如何加强医院财会档案管理

吕淑梅

摘要：我国医疗水平不断提升，人们的保健意识也在不断增强，这就促使医院档案数量逐渐庞大，这其中也包括财会档案。医院财会档案对医院经济活动进行记录，对医院未来发展有很重要的意义。因此加强医院财会档案管理水平是当代医院面临的重点问题，本文首先对医院财会档案进行概述，然后根据目前存在的问题分析解决方案。

关键词：医院；财会档案；管理；措施

医疗行业水平对国家经济发展有非常重要的作用，它直接影响国家发展和人民生活水平。我国医疗行业水平的不断提高有利于人民健康的生活。近年来我国各大医院逐步按建立，医疗业务量的提升也增大了医疗管理工作量，其中一员财会档案管理就是管理工作中的重要问题。

1 医院财会档案概述

在会计核算及财务管理的过程中，形成的会计凭证、文字材料、报表和账簿等有保存价值的材料就称为财会档案，用于记录和反映单位的经济业务情况。医院财会档案管理是医院档案管理工作中非常重要的组成部分，为医院科研、教学、后勤和党政管理等详细记录经济活动，是反映医院所有经济业务的依据。加强医院财会档案管理水平，可以为医院经费开支、财务规划、科学决策和有效管理提供财务资料和信息，同时也可以监督医院或个人是否严格贯彻国家经济政策，是否存在违法行为提供证据。因此医院要不断提高财会档案管理水平，推动医院资金运筹并促使资金发挥最大效能，同时对医院教学、科研、医疗、后勤及党政管理的发展与改革也有非常重要的意义。

1.1医院财会档案管理内容 医院财会档案内容包括会计账簿、会计凭证、财务报告、会计档案移交清册、保管清册和销毁清册等具有保存价值的财会资料与信息，当然会计电算化形成的电子财会档案也属于财会档案内容。医院财会档案管理包括对财会档案的立卷整理、收集、保管、归档、移交、调阅和销毁等。

1.2医院财会档案管理作用 医院财会档案管理作用主要包括下面4点：①医院财会档案真实反映医院是否遵守财经纪律和经济业务情况；②为医院成本控制、预算执行、收支考评和会计分析提供依据，是医院总结经济业务的参考资料，也是医院管理人员及负责人考评的参考资料；③利用医院财会档案资料有效解决经济纠纷，处理遗留经济事务；④在医院经济学研究活动中发挥非常重要的史料价值。

2 医院财会档案管理存在的问题

2.1财会档案案卷质量偏低 医院财会资料是会计核算形成的记录，真实反映经济业务发生及执行情况，是医院财会档案重要组成部分，医院财会档案是由会计机构人员进行收集并装订，因此档案质量取决于会计人员对资料的审核、监督和收集装订水平。财会资料审核是会计人员的基本职责，同时也是保证案卷质量的重要措施。但是在实际的医院财会档案管理中，很多人员都是兼职，没有办法细化管理工作，这就导致财会档案案卷质量偏低，又因为经常查阅而分身乏术，所以科室内部人员可以随意查阅，无法保证财会档案的保密性和安全性，在管理和监督上都存在一定问题。

2.2档案管理制度不健全 医院缺少具体的财会档案管理制度，无法落实具体责任。财会档案管理工作随意性很大，有些医院虽然制定了财会档案管理办法，但是财会档案管理制度实施细则不完善，无法指导具体财会档案管理工作，也无法对档案管理流程和要求进行规范。

2.3未将电子财会档案纳入到管理范围 医院没有明确管理电子财务档案的相关制度，对利用光盘、软盘等电子财务数据的归档等管理欠缺，而且会计电算化软件版本号、系统名称、与之配套的安装光盘、磁盘和手册等资料也没有统一管理，都是比较随意性的散落在各管理人员手中。另外，纸质财会档案需要防虫、防水、防火等保护措施，电子财会档案同样需要保护，一旦由于病毒侵入而导致数据丢失，很可能会给医院带来很严重的损失。

3 加强医院财会档案管理的措施分析

3.1配备专人管理财会档案 医院财会档案管理工作包括对档案的收集整理、立卷归档、统计、保管、使用和销毁等，很多医院没有指定专人负责档案管理，而是由会计兼职员完成，很多档案管理环节没有执行，档案管理水平较低。医院财会档案与人事档案和病历档案同样重要，随着医院规模的扩大，医院环境的不断提高，人们保健意识的逐渐增强，档案数量会更多。因此医院需要设立专门档案部门，同时安排专门管理人员负责档案的清点、装订、汇总，确保财会档案整齐有序、内容完整。严格按照档案管理制度对财务档案的完整性、安全性和保密性进行保证，做好财会档案的防潮、防火、防盗、防鼠、防磁和防虫等工作，不断提高财会档案管理水平、管理质量，确保财会档案发挥其自身价值。

3.2建立完善的档案管理制度 医院要按根据《会计法》、《会计档案管理办法》、《档案法》和《医院会计制度》等法律法规，建立完善的财会档案归档、立卷、调阅、保存和销毁等相关制度。医院档案管理制度的建立可以从以下4点入手：①会计凭证每月装订，会计 报表和会计账簿年终装订并整理立卷，同时编制财会档案保管清册，将财会资料按时移交给档案管理部门；②医院档案管理部门要对会计资料仔细清点、分类存放。根据医院的实际情况，将会计报表、会计凭证和账簿等资料按照年度、类别、保管期限进行编号，也可以按照科室进行分类保存并编号，并将对应的起止页码录入电脑进行统一管理；③财会档案使用制度必须要严格遵守，档案调阅要有严格审批流程，绝对不可以私自借阅，查阅要在档案中心进行，外单位借阅时不可以将档案原件带出，如果特殊情况需要带出的需要负责人和当事人签字确认；④财会档案保管期限根据《会计档案管理办法》规定分为定期和永久两类，因此档案管理中心要对所有财会档案年限进行核对，到期需要销毁的档案要整理并上报上级主管部门和财务部门，经过审批后再进行销毁并做好注销登记。

3.3完善财会电子档案管理制度 如今社会科技进步速度很快，利用磁性介质来储存财会信息也成为各医院档案存储的主要方法，因此财会电子档案管理的制度也需要进一步完善。首先要明确电算会计档案内容的范围，主要包括：所有会计业务的原始凭证，打印输出和手工填写的会计账簿、记账凭证和会计报表等；电算化系统所有软硬件相关资料，包括计算机硬件系统型号、存储空间，计算机操作系统、网络操作系统。财务软件版本号，销售公司名称、地址和联系人等信息，与所有软硬件相关的使用说明等；储存在计算机硬盘或者磁盘、光盘等介质中的程序和备份数据等资料。同时还要注意电子档案的备份，以免病毒侵染或硬盘损坏而导致数据丢失。其次是要完善会计电算化档案管理相关规章制度，如今我国电算化会计信息系统的法规有《会计电算化工作规范》、《会计核算构件基本功能规范》和《会计电算化管理办法》等，医院要结合已有的规章制度建立并完善对财会电子档案的管理制度。

4 结语

国家经济、文化和科学水平在不断提升，都推动了医疗事业的发展。然后各大医院在不断扩建的过程中，财会档案管理难度也会随之增大，而医院财会档案是对医院经济业务的记录，对医院发展有重要作用，因此要从多方面不断加强医院财会档案管理水平，保证财会档案充分发挥其作用，推动医院财会档案管理制度的建立和完善。

参考文献：

[1]杨莉，王小红，杨昭昭.医院会计档案管理信息化研究[J].管理观察， 2013， （20）.

[2]苏凯.浅谈医院会计档案管理[J].黑河学刊， 2011， （09）.

[3]颜日秀.浅谈如何加强医院会计档案的管理[J].会计师， 2012， （14）.

编辑/哈涛