企业档案管理中常见弊病分析

鲍春宇

前言

随着我国经济的不断发展，我国很多企业的信息量也在随之不断的增加。档案管理作为一个企业的重要部分，由于计算机信息技术的发展，企业档案管理也在不断的进行着改革，而且我国很多企业在档案管理发展方面取得了很大的成绩。企业的发展离不开档案管理，为了能够增加企业的竞争力，对企业档案管理进行创新与改革是十分必要的，只有这样才能不断的完善企业的档案管理工作。然而，做好档案管理工作是一件难度相对较大的工作，它需要企业对其保持耐心，并且还要加强对其的投入，学习国外的企业档案管理技术水平，在档案管理的工作中，如果发现问题要及时的上报一件处理。在我国的很多企业中，档案管理仍然存在着一些问题尚未解决。

1、档案管理常见弊病

1.1 企业档案管理意识较为薄弱

在我国的很多企业中，其档案管理的经验相对较为缺乏，而且很多企业对档案管理也不够重视。因此，若要完善企业档案管理工作是一件人责任道远的事，造成这种情况的原因有很多，其一，企业的相关管理人员对档案的重视程度不够，很多企业领导往往只关心企业的经济效益，对档案管理工作所存在的意义认识不到位企业以及相关负责人对档案管理工作不够重视，对企业档案工作的开展造成了严重的阻碍。第二，企业档案管理工作人员的档案观念相对较为薄弱。在我国的很多企业中，都缺少一个具有专业素质非常强的档案管理人才，很多的档案管理工作人员往往都是身兼二职或数职，这也使得很多的企业档案管理整个人员相对缺乏专业的档案管理知识，工作经验也相对的较为缺乏，对企业档案工作今后的发展造成了很大的影响。

1.2 企业档案整理不全

很对企业由于对档案没有足够的重视，档案管理意识相对较为缺乏，使得很多的企业档案在后期进行整理的时候，没能及时的进行整理，造成了有些档案的内容缺失，为档案管理工作带来了极大的阻碍，也浪费了极大的物力和人力。

1.3 档案管理人员的队伍不稳定

企业档案管理工作其本身具有较强的专业性，档案管理工作不仅仅需要其工作人员本身具有较强的专业素质，还需要其具备一定的工作经验。但是，现阶段我国很多企业的档案管理工作都缺乏一个专业的档案管理工作人才，造成很多企业的档案管理工作人员变动非常的大。档案管理人在人员的专业素质普遍较低，是，若想要完善企业档案管理工作，就需要坚持不断的加强档案管理工作人员的专业素质。很多的档案管理工作人员在思想上都相对的较为落后，使得他们在日常的工作中，缺乏主动性以及工作积极性，自然也缺乏创新意识，这对企业档案管理的开展非常的不利。

1.4 档案管理手段落后

随着信息技术的不断发展，档案信息化管理也是当前较为先进的管理工作方式，但是，在我国的很多企业中，档案管理信息化往往只是一句口号，并没有对其进行实质性的改革，档案管理工作仍然采用传统的管理模式。这就使得很多的档案以及重要文件很容易丢失，非常不利于今后的查找。虽然，有些企业的档案管理相关部门也计算机等现代化的档案管理设备，但是，由于其工作人员相对缺乏专业知识，使得这些档案管理设备并不能实现其本身的作用。

2、解决策略

2.1 加强管理意识，加大投入力度

有些企业领导往往只看重企业的经济发展，往往对企业的档案管理都相对的较为漠视。由于这种错误观念的存在，造成了很多的企业档案管理所需的资金不足、工作含糊等现象。若想要改变这些现象，本文认为可以从以下几个方面入手:首先，企业领导对档案的管理工作要有足够的重视，加强档案管理工作的交流与合作，在档案管理工作中，如果出现问题，要及时的对其进行处理，并找到问题的原因，防治在次出现类似的问题。其次，加大档案管理工作的资金投入。现代化的档案管理需要计算机等设备的辅助才能顺利的开展，将计算机技术运用到档案管理工作中来，其所需的档案管理经费势必会大大的增多，但这也是非常必要的。只有更新档案管理工作所需的设备以及改善其工作环境，才能有效的实现企业档案管理信息化，对于企业未来的发展是十分有利的。

2.2 加大人才培养，优化整体素质

各个企业都需要树立一个“档案工作提高生产力，档案管理科学讲效率”的工作观念，让企业的每个工作人员都认识到档案管理对企业的重要性，坚持不断的培养和招聘专业的档案管理人才，从而建立一支专业化程度较深、具有强烈的创新能力的现代化的档案关注工作队伍。除此之外，一大批具有专业知识和技能，能够以科学的态度、方法和手段从事档案工作的档案人才也是档案管理信息化发展的重要基础。这要求档案管理部门要坚持以人为本，加快培养复合型人才，使人员终身学习的积极性得到充分调动。

2.3 加强企业档案管理的信息化建设

2.3.1 建立健全档案信息化管理行业标准

若要实现企业档案的信息化管理，第一，企业需要一个档案管理信息化的标准。先进的信息技术、设备、以及分工等都是能否实现信息化档案管理的前提。在当今信息化时代的背景下，档案信息的管理与沟通更加的需要一个规范标准。比如:企业的各个档案的共享、传递等，都需要一个档案管理的规范标准，这也有助于企业能够形成一个标准化的企业档案管理体系。进而能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。

2.3.2 营造电子档案网络安全环境

档案作为一类重要信息，档案需要利用信息技术使其得到准确的收集、科学的管理和高效的利用。档案信息十分重要，对于安全性和保密性的要求比较高。而计算机网络环境存在很多不安全的隐患，要想顺利实现档案管理的信息化，就需要建立安全的网络环境。一是，通过科学技术，加强计算机网络硬件设备以及和软件系统的防护措施，以有效阻止档案系统受到网络黑客或者病毒的侵害。二是，不断地完善信息化档案的网络系统，加强系统安全防护技术措施，进而确保档案的保密性，做好档案管理。

总结

企业档案作为一个企业知识资产以及信息资源中的重要组成部分。企业档案管理工作是保证企业能否进行正常的研发、生产以及经营的基础。所以，做好企业的档案管理工作对企业今后的发展起到非常重要的作用。坚持不断的加强档案管理制度的建设，提高档案管理工作人员的整体素质，建立一个稳定的档案管理队伍，促进档案工作的快速发展。

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