群众提供了购买物品时的可靠性依据，尤其是对于食品和药品。然而，据调查，目前在很多疾控检验系统中，档案管理却未受到重视，有些科室甚至故意忽略，不仅影响了公众对疾控检验能力的判定，也造成了未经过质量标准检验的物品流入市场，从而导致恶性事件的发生[1-2]。本文就当前我国疾控系统中的档案管理工作展开了调查与研究，并对疾控中心的档案管理工作的加强方法进行了分析总结，希为今后的进一步工作提供可靠性的参考标准。

1 档案管理在疾控系统中的意义与特点

档案资料是检验人员对某物质的检验过程、检验指标以及检验结果的详细记录，其不仅包括物质的来源、性质以及成分，还包括检验人员的检验时间、实验方法、检验结果以及是否合格的决断，其具有独立性、成套性、阶段性的特点。不仅可以作为被检企业日后工作的相关标准，还可以判断检验人员的工作水平和工作思路的正确性，也可以为今后的法律纠纷提供原始且真实的证据。此外，根据检验档案，还可以判断近几年某地区相关产品的合格安全情况，为今后的产品研究提供真实可靠地方向。

2 档案管理在疾控系统中存在的问题

2.1档案失真的问题 据调查，目前很多疾控检验机关的档案均缺乏真实性，总结其原因主要有以下几点：①硬件设施的落后与不足：部分疾控检验机关因为缺乏资金或是相关高科技人才，而致使检验设备落后或检验方法不正确，从而使实验数据缺乏标准性；②检验人员的素质问题：有些检验人员为求速度与完美的结果，而在实验期间进行造假，而档案管理人员在验收档案时，也未加注意或审查，而导致编造的档案进入管理室；③疾控系统检验科室的监督机制不健全，未设置严格的奖惩措施，导致档案在后期的整理和补充中造成遗漏。

2.2档案室管理人员的问题 由于很多企业未重视档案管理部门，常常安排"老病残"等人员充当档案管理人员，有些科室甚至将毫无专业知识的外编人员部署到档案管理室中，因此，在疾控检验系统中常可见到捆扎成"死档"的案例，再加上档案管理室的环境较差，而发生虫蛀、发霉等现象，不仅造成了资源的浪费，还可能将重要内容所遗漏，造成无法恢复的损害。此外，由于档案管理人员没有系统的检验知识，故往往不能发现档案中存在的问题，也无法按照正确的分类对档案进行管理，使后续对档案的整理、补充以及探讨无法进行。

2.3档案管理模式的落后 据调查，目前很多疾控中心的档案管理模式仍保留在最初使的完全人工状态，由于其不是医疗单位，对其的需要量也不是很多，因此，其发展模式也未被科室所重视，而正是由于其僵化的管理模式，使得档案的更新速度和利用率也非常低，从而导致疾控中心在出现相似病症时不能及时准确的作出回应或是提出相关证据进行解决。

3 改善措施

3.1优化档案管理的模式 根据疾控检验系统科室自身的情况，制定严格的奖惩制度，对于那些随意更改或记录的检验者进行严格的惩罚，从而使检验者有规可询，有规可依，优化档案管理的模式，其中可以通过引入信息化技术[3-4]，使繁琐复杂的检验纸质登记整理转化为网络系统化的整理，档案的格式也可以从简单的文字转变为图文结合，不仅方便了日后的查阅整理补充，也可以通过互联网的模式发往全国各地，在促进学术的交流的同时，也最大限度的保证了食品和药品的安全性。

3.2提高档案标准化、规范化的水平[5] 虽然严格的规章制度可以对部分档案记录者一些惩罚，但是仍不能完全保证档案的完整性、真实性以及可靠性，此外，由于疾控档案管理的范围较广，不仅包括水、大气等天然物质，还包括饮食、加工、副食等人工产品，因此，在档案管理中开设档案审核小组至关重要，其小组成员可以是不同检验部门的领导层或是课题负责人，这样通过不同小组的合作，不仅可以保证档案的合理化和规范化，还可以增加被发现问题小组的压力，使其在竞争中进行改进和完善。

3.3加强疾控系统中人才的培养，加强疾控中心档案的基础工作[6] 定期对档案管理人员进行专业知识的培训，培训内容不仅包括科学合理管理档案的方法，也包括国际疾控系统检验中的前沿问题，这样，不仅可以促进档案管理者今后合理规范的工作，也可以自主的对与当前敏感话题的相关案例进行分析与总结，从而及时准确的进行上报。

参考文献：

[1]王瑛. 疾病控制机构实验室档案管理工作的思考[J]. 上海预防医学，2012（07）.

[2]吴志超，巩立新，孙宏绪. 谈谈如何做好基层疾控中心档案管理工作 [J]. 首都公共卫生， 2012，（02）.

[3]彭杰辉.谈疾控机构体制改革后的档案管理 [J]. 企业家天地，2011，4.

[4]王丹. 浅析信息化环境下如何做好电子档案的建设和管理工作 [J]. 办公室业务，2012，5.

[5]田永丽， 李秀兰. 谈疾控档案的开发利用 [J]. 黑龙江档案，2010，4.

[6]姜琳琳，李伟平，张秀滨. 浅析电子文件"双套制"管理在疾控中心科研档案管理中的应[J].经济技术协作信息，2012（12）.

[7]魏淑艳.加强疾控档案管理工作应注意的几个问题 [J]. 黑河学刊，2007，5.

编辑/哈涛