档案现代化管理工作中存在的问题及解决对策

郑玉妍

(黑龙江省康复医院 黑龙江 哈尔滨 150070)

近些年来，我国加大了对档案管理工作的重视力度，要求各级地方政府不断完善本地区的档案管理制度。对档案进行管理实际上就是把各种不同形式与种类的财务文件整理并保存。档案管理可以加快我国档案管理事业的进步，同时还可以促进我国经济的发展。信息技术、计算机技术的大力发展，使得现代化早已成为了档案管理的发展趋势，但是要想实现档案管理的现代化必须要做好多方面工作。在信息化的大时代背景下，信息化已经渐渐地发展成为各行各业实现现代化发展内容的主导，以信息化的手段逐渐推动现代化的进程将是我国今后社会发展以及国民经济的主要趋势和方向。

一、档案现代化管理中存在的问题

(一)档案管理观念薄弱

档案管理工作是对众多资料的收集、整理和归纳，需要建设独立的部门并且设置专业人员对其进行管理。但是由于部分医院中没有认识到档案现代化管理工作的重要性，所以没有设置独立的部门，很多都是和其他的科室并用，并且工作人员也存在兼职的现象。由此导致档案现代化管理工作的滞后性，无法为医院的高效运营提供有效的信息，没有发挥出档案工作的基本功能。

(二)工作方式落后

在现代化科学技术快速发展的时代，很多先进的技术手段已经应用于档案管理工作中。但是仍有部分医院的档案管理工作还沿用传统的管理方法，纸质档案的手工操作不仅效率低，并且劳动量大，容易出错，无法提高档案资源的有效利用，由此阻碍了档案现代化管理工作的进程。

(三)管理人员缺乏工作的积极性与主动性

档案管理是一项繁杂且工作量巨大的工作，在长期单一的工作过程中，容易对工作人员造成一种倦怠感，由此缺乏了工作的积极性，工作热情逐渐冷却，缺乏创新意识。加之医院投入的资金少，重视程度低等原因，致使档案管理工作效率降低，现代化进程停滞不前。

二、加强档案现代化管理进程的具体对策

(一)提高对档案工作的认识

档案现代化管理工作是医院开展各项工作的重要基础，通过各项档案资料的收集，可以为业务的开展提供具有建设性的意见，为医院的经营决策提供有利的参考依据。通过对档案资源的开发利用，可以提高档案信息利用的价值，在建设信息共享平台后，能够最大程度的发挥档案资源的价值。所以应该在医院中广泛的宣传档案现代化管理工作的重要性，让每个工作人员都具有深刻的认识，从而为档案现代化管理工作的开展奠定坚实的基础。

(二)加快档案信息化建设

档案管理现代化建设必须和自身的信息化建设保持同步，逐步实现档案管理的信息化和服务的网络化。所以，我国各级部门把档案的信息化管理归入中心发展的规划内容中去是非常必要的。要想实现档案现代化管理的快速发展，良好的工作条件配置如计算机以及阅档环境等是必不可少的。计算机自身的储存量是十分巨大的，并且其检索系统可以为查阅工作带来非常大的便利。只有拥有了良好的硬件设施，管理人员的管理工作才能得到规范。对此，卫生行业更应提高对档案管理设施的重视，加大对其的投资力度，为我国现代化档案管理的建设奠定坚实的基础。

(三)提高档案管理人员的工作积极性

档案管理工作不仅繁琐，而且枯燥，所以需要档案管理人员要树立现代化的管理思想，使其认识到档案现代化管理对提高档案工作的重要性，这样在档案管理工作才能不断的融入新的元素，加快档案工作的创新，更好的对档案管理制度进行完善，从而更好的推动医院档案管理工作的顺利发展。

(四)加快档案管理的现代化进程建设

加快档案管理现代化实际上是指借助各种现代化技术，如计算机技术、数字技术等促进档案管理现代化进程的发展，而这也是最终达到档案管理现代化目标的重要前提条件。计算机档案管理系统通常都拥有多种功能，例如查询、统计以及诊断等功能，此外还有判断与修改等功能。凭借着计算机本身的巨大优势，对档案进行现代化的管理能够有效减小档案管理所使用的空间面积，同时还能大大扩大其储存资料的容量，并且实现快速的传输性能。由此看来，以计算机为重要载体的现代化档案管理能够在最短的时间内为用户提供所需信息，从而极大的提高工作效率，而这对于档案管理的发展历程来说是跨越性的进步。除此之外，还要完善档案保管安全体系，例如防火、防虫以及防潮等方面做好预防措施，以此来达到我国相关标准规范的要求。

另外，通过提高档案管理的现代化水平，还可以更好的推动我国经济的健康发展。因为档案管理质量提高，可以确保各项管理工作顺利进行，而且有效的提高决策的科学性和合理性。同时档案现代化管理，可以更好的实现对各个阶段的档案资源的保存，这样就可以为经济发展各项工作提供真实、有效的信息作为依据。

三、结束语

档案管理现代化不仅与档案事业有着紧密的联系，同时还与我国经济的发展有着紧密的联系。尽管当前我国医院档案管理工作取得了一定的成效，但是我们还应看到在医院档案管理现代化建设工作中还存在着一些不足之处，所以需要在实际工作中我们能够更好的解决存在的问题，加快科学技术的引进和应用，从而更好的推动档案现代化管理的进程。

［1］陈丽莲.黄建峰.档案管理的现代化［J］．办公室业务，2012(09)．

［2］许峥.更新档案管理理念实现档案管理现代化［J］．华章，2013(06)．