合同管理在招投标及项目施工中的作用

杨欣

（重庆国际投资咨询集团有限公司　重庆市　江北区　400023）

合同管理在招投标及项目施工中的作用

杨欣

（重庆国际投资咨询集团有限公司重庆市江北区400023）

新时期，社会经济快速发展，市场化进程逐渐加快，传统的营销方式也在不断改变，对于形成公开、公平、公正的市场竞争机制，提高质量，降低造价等具有十分重要的作用。为此，做好建设工程合同跟踪管理至关重要，本文将详细探究合同管理在招投标及项目施工中的作用。

合同管理；招投标及项目施工；作用

引言

建设项目招投标的过程大体就是谈判和订立施工合同的过程，在招投标文件中包含了施工合同的主要条款，而施工合同的主要组成文件中包括招标文件，二者互为主要内容，关系密切。招投标是一个建设项目施工的开始，能够确保建设项目有序、公平地进行。

1　合同管理在招投标中的作用

1.1合同审查的必要性

近年来，由于有关单位和管理部门并没有建立合同正式签订前的审查制度，因此，很多没有经过严格审查的施工合同会存在很多弊端。另外，由于工程签约行为不规范，所以由此引发的工程质量、工期、资金等方面的违约现象比比皆是，在很大程度上给国家和企业造成了严重的经济损失。对于以上弊端，必须严格做好先审后定，建立完善的合同评审制度，根据招标文件、合同文本以及业主的要求组织相关部门在合同制定前进行评审，尽量减少和避免合同签订后的纠纷。

1.2正确处理招标投标与合同管理的关系

在实际工程中，管理部门不仅要正确处理好招投标与合同管理的关系，而且还要不失时机的向建设单位、施工单位宣传如何看待二者的关系，只有将二者紧密结合在一起，才能促进建筑市场的健康发展。

1.3招投标中合同管理的影响

合同管理与招投之间密切相关，施工合同是一种法律性文件，主要作用是有效控制施工进度、资金投入以及工程质量。在实际操作中，如果合同管理与招投标相脱离，则会在建设项目施工后期带来很多弊端。通常情况下，施工企业编制投标文件中“技术标”以及“商务标”的部门与项目管理、项目施工合同管理需要由不同的智能部门具体实施。一旦招投标成功，如果仅仅以文件的形式，将签订好的施工合同转发给项目经理，而没有具体实施，则将很容易导致施工合同的技术交底无法得到有效落实，不能对施工合同进行有效的跟踪实施，从而导致招投标管理和合同管理严重脱节，不能实现建设项目的有效施工。

1.4招投标中合同管理的运用

在实际工作中，对于招投标中合同管理的运用，应该做到以下几点：①合同管理参与招标文件的审查；②合同管理参与招标活动的全过程；③合同管理参与招投标项目后期的管理。

合同管理参与招标文件的审查，必须做到合同管理部门在招投标过程中与招投标部门密切配合，共同合作审查工程施工的招投标文件。合同管理部门提前介入，能够有效发觉招投标文件中合同存在的许多问题以及不足，有利于工作人员在招投标过程中使用答疑的方式向业主提出，从而避免中标后因为招标文件中合同文本不够合理、不够完善导致后期项目施工过程中出现不必要的矛盾和纠纷。

另外，合同管理还应该参与招标活动的全过程。配合参加较大工程的开标以及现场勘察，在开标会上，发包方要宣布标价，而且各个投标企业都应该宣读投标书等。以合同管理人员的身份参加开标，能够全面掌握招投标过程当中的第一手资料，对合同的审查将更加有利，并且使合同更具有真实性、可靠性以及合理性。参与现场勘察，并对现场情况进行了解，因为在合同中存在许多条款涉及到施工现场的条件。合同管理部门对一些现场情况进行了解与掌握，有利于对合同当事人的不同意见进行调解，从而起到达成一致意见、协调关系的作用[1]。

最后，还要注意合同管理应该参与招投标项目后期的管理。因此，要配合招投标项目回访工作的进行，对招投标成果进行巩固。在回访过程中，必须根据施工合同、投标书、招标文件等资料，对建设项目的合同履约进行检查，并且建立行之有效的考核制度，对合同履行中出现的矛盾和纠纷及时进行调解、处理。除此以外，还需要对双方的合同意识进行强化，督促其自我约束和强化内部管理，从而使合同履约率得到提高。通过检查、监督施工合同履行的情况，建立工程招投标跟踪管理档案，并将其作为今后招投标的重要参考资料。

2　合同管理在项目施工中的作用

2.1建立合同实施保证体系

投标项目签订合同后，为了避免合同管理在项目施工中流于形式，保证合同实施过程能够有序进行，使工程项目的全部合同事件都处于受控状态，就应该建立完整的合同实施保证体系[2]。

2.1.1投标项目及合同交底

交底完成后，分解合同责任，并实行目标管理。在承包合同签订后，首先应该由投标部门组织公司合同执行中设计的其它部门和项目部的主要管理人员进行合同交底，在明确投标项目的基础上，认真学习合同条款，对合同进行分解研究。

2.1.2加强合同管理人员培训教育

合同管理人员业务素质的高低能够直接影响合同管理质量。通过学习培训，使得合同管理人员能够掌握合同中的相关知识，并且在工程项目中具体应用，掌握合同管理和项目索赔意识。

2.1.3建立合同管理程序

在工程项目实施过程中，合同管理的日常事务性工作较多，不仅要建立定期或者不定期的协调会制度，而且还要对一些经常性的工作制定相应的程序，协调各方关系，确保工程合同实施工作的程序化、规范化。

2.1.4建立文档系统

工程原始资料是在合同实施过程中产生的。因此，在工程项目上，应该设立合同管理人员，对相关文档进行建档管理，这对于工程建设后的索赔和反索赔具有十分重要的作用。

2.1.5建立报告和行文制度

承包商和业主、监理工程师的沟通应该以书面形式进行。在工程施工过程中，对于特殊情况以及处理细节的书面文件，也应该得到工程师以及承包商的认可，确保工程活动有依有据。

2.1.6重大合同审查管理

施工企业的重大合同包括：工程建设合同、材料采购合同以及设备购买合同等，应该将对企业的生产经营活动影响较大的合同挑选出来，作为合同重点管理对象[3]。

2.1.7履行监督管理

合同是保证双方利益的关键，企业法律顾问应该对合同的履行情况进行监督，避免违约事件的发生。

2.2加强合同实施控制

（1）根据合同对工程目标进行有效控制，并围绕合同的总体建设目标严格执行。

（2）对合同的实施情况进行跟踪监督。在施工过程中，由于受到自然、社会、施工周期、施工条件的影响，合同实施条件会不断发生变化。对此，应该对合同的实施情况进行跟踪监督，确保合同目标的实现。

（3）加强信息管理。需要从以下三方面入手：①明确信息流通路径；②建立项目计算机信息管理系统；③加强与业主、监理和分包商的信息管理。

（4）建立健全规章制度。保证合同管理的规范化和合法化，完善合同管理制度，确保程序规范化和职责明确。

2.3加强合同变更管理

（1）加强合同变更管理。工程合同的最显著特点是变更频繁，对此，承包商在合同执行阶段必须进行详细研究，找出与实际的差异，并且注重对资料的收集和积累。

（2）合同实施的索赔与反索赔管理。对承包商而言，合同索赔有两方面的内容：①与业主的索赔；②与分包商的索赔。合同管理应该贯穿工程实施的全过程。一方面，承包商应该根据合同条件的变化向业主提出适当索赔；另一方面，还应该利用分包合同中的相关条例，对分包商提出索赔。

3　结语

新时期，社会经济快速发展，在建设项目招投标和施工中，合同管理的重要性日益体现出来。因此，必须首先认识到合同管理对招投标以及项目施工的重要作用，然后采取合理措施确保其能够有效运用，才能让合同管理发挥最大的作用。

[1]杨选忠.试论建设工程施工招标投标阶段的合同管理[J].中华民居（下旬刊），2013（06）：56～57.

[2]赵文红.合同管理、招投标和项目施工中的问题与对策[J].现代企业教育，2011（23）：175～176.

[3]陈敏.合同管理过程中的工程造价控制分析[J].技术与市场，2011（07）：92～93.

F284

A

1673-0038（2015）41-0192-02

2015-9-26

杨欣（1985-），女，中级工程师，硕士学位，主要从事项目管理和招投标方面的工作。