谈如何做好一份投标文件

闫 建 国

(太原建工集团有限公司，山西 太原 030002)

谈如何做好一份投标文件

闫 建 国

(太原建工集团有限公司，山西 太原 030002)

从人才与装备两方面阐述了做好投标文件的基本条件，对投标过程中各阶段的注意事项进行了分析，并对标书制作过程中定标、审核、封标三项关键要素作了研究，以编制出一份优秀的投标文件。

投标，编制，文件，人才，设备

0 引言

《招标投标法》规定：投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应该对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。我国社会主义市场经济成熟，建筑市场的招标投标竞争日益激烈，往往一个工程项目的投标单位就有十来家，甚至达到五六十家。因此，对于建筑施工单位，投标工作十分重要。投标工作是企业的命脉，是古时战场的先锋部队。企业要搞好投标工作首先要用好人才，投入设备，抓住重点，理清细节。领取招标文件后，要严格按照其要求编制投标文件，分析市场行情，严守秘密，做好最终的投标决策。

编制一份高质量的投标文件，是在投标活动的竞争中获得成功的重要步骤。做好投标文件要有清晰的工作理念，要对编制投标文件的重点做出认真的思考。

1 做好投标文件的基础

1.1 人才

当今社会最缺的是什么，人才。生产力要素中起决定性作用的因素就是人。根据往年投标经验和相关的工作内容，需要四个基本人才：编制预算的人才、编制施工方案的人才、编制资审文件的人才、投标决策分析的人才。由于投标的时效性、精确性、技术性决定了以上四种人才。一般投标时限为20 d，每个人各司其职投入精力精心编制投标文件的相关内容，这样才能把投标文件做好。如果一人多职有很大的弊病，假如一个人又做预算又做施工组织设计，首先时间不允许，其次不能精心投入自己所做的标书文件，忙而出乱，会导致前功尽弃。

另外，标书的编制人员要拥有良好的职业道德、健康的身体素质、丰富的业务知识、敬畏的奉献精神。

1)从事标书工作的人员要具备丰富的业务知识，涉及的面要广泛。比如：财务知识；电脑知识；建筑工程的质量、技术、安全、文明等相关知识。能快速地学习、接受、了解新知识，能应对各种突如其来的投标软件。

2)作为一名经营工作者，要熟练操作电脑，熟悉掌握涉及编

制投标文件的相关软件。比如，word2003及2007的编辑、排版，与投标软件的接口；平面图及进度图的制作软件很多，有CAD制图、project、梦龙软件系统等。按照发展趋势，以后的招标、投标、评标、开标工作都将在网上进行完成，所以掌握电脑应用知识是投标文件编制人员的基本技能。

3)编制施工组织设计和投标预算的人员需要具备土建、市政、机电、安装、园林等等专业的知识。如果土建人员编制机电专业的标书文件，那就是门外汉，标书质量会下降、中标几率也会大大降低。

另一方面还应该熟悉财务知识，因为在招标文件中经常涉及到投标人的财务状况。注册资金、总资产、流动资产、流动负债、净利润、税前利润、税后利润等，这都涉及到每年公司经审计的财务状况表，有时还得出具银行信贷证明和投标保函等。这都得需要投标工作者在财务上的历练了。

4)投标工作人员要对市场环境有深入的了解和充分的认识，以及要对本企业的情况了如指掌。比如资格审查部分的编制，关于公司及人员的证件有很多，营业执照、资质证书、规费证书、安全生产许可证、企业近三年的财务审计报告、环境管理体系认证、职业安全健康管理体系认证、质量体系认证证书、山西省优秀企业、质量奖、安全奖、上岗证等。这需要经营人员掌握公司的状况，证件是否在有效期内，证件是不是能够响应招标文件的要求，这些必须是第一手掌握的信息，要对日常资料进行收集、分类、整理。多参加一些关于经营工作的培训、会议，参与一次投标就要有一次经验、教训、总结。

5)投标工作人员要有一种态度，爱岗敬业的态度，八小时满负荷的态度，加班加点的态度。因为投标工作具有时效性，通宵达旦是常有的事。而且整个经营部门要有一种团结的态度，杜绝内耗，增强凝聚力，这样才能编制出高质量的投标文件。

因此，我们做好一份投标文件要从人抓起，这才是根本。

1.2 投标装备配制

要想将投标文件做好，要配置一定数量的投标装备，包括硬件和软件方面。

1)硬件方面根据现在的建筑市场要求来配置。a.电脑若干，根据工作人员来配置，笔记本电脑最少配置一台，以方便在外地投标备用。b.打印机、复印机：至少有1台～2台高质量的打印机和复印机，否则会影响标书制作的效率和质量。彩色打印机要配备一台，有些招标文件要求需要彩色打印。c.由于投标工作具有保密性，要有专用的办公室。d.至少有一台高质量的扫描仪。e.要至少有一辆专用的投标车辆。现场勘查、标前答疑会、递交投标文件等都需要一辆交通工具。

2)计算机要配置招标投标相关的应用软件，如土建、市政、安装、公路、园林等专业的预算软件，广联达、筑龙、神机妙算、鲁班等，制图软件，办公系列的软件，投标网络图、平面布置图的软件等。

2 投标各阶段注意事项

在投标的过程中，每个环节注意的一些事项响应招投标法的规定和招标文件的要求。要把投标文件做好，必须在投标过程的各阶段注意以下事项：

1)在购买招标文件、领取图纸后，要立刻组织相关人员熟悉、研究招标文件和施工图纸，对招标文件关键点进行记录，工期、开标时间地点、质量要求、评标办法、投标文件的份数、资格审查的要求，做到心中有数，对资审人员、预算人员、施组人员进行任务分配，确立完成投标文件编制的时间点。另外，对招标文件和设计图纸提出问题，便于在标前答疑会上向招标单位提问。

2)造价人员接到招标文件后，需要立即进入工作状态，因为不论招标文件是工程量清单计价还是定额计价，都需要进行核算工程量和施工成本，这是一项非常重要而又繁琐的工作，占用的时间也比较多。另外，除了熟悉掌握预算定额外，还需要对市场材料的价格进行仔细的查验以及整理，按照招标文件规定的定额和企业规费费率计算造价。预算编制完成以后一定要精心检查、校核。并且，要分析决策自己的报价方案，以便在定标时提出自己的意见。

3)必须进行现场踏勘，熟悉施工现场及周边环境情况。在编制投标预算时，要将现场的各种因素考虑到预算造价内。编写施工组织设计时，要切实的体现该工程的特点，重点，难点，施工的方法措施，不要一味的抄袭套用以往的施工方案和施工规范。同样施工组织设计要进行自检、互检、交接检、审核的程序。我们就吃过没有踏勘现场的亏，在十几年前，我们在投一个外地供水工程的标，由于没有到现场勘查，在编制投标预算和施工组织设计时考虑在平地的环境，而实际情况是在山区，地形相当复杂，由于当时的评标办法是低价中标，我们报价低即中标，结果做下这个工程我们赔了很多。一块机红砖我们的计价是0.15元，由于施工场地处于半山腰中，砖运至施工现场再加上二次搬运的费用折合一块机红砖涨至0.95元，不光是砖，还有砂子、水泥、石子等，这就是没有现场踏勘的后果。

4)投标文件编制的时候，要领会招标文件的精神，一般情况下，评标专家是按照招标文件要求的顺序和内容进行打分。因此，要分清楚投标函、商务标、技术标、资格审查四部分的内容和顺序，否则就会导致废标、缺分。比如招标文件中要求施工组织设计的评审占18分：

a.施工方案全面完整、针对性强、切实可行(3分)。b.施工总平面图设计合理(2分)。c.项目班子机构健全、人员齐备、专业配套、具备相关岗位证书(2分)。d.材料供应安排合理(1分)。e.关键部位施工方法明确、切实可行(2分)。f.质量安全管理满足招标文件要求，保证切实可行(2分)。g.机械设备配置满足本工程施工要求(1分)。h.工期满足招标文件要求，计划合理、保证措施切实可行(1分)。i.具有可行的提高质量、保证工期、降低造价的合理化建议(1分)。j.在施工中采用具有切实可行的新技术、新材料、新工艺、新设备(2分)。k.施工现场采用环保、消防、降噪声、文明等施工技术措施针对性强、切实可行(1分)。

以上施工组织设计评分11小项，因此，我们的投标文件要按照这11小项的顺序进行编制，绝不能按照自己的意想来编制，否则会失分。

5)做资审的人员要对招标文件仔细阅读，注意工期、投标保证金金额、上岗人员的证件需要附什么证件，企业需要附什么证件，需要什么说明，证明等，都需要面面俱到，这样才能响应招标文件。比如：我们有一次开标，光建造师的证件、证明就需要带建造师的身份证、毕业证、建造师注册证、安全生产考核B证、建造师执业资格证、保险证明、类似工程业绩、工程师证件。我们开标时把这些证件都带上了，但是建造师的工程师证件未在投标文件中体现，致使我们这个工程废标。

3 投标文件制作

投标文件是评标的主要依据，是事关投标者能否中标的关键要件。综合近年的失败教训，在制作投标书的过程中，定标、审核、封标是关键。

1)在这“僧多粥少”的情况下，能够承揽到工程项目，定标决策起着决定性作用。在开标前三日内要完成定标决策，要召开专题会议，相关负责人各抒己见，做定性定量分析，根据经验，估摸竞争对手的报价方向及相关指标，做出最优报价的决策。

2)投标文件出稿前，要进行电子标书的审核。

a.投标函部分：要注意工程名称是否正确；法定代表人、授权代理人的身份证是否放入；编制日期的正确性；投标函报价的大小写、工期、质量标准；投标保证金的扫描件等。

b.商务部分：是否有漏项、错项；是否有单价、合价遗漏情况；规费基数是否按照招标控制价公布的基数计取等。

c.施工组织设计部分：是否按照招标文件评标的顺序进行编制；如暗标时，是否出现单位名称、人员姓名、标识文字等内容；是否有行间插字、删除痕迹；目录、标题和正文的字体及页边距、行距、页码等是否响应暗标要求；工期前后是否一致等。

d.资格审查部分：招标文件要求的证件是否全部放入；证件是否在有效期内；放入证件的顺序是否按照招标文件的要求；关于说明事项的文字表格是否响应等。

以上电子标书无问题后再进行打印、复印、装订。

3)复印装订要符合招标文件的规定。

检查复印打印的标书是否颠倒、是否有白纸、是否有缺页现象；是胶装还是线装；投标函、商务部分、技术部分、资格审查部分等是分开装订还是合并装订；标书的正、副本的份数；包装的要求；密封的要求等。装订完毕后，要按照招标文件的规定进行签字盖章。

封标前再进行反复审核：授权代理人、法定代表人的签字盖章、单位公章是否漏掉；投标总价表及要求的其他部分，造价人员的签字盖章是否齐全；投标文件电子标书的拷贝与封袋形式；标书的密封与盖章是否响应招标文件等。

以上环节无误后方可封标、完好保存。按照招标文件的要求准备相应的证件原件，即在招标文件规定的开标时间点之前送达指定地点。

总之，随着全国经济建设步伐的加快,基础设施的投入在加大,建筑企业的发展空间很大，在建筑市场秩序逐步规范的形势下，要投入一定的精良装备，用好人才，抓好关键工作，严格按照招标文件的要求编好投标文件，分析竞争环境和市场行情，为建筑企业自身生存、发展和壮大起到关键性作用。

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On how to do well the bidding documents

Yan Jianguo

(TaiyuanConstructionEngineeringGroupCo.,Ltd,Taiyuan030002,China)

From the talents and equipment, the paper illustrates the basic conditions for the bidding documents, analyzes the precautions in the phases of the bidding process, and researches the three key elements in the design process of the document, including identification of bidders, checking and sealed bidding, so as to have the outstanding design for the bidding documents.

bidding, compilation, document, talent, equipment

1009-6825(2015)16-0246-03

2015-03-27

闫建国(1978- )，男，工程师

TU723.2

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