浅析企业技术资料的有效管理

焦思菡

摘 要：随着企业的诞生发展积累了大量的技术资料，企业技术资料的有效管理是实现其技术价值、并将其转化为生产力的基本保障。所谓企业技术资料的有效管理就是要让技术资料在企业运营中得以高效运用为企业带来经济效益。管理的方式方法有许多种，适用的才是最好的。方式方法虽然各异，然而万变不离其宗，主要关注点是一样的，包括管理者的正确认识、制度的合理设计、过程的有效控制。

关键词：技术资料； 有效； 管理

随着企业的诞生发展，其经营活动中的各个环节无一例外积累了大量的技术资料，其中凝结了企业大量的技术精粹，为企业技术进步、技术创新提供着有力的技术支持。然而，如果不能实施科学有效地管理，也就不能有效地开发并运用技术资料中积累的信息和知识，技术资料也只能是企业尘封的档案，并不能实现其技术价值。企业技术资料的有效管理是实现其技术价值、并将其转化为生产力的基本保障。

一般而言，技术资料是指企业在生产经营活动中积累、形成的，对产品生产具有指导意义的技术文件。包括各类标准、产品科研、工艺研发、检验鉴定、生产技术等。例如：图纸、工艺、检验大纲、设计任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料等等。技术资料一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制。技术资料承载了企业技术发展的历史，凝结了企业技术升华的结晶，在企业建设与发展中有着不可替代的地位。

企业技术资料对企业发展的作用不言而喻，但是如果不能有效地开发并运用技术资料中积累的信息和知识，那么，技术资料也仅具有潜在的、非现实的价值。如何使技术资料价值体现为使用价值，使其成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益，最终要归结于技术档案的有效管理。所谓企业技术资料的有效管理就是要让技术资料在企业运营中得以高效运用为企业带来经济效益。管理的方式方法有许多种，适用的才是最好的。方式方法虽然各异，然而万变不离其宗，主要关注点是一样的，包括管理者的正确认识、制度的合理设计、过程的有效控制。

一、管理者的正确认识

管理者在企业任何一方面管理中的重要性不言而喻，管理者的认知、行为因为赋予其特定职位的职能直接影响员工对企业制度的执行效率。一种制度、一个流程，管理者的执行态度向员工表达了直接的意愿，是严格执行还是？还是过得去就好？！无论是制度还是流程，如果管理者本身就是马马虎虎不知其然，员工又如何能清楚了然地执行呢？或许认真执行的员工反而会因其行为不符合管理者的主观意愿被反噬！在管理认识问题上，管理者就是员工的偶像，管理者如何执行制度，员工就会将其视为一种榜样学习并传承。管理者的认知就是通过这样的方式转移的每一个员工的身上，在此前提下，管理者如果不能提升自身的认识水平，甚至脱离组织制度约束滥用全力，其后果将是灾难性的。

二、制度的合理设计

为达到管理制度的规范化要求，制度设计、制定不能笼统地只抓粗线条，要从细节方面考虑，要做到量化、可行、可控。一般来说，管理的有效性是指管理目标的实现程度。管理有效首先是制度建立要与管理目标一致，也就是说建立的制度与管理要求实际契合，否则管理制度与运行就是两层皮，这就是企业管理活动中常见的“说一套、做一套”。规范的管理制度，是保证管理有效的基石。规范的企业管理制度应具有科学性、权威性、适用性的特质。制定管理制度要秉持科学审慎的态度，认真分析管理诉求，对每一个环节的控制要点给出相应的执行条款，不能用一句话概括。例如资料借阅的密级控制，如果制度仅仅规定了“保密资料需领导批准方可借阅”这样的条款，那么不同密级的资料需要不同级别审批权限的细节就只能是口头传达，难免会造成执行偏差。细节决定成败，过程明确、职责清晰、责任到位的制度为每一位执行者提供工作指南，只需按制度办事即可，无须时时、事事请示上级。既提高了下属的工作效率，同时也为上级管理者节约了大量宝贵时间。一切制度都必在管理实践中去反复验证，才能得到不断地完善和发展，才有可能实现制度对官民的约束一致、步调一致，实现一项工作的有效管理。

三、过程的有效控制

众多的学者每当讨论到企业管理的话题，几乎无一例外的强调制度落实的重要性，强调制度执行力是管理得以实现的基本前提。之所以这样，就是因为一些管理者在工作中，其所做的一些决定并不是遵循制度，而是基于更高的权力或者只是基于个人好恶。长此以往，制度对过程控制的基本意义也就不复存在，管理重新回到人治的无序状态自然也就不可避免。管理者依法行权才能竖立制度的权威性，任何人都不应拥有凌驾于制度之上的权力。遵守制度是一种文化、企业文化，是需要养成的。只有从点滴处做起，制度的权威性才有可能得以保持，适用的管理制度才能得到真正的贯彻落实。

对任何一个企业管理事项的有效管理，健全、可行的制度是前提，制度实现过程的有效控制是保障。企业技术资料管理看似简单，实际包含了很多复杂繁琐的细节，而且一旦出错就有可能导致严重后果。轻则造成资料损毁、重则或许因关键技术泄密给企业带来灭顶之灾。管理制度化、规范化能够明确各个岗位的职责与权力，做到各司其职，为避免下属越权以及上司不当行权提供理论依据。有效地监督是管理制度目标得以实施的基本保证，每个参与者都有接受制度约束的义务，过程的有效控制能够约束偏离制度框架的个体行为，最终实现管理的有效实现。