事业单位档案管理信息化建设

樊桂美

摘 要：事业单位档案作为事业单位一种基础性信息资源，是事业单位信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要快速推动档案信息资源的信息化发展，对档案信息资源要不断地开发和建设，只有这样，才能够使档案工作更有效地服务于事业单位信息公开和物质文明、政治文明和精神文明建设。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

一个单位的档案，真实地记录着此单位的一切活动，是此单位发展与成长的见证，先辈们的一切经验财富以及重要的信息资源全部收录其中。因此，在事业单位的管理工作中，档案管理其中的重要环节之一，档案的合理化管理和应用，能够提高单位的效益，同时对整个单位人事的科学化管理也有着重要的影响。

一、事业单位档案信息化管理系统

（一）事业单位档案信息化管理系统的组成

该管理系统由档案采集系统、档案管理系统以及网上查阅系统三部分组成。

1. 档案采集系统：该系统的主要功能是能够对纸质档案材料进行数字化采集处理。其具体功能主要为档案采集、目录整理、系统维护、档案审核四方面，同时能够在网络上实现多个客户端同时对不通材料档案进行采集，大大提高了信息采集的效率，在实际应用中非常方便、快捷并且高效。

2. 档案管理系统：该系统的主要功能是能够对人事档案材料进行收集、整理、鉴别、统计、转递、保管、查阅等，主要由信息管理、管理工具、业务管理以及系统维护四个部分组成。

3. 网上查阅系统：该系统能够让人事档案资料信息进行网络浏览查阅，使人事管理更加明朗化。同时，为了保证单位人事档案资料信息的安全，该系统也采用了多种加密处理方式，能够保障系统内的资料不被破坏或窃取。

（二）事业单位档案信息化管理的主要功能

1.档案流水化采集功能能够让档案的扫描和采集进行多人多客户端化，同时还能按照客户端的不同权限进行严格的分工和

管理。

2. 网上档案阅档功能提供了单位内部或者异地单位浏览资料的功能，并对浏览查阅痕迹进行记录，同时还对用户访问、信息浏览以及数据下载等功能进行严格的安全控制，能够有效保护人事档案资料的安全。

3. 档案业务处理功能包括档案材料的管理、档案案卷管理、档案信息审核、档案零散材料收集、任前档案审核几项功能，能够使档案管理与组织部门的档案管理工作紧密接合起来，使日常档案业务处理更好地完成。

4.基础信息维护功能主要进行单位信息、后备、在职、离退休干部管理、其他人员类别管理以及各种样式的名册输出等功能。

5. 查询处理、统计分析，该功能能够对数据库人员、档案信息进行统计分析以及综合查询。

6. 其它辅助功能能够实现数据的传输、备份以及恢复，同时还能对用户和浏览痕迹进行管理等。

二、事业单位档案信息化管理的原则

（一） 统一管理

单位所有档案信息以统筹规划、统一管理制度形式执行，并且对一些保存价值较高的档案信息实施集中化管理。

（二）全程管理

为了确保系统内的文件一直处于受控状态，因此，对每一分电子文件的形成、利用、传输、办理、保存、销毁等都进行全程管理。

（三）规范标准

要制定出一套统一的管理标准和规范，并在档案信息管理的过程中落实，档案信息管理采取有效的技术管理和管理措施，确保电子文件信息安全。

（四） 便于利用

档案资料的数字化能够充分发挥出高效便捷的特点，同时还能够对不同层次的文件进行分权限使用。

三、事业单位档案信息化发展概况及趋势

（一）事业单位档案信息化建设的发展过程由起步、推进和系统发展三个阶段组成

1. 起步阶段

该阶段是从上世纪七十年代末到九十年代初期，在这段时期内，由于计算机技术的发展，我国一些事业单位开始率先引进计算机技术进行档案的管理。

2. 推进阶段

这一阶段是从上世纪九十年代中期到本世纪初，这一时期是档案信息化建设快速发展的时期，随着计算机技术的不断发展，，事业单位对档案的信息化建设也有了比较高程度的增加，越来越多的信息化设备投入到单位的档案部门，进一步完善了档案信息化建设的相关法规。同时，随着互联网是发展，一些档案的网站也在这个时期开始建立。

3.系统发展阶段

进入本世纪后，网络信息技术开始快速发展，并得到广泛应用，档案信息化建设抓住这一时机进行了快速的发展。

（二）事业单位档案信息化发展趋势

1. 对事业单位传统档案管理业务变革的推动

在信息化相对发达的今天，事业单位档案管理由传统的纸质载体逐渐过度为数字化载体，档案管理的环境也由传统的档案室转变为数字化环境。在一系列的改变下，事业单位的档案管理工作的一些方法、理念、流程都发了很大的变化。

2. 对档案工作标准规范体系完善的促进

事业单位档案信息化建设和其他信息化建设一样，包括基础设施、信息资源、应用系统、安全管理、人才培养以及标准规范等一系列内容，是一项系统浩大的工程。只有在档案管理以及电子文件管理体系完善的基础上，档案信息化建设才能够发展。

3.向推进信息技术应用的纵深发展

档案信息化的建设，必须依赖计算机以及互联网技术，档案管理人员必须熟练的掌握这些技术，才能够有效地把档案信息建设起来，在此基础上，随着档案信息化的不断深入发展，也能使得信息技术在档案领域向纵深发展。

四、结束语

综上所述，事业单位档案信息化的建设是一项长远的发展任务，这也是信息高速发展的今天，档案工作必须要面对的严峻挑战，同时也是事业单位档案事业发展的一个新的高峰。

参考文献：

[1]刘蓬春，栾峰.对档案信息化建设的几点思考[J].烟台教育学院学报，2004.01.

[2] 代春辉 . 事业单位人事档案管理浅谈 [J]. 才智，2011 （19 ）.

[3] 仇月红 . 基于网络的档案信息资源管理系统研究 [D]. 南京理工大学， 2010.