数字化时代提高医院档案管理有效性的策略探讨

昌硕磊

摘要：医院档案涵盖党务、行政、设备、科研、人事、医鉴等多个方面的原始资料内容，是巨大的信息容器，具备凭证、情报的本质价值。在当前云计算与大数据信息技术的促进下，在循证思维的医学新常态发展下，医院综合档案展现出巨大潜力与能量价值，通过对医院综合档案的有效开发利用，能对医院的业务开展、流程管理、科研实践、决策制订等起到有力的推动作用。

关键词：数字化时代；医院档案管理；有效性；管理制度

一、数字化时代提高医院档案管理有效性的意义

在信息技术和扫描技术得到不断利用的前提下，医院档案管理方式面临变革。因此，采取相应措施，顺应数字化趋势成为提升档案管理有效性不可忽视的工作，其重要作用体现在以下方面：

（一）实现档案管理数字化模式

在数字化时代，很多医院档案管理逐渐由纸质档案向电子档案转变，利用扫描设备和计算机将纸质档案数字化，推动医院档案管理模式转变。一般而言，医院的人事档案、检验信息系统、医学影像系统、办公自动化系统等，形成大量的以电子文档为主的医院档案信息数据库。并进行编号，方便资料存储和查询，推动医院档案管理方式变革。

（二）节约存储空间并保护档案

医院档案信息资料丰富，工作量大，涉及人事、科研、病例、财务等多个方面。传统纸质档案虽然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查询比较困难，并且需要占用大量空间，防潮、防水、防鼠害的任务紧迫。而在数字化时代，可以将这些档案资料进行数字化处理，形成电子档案，通过光盘或磁盘将纸质档案进行数字化处理，然后进行存储和查阅。这样不仅节约档案资源的存储空间，还有利于确保档案资源的安全可靠，减少管理人员的工作量，促进管理效率的提升。

（三）确保档案安全和利用效率

对医院档案进行数字化处理之后，然后将其存储于磁盘和硬盘，并做好备份工作，有利于确保医院档案信息资料的安全，防止档案资料丢失。另外对档案进行数字化处理之后，还可以设置相应的目录，使用者中只需要输入关键词或编号之后，就可以方便地查阅档案信息资源，便利档案资料查阅和使用，有利于促进档案利用效率的提升。

二、目前医院档案管理的困境

总体来说，目前我国的医院综合档案管理发展正处于尴尬的境地，大多数的医院档案资源尚处于“沉睡”的待开发状态。

（一）业务开展方面

“轻档案重经验”的思想依然存在，医院综合档案室工作的开展仍存在包办替代的现象，缺乏独立作业与规范流程，制度体系的不健全导致了档案收集的不完整，鉴定标准的不统一，使后期档案统计利用工作开展受阻。

（二）成果编研方面

目前，大多数的医院档案室只发挥了医院综合档案归档后保管的作用，对综合档案的编研力度不足，深度不够。在编制档案上现存档案零散、不便使用，在研究方面档案精度、纯度不高，价值過滤机制没有得到体现。总体而言，医院综合档案编研工作成果不多，水平不高，没有发挥应有的科研价值与决策辅助价值。

（三）在数字化开发利用方面

档案的信息化利用不足，虽然目前医院综合档案工作已经脱离了传统的手工作业模式，采用手工作业与电脑记录并行的方式进行。但在档案数字化利用方面，使用范围仅限于文件保存，档案共享与检索方面的利用基本上处于空白状态，更遑论数字化应用与大数据分析；同时随着图像、声音、视频等新形式多媒体载体的出现，对档案的数字化保存提出了新的要求与考验。

三、基于数字化时代背景下提高医院档案管理有效性的策略

随着数字化时代的到来，医院档案管理工作发生巨大的变化，加快了医院档案管理方式的变革与创新，有效促进档案管理工作质量与效率提升。然而，现阶段，医院档案管理工作中存在着档案管理人员素质低下、制度不完善等方面问题，阻碍着医院档案管理工作质量与效率提升。为此，医院要根据档案管理工作的需要，积极采取有效的措施以保障档案管理工作的有效性，具体如下。

（一）构建专门的数据库

基于数字化时代背景下，医院要加强医院档案管理网络化环境的建设。为此，档案管理人员要根据医院档案管理工作的需要设立专门的数据库，强化对医院档案管理工作的数字化管理。此外，医院要立足于档案管理的实际状况，做好医院文书档案的分类号、档号、题名、主题词以及形成时间的录入工作，构建起档案管理基本目录数据库。此外，由于档案数据库包含了许多方面的档案信息，如人事、科研、病例以及财务等，为了满足人们的查询需要，有必要建立起完善的数据库，从而满足医院档案管理各项服务要求。

（二）加强技术防护工作

为了保障医院档案管理数据库的安全性，要重视防火墙技术与加密技术的运用，落实病毒查杀方面工作，加快对软件的升级与更新。除此之外，相关工作人员要做好数据库日常巡视工作，确保不存在任何的安全隐患，从而为计算机数据的安全性提供重要保障。与此同时，要做好电子档案的备份工作，强化对电子档案的加密处理，保障档案资源的完整性，从而便于档案使用者的查询。

（三）建立健全管理制度

完善的医院档案管理制度是保障数字化档案完整性的基础，为此，医院要重视建立健全医院档案管理制度，做好分类处理档案资料的工作，明确工作人员的职责。除此之外，要完善医院档案的数字化管理标准规范，确定管理流程以及管理目标，从而进一步提升档案管理工作的质量与水平。

（三）提升工作人员素质

基于信息时代背景下，对于医院档案管理工作提出更高的要求。作为一名档案管理工作人员除了要具备扎实的理论知识基础，更要具备高度的责任意识，切实做好档案管理工作。此外，要建立健全管理培训制度，做好数字化档案维护工作，同时，要加强对档案管理人员的培训，促使档案管理人员发展成为复合型人才，提高档案管理人员使用计算机、多媒体、扫描设备以及互联网的能力，从而推进医院档案管理工作的顺利进行，提高医院的档案管理工作质量与水平。

（五）加强档案安全管理

应重视提升档案管理人员的安全管理意识，从而保障医院档案信息的安全性。此外，在完成对档案数字化处理后，要落实档案备份与存储工作，避免出现数据丢失的问题。除此之外，要重视运用密码技术，对医院档案资料信息进行密码的设置，禁止非法访问的行为，为档案信息可靠性与安全性提供重要的保障。与此同时，为了保障档案信息资源的安全性，要强化对计算机、磁盘以及硬盘的管理，避免病毒、自然灾害以及黑客攻击对档案资料造成不良影响。与此同时，要做好数字化档案的传输、存储、处理以及维护等方面管理工作，从而为医院档案信息资料可靠性与安全性提供重要保障。

结束语

总之，数字化时代，医院档案管理面临全新变革，同时也给档案管理带来新的机遇。例如，数字化趋势愈加明显，信息技术和扫描技术得到更为广泛的应用，给医院档案管理带来更大的便利。在这样的背景下，应该顺应数字化趋势，重视信息技术应用，完善各项基础设施建设，健全管理制度，提高管理人员素质，促进医院档案管理效率提高，进而实现对医院档案资料的有效利用。