信息技术对企业档案管理的影响与策略

程丽英

摘 要：伴隨着科学技术的快速发展，我国信息技术实现了跨越式的发展，广泛应用于社会的各行各业中，发挥着自身独特的作用和功能。近年来，在企业档案管理中应用现代信息技术逐渐演变成为一种重要趋势，成为了促进企业管理制度改革和创新的新手段。笔者在本文中主要探讨信息技术对企业档案管理的重大影响，针对存在的问题提出解决的对策，为企业的长远发展献计献策。

关键词：信息技术；企业档案管理；影响；策略

在信息时代背景之下，几乎没有那个领域可以离开信息技术而存在，信息技术的广泛应用为人类的发展和进步做出了巨大的贡献。尤其在企业档案管理的工作当中，信息技术更是发挥其独特的作用，使档案管理逐渐走上了信息化的道路上，不仅提高了信息资源的利用效率，还极大地提高了管理水平，为企业的长远发展蓄势，无形中提升了企业的核心竞争力。

1 信息技术在档案管理中的优势

对企业档案进行信息化处理，利用电子计算机对档案室的资料进行深度整理、加工和分析，转换为存储在计算机上的新信息数据，为企业做出决策和工作运转提供信息来源。它的优势体现在以下几个方面：

第一，能够最大限度地挖掘计算机技术的内在潜力，进一步提高档案资源的利用效率。由于当前许多档案室所拥有的技术较为落后，限制了对档案的进一步开发和利用，急需在档案整理的工作过程中引入先进的计算机技术，充分发挥自身具有的各项功能。这样既节约了时间，又节省了人力，发挥了资源的最大功效。

第二，可以减少二次信息的整理时间，增强了信息的实效性质。传统的档案信息整理主要通过搜集资料、确定选题、进行资料整理分析、最终总结加工的过程，这一传统的模式既消耗了较长的时间，又可能延误了信息的及时传达，使档案二次信息的实际价值大打折扣。应用信息技术对企业档案进行管理，能够通过计算机阅读的形式掌握数据信息，然后直接操作计算机处理形成二次文件以备工作之需。

第三，在档案管理的工作中运用信息技术，会使档案信息得到多次加工和利用，而不会受到费用等因素的制约。

2 信息技术视域下企业档案管理问题

尽管在信息技术的带领下，企业的档案管理工作取得了巨大的成就，但是在管理的过程中，由于内外各方面因素的影响和制约，仍旧存在着一些问题：

（一）档案管理信息技术硬件力度不够

由于我国现代企业起步晚，档案管理工作仍旧处于初级阶段，工作方式较为传统和落后；同时对档案进行处理、加工的相关设备落后，缺乏先进的、科技含量高的新型设备，加之大多数企业仍旧遵循老路子，没有突破原来的管理方式，采用旧的管理手段，可想而知工作效率大大降低，且工作质量受到极大的影响。

（二）档案无法充分发挥作用

众所周知，档案是为公司领导管理层作出决策和调整时提供理论基础的重要资料，缺少信息技术加工的电子档案，不能及时、准确地收集具有商业价值的各种信息，使企业与良好的商机擦肩而过。在当前的电子档案管理中不断暴露出以下几方面的问题：

1、电子档案应用的领域和范围缺乏广泛性。尽管信息技术已进入档案管理的领域，但是大多数企业仍旧没有放开对电子档案的管辖，电子档案的单机运作，限制了其作用的范围。而且仅限于对文书性质的档案或者文件应用电子档案，应用的范围十分有限，使企业达到完全电子化办公的目标很遥远。

2、缺乏对电子档案信息的深层次挖掘和利用。企业员工中缺乏真正掌握利用网络实现管理和操作的人才，使电子档案信息的加工、利用止步于初级阶段；即使是档案管理人员，其自身拥有的电子档案管理技术并不具体、全面，只能够进行简单的整理和操作，对于高端的搜索或者查询、分析等操作程序并不熟悉。技术人员有限的技术和管理人才的缺乏，致使对于电子档案不能进行深度的挖掘，从而进行二次利用。

3、专业的技术人员力量不足，将档案的相关数据信息录入计算机的速度缓慢、数量较少，当需要从电子档案中查找相关数据时，无处可查，给后续工作带来了极大的不便和困扰。

（三）管理人员管理水平落后

大部分的企业长期采用传统的档案管理模式和制度，一旦引入新的管理机制，势必会带来一系列的变化，牵动着各方面的内容都需要进行适当地变革，也就需要相关的管理人员从思想观念、技术水平、业务能力等各方面进行适度调整。然而，信息技术的引入并不能促使档案管理人员即时发生转变，由于其思想观念长时间处于保守的状态，并不能很快融入到新的环境中，不能灵活、熟练地操控先进的管理软件和设备；由于管理水平跟不上去，对于管理的整个程序和模式操纵运行起来较为困难，使得最终的档案管理工作举步维艰。

3 信息技术视域下企业档案管理工作策略研究

1、着力加强档案管理的“硬件”设备建设

企业稳步推进本单位档案管理的硬件设施建设工作，充实基础设施力量，是保证企业顺利开展信息化档案管理工作的前提和基础。领导需要高度重视，不断加大资金的投入力度，积极建设和完善本区域的数据库，引入先进的计算机设备和质量高的硬盘等存储设备，确保档案的电子存储有充足的空间和设备支持。同时需要预防档案内容的顺序颠倒或者混乱，及时对档案进行归档整理，将新旧档案有机、有序处理。不断变革新的管理方法，拓展电子档案的应用范围，深化其可利用的层次，使电子档案的效用发挥到极致。

2、积极宣传企业档案信息化管理模式

由于各企业的档案信息牵涉的领域部门广泛，影响重大，操作流程较为繁琐。各单位均有一套独具特色的信息化管理模式，需要进行大力度的宣传，使领导重视、员工熟知，从上到下全公司都能够以管理制度为约束，按照企业的管理模式进行档案信息处理。

3、加快文档一体化建设

加快文档一体化建设是面对当前企业文档分离的现实情况，提出的关键性对策。需要我们避免重复性工作，将公司文化和档案有机统一起来，从根本上保证电子档案的质量和高标准，认真梳理档案信息的最初源头，应用性能良好的文档处理软件，真正实现文档一体化。

4、切實提高企业档案管理人员素质

档案管理人员的素质和水平在电子档案管理工作中发挥着关键性作用，直接关系着电子档案的质量，影响着档案管理信息化的进程，必须把其作为重点内容来抓。在单位里需要秉持以人为本的理念，加强对档案管理人员的培训和教育，通过举办专题讲座、召开小组讨论会议、进行培训班强化训练等手段，转变管理人员的理念，保持与时俱进的新思想；同时使员工在操作电子计算机、进行文本归档、对硬盘设备进行维修和保护等方面提高自身的专业技能，才能更加熟练、正确地操纵档案电子处理系统。

5、加强对电子档案进行归档保护

由于电子档案自身很容易受到储存环境的影响而发生变化，要想使电子档案信息更加安全，需要对档案进行备份，定期进行检测处理，以确保电子档案信息完整无缺。同时建立一套完整的归档处理制度，严格拷贝、检测的程序，分配专人负责相关环节的工作，真正保护电子档案。

可以借助多媒体技术设备来对电子档案进行保护和处理，以确保电子档案的质量和可信度。通过电子计算机的相关软件技术，能够统一档案文件信息的纸张规格、字体大小、文件格式等，这样可以得到更加规范化、整齐统一的文件。然后利用电子计算机的打印功能，对电子档案进行适时打印，输出清晰、整齐美观的载有文字的档案文本，以供工作人员查阅。相信对电子档案进行有效、妥善地归档处理，就能推动档案管理进一步迈向数字化、信息化的旅程。

4 结语

本文主要分析信息化技术在档案管理中的优势，论述信息技术视域下企业档案管理存在的一些问题，最后对企业档案管理工作策略进行了深入的探讨和研究，旨在推进企业档案管理工作的规范化、信息化、程序化。

参考文献

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