试论学校档案管理的科学性与遵循的原则

文/李春琦

一、档案管理的科学特性

长期以来，档案作为一种重要的信息资源，为各行各业的活动的提供了不可替代的依据;同时，它作为一种无形资产，在各类重大活动中发挥着积极地、应有的重要作用。因此，它具有以下几种特征:

1.准确反映学校的发展。使用档案的目的是什么?一是利用档案作为工作的查考依据，为现实教学、科研、工作服务;二是档案能为学校各项工作提供科学依据;三是档案能为教、科、研提供第一手资料，为教学研究服务;四是档案记录着学校发展与历史，何时创建，创始人是谁，学校战略目标是什么。所以，档案是不可或缺的重要资源。

所有这些都足以从学校档案中找到见证;让其成为历史的见证者。学校发展如何、辉煌与否，原因何在，也可一一找到答案。

2.决策者的参谋与助手。学校任何时刻做出的重大决策、方案、计划，常以历史数据为准，进行策划、对比、研究与实施，没有档案数据就如同缺乏事实依据。档案应是学校最好的助手，对管理学校有一定的帮助作用。好记性不如烂笔头，再好的记忆也有出错的时候，因而，做决策是离不开档案资料的。

3.学校文化的活标本。学校办的好坏离不开校园文化。校园文化是全体教职员工的思想意识在学校制度规范、行为举止、校容校貌等诸多方面的折射与反映。做好学校档案管理有益于学院文化建设，一可围绕学校实际，不需搜索枯肠;二可精心设计，用不着绞尽脑汁，胡编乱造，只需认真梳理、补充、完善其校园文化就足以了。

4、学校宣传的资源库。档案管理对学校对外宣传上能发挥积极地促进作用。无论是档案调取，还是资料应用都无需临时抱佛脚，影响正常的学校工作秩序。档案管理好的学校，所提供的资料真实可信，能为人接受所用。所以，档案的宣传作用不可小视。

二、档案管理的现代化

伴随着计算机技术及其网络技术的发展，档案出现了新的管理模式;人们不再采用手工操作来管理档案了，而是转向用计算机操作，既方便，又快捷，从而使档案的保管发生了根本性的变化，由纸式变为电子资源式;而档案的归档由计算机系统完成处理过程。计算机化档案管理的优势在于:

一是档案管理效率提升。电子化的档案管理减轻了档案管理人员的劳动量，提高了档案管理的有效性，减少了差错率;二是档案管理更为便捷。在传统档案管理中，归档整理的档案需修改处理，相对繁琐和费工夫，这无形浪费档案管理人员的人力资源，而采用计算机进行档案管理，从根本上解决了档案处理，文件的修改、整理与完善实现了键盘化;三是档案管理质的变化。计算机化的档案处理是一场从纸质档案向电子化的文献的转变，并配以现代网络技术的应用，使得档案应用更加便捷，大大提升了应用这些资源的广泛性，也使得档案文献不再束之高阁，这些都是传统档案管理方式所无法比拟的;四是档案管理人员素质的提高。

三、档案科学化管理的实施

在学校的发展过程中，档案工作是不应被忽视和被削弱的。传统的学校档案管理模式是以保存原始信息记录为主要内容，是手工管理时代重要环节之一，它顺应了那个时代的要求，起到了发挥历史查考凭证的作用。然而，随着档案管理工具的现代化，学校对信息的要求已从人工管理方式转向信息化管理方式;信息化管理的具体要求与实施已渗透到学校活动的各个层面。

1.健全管理制度，明确管理职责

学校档案管理体现是一种动态管理形式，从档案资料的借出、完善，与补充，到充分应用，发挥其最大效能，从而使档案得到科学化处理和有效使用，把过去简单的文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体加以管理。

2.运用现代技术，加快档案规范化、现代化建设

“十五”期间，国家就提出了《全国档案事业发展“十五”计划》，将档案信息化建设列为重中之重的战略，并明确提出了档案信息化管理的主要任务。其内容如下:

·制定相关档案信息化管理标准;·研制、推广档案管理应用软件;·加强电子档案的管理;·做好电子档案的积累，保管与利用;·保证电子档案的齐全，完整与有效;·实现馆藏档案数字化，资源共享，扩大服务范围。

计算机应用于档案管理是大势所趋。计算机具有速度快，精度高，存贮大和判断准等特点，所以，在档案管理上，可用于文件的接收、查找、借阅、归还等方面，极为高效。同时还具有档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录等功能。因此，加强档案规范化、现代化建设是学校必做工作。

3.加强档案的日常管理，确保档案管理人员素质提升

档案管理是一项系统工程，它承载着历史的重任。真实性、完整性、系统性、科学性是档案管理工作须遵循的原则。档案管理质量的优劣将影响着档案管理的有效性和准确性。因此，档案管理要更加科学，有序就必须依赖于规范化的日常管理。

现代档案管理是按照管理文件实施，且利用计算机做支撑，既减少了人为因素在档案管理中的影响，又能充分发挥计算机技术的优势，提升了工作效率。这种现代化档案管理技术档案管理人员提出了更高的要求。因而，档案管理人员要围绕本职工作，边学边干，在提高自身业务的同时，要特别注重计算机知识、信息技术的学习与掌握，努力使自身成为档案管理方面的人才。

总之，建立一套适应本学校发展，体现本学校特点，并合理规范档案管理体系，使档案管理的发展不置后学校的发展，这将是今后学校档案管理发展的未来目标。

［1］郑玉清，档案管理工作现代化的新趋向 ［J］.广东档案，2006，20(05):32－33.

［2］高磊，对文书档案实行全面质量管理的探讨 ［J］.科技情报开发与经济，2004，14(10):59－60