浅谈高等学校财务电子档案的管理

于 辉

(黑龙江生态工程职业学院带岭分院 黑龙江 伊春 153106)

我国经济水平的提高对我国高等学校的发展有着重要意义，经济资源的充裕使我国高校有了较好的发展势头，不仅在教学方法上吸取了许多国际先进的技术，还在学校的管理上有了显著的提高。学校管理方面发展最快的就是学校财务电子档案管理，应用电子档案管理使所要保留的信息大量快速录入到电子设备中，这种新型的档案管理技术不仅少了传统管理方式对空间的要求，更能保证信息的完整性，最大程度的避免了重要信息的丢失。

一、我国高等学校财务电子档案管理的概况

1.我国高等学校财务档案管理的背景

我国高等学校财务档案的管理工作一直是高校较为重视的一项工作，学校的财务档案管理对学校的正常运行有着十分重要的意义。一般来说，学校收入与支出财务的记录较为复杂，学校师生数量较多会使学校的财务记录数量增加，过于杂乱的财务记录也会使学校的财务档案工作不能快速有效的进行。传统的高等学校财务档案管理工作，就是将学校的所有财务收入记录交由工作人员进行分类处理，按照时间的顺序将所有的记录用文字记录下来，并以纸质的文件档案形式加以保留。这种传统的高等学校财务档案管理方式，不仅使管理人员的工作量一直处于很大的状态下，也可能使财务信息在保存的过程中有所丢失。

2．我国高等学校财务电子档案管理的现状

我国高等学校在近些年的发展十分迅速，学校的许多工作都引进了先进的技术手段。高等学校的财务档案管理技术也由以往的人工记录管理转变为电子档案管理。电子管理技术就是利用电子设备与网络资源将大量的学校财务信息加以记录与处理，能直观有效的保存这些重要的财务信息。电子设备的优点是可以减少信息记录对存放空间的利用，它可以一次性的记录大量的信息内容，这些内容在电子设备中还不易丢失，可以方便的将信息调出查找。网络资源的利用使高校的财务信息内容比以往更加公开化，学校的经济实力更能体现出教育技术的水平，利用网络资源共享的特点可以更好地对高校进行宣传，吸引更多的学生前来接受教育。

3．发展我国高等学校财务电子档案管理的必要性

现阶段，我们生活中使用了越来越多的现代化技术，这些现代化技术的应用使我们的日常生活变得更加舒适。高等学校日常工作也大量的应用了新兴的技术手段，学校财务电子档案管理技术的应用就是最有代表性的一项。学校将电子设备作为财务信息储存设备，使财务信息更为方便有效的进行记录，这使管理人员在很大程度上减少了工作量。电子档案管理技术必将在所有的高校中普及，随着经济的发展我国高校的生源数量逐年的增加，越来越多的学生可以到高校进行学业上的深造，这样就会使学校的财务信息的数量有所增加，信息记录的复杂程度也可想而知，所以高校必须要有一种快捷有效的财务档案管理技术。电子档案管理技术正好达到了准确快速录入信息的要求，在日后所有高校的发展中，高等学校财务电子管理技术将被更好地完善。

二、加强高等学校财务电子档案管理的具体措施

1．增加对管理人员工作能力的培养

目前，我国高等学校财务管理人员对电子档案管理技术的应用还较为生疏，这种技术开始应用的时间还比较短，所以管理人员对电子管理技术还要进行一定时间的学习以及练习。想要加强高等学校财务电子档案管理工作，就要从提高管理人员工作的能力上入手，在日常的工作中要增加对管理人员的培训，耐心的教授管理人员使用电子设备进行信息记录的方式，对常出现的一些问题要着重的强调，避免工作中将重要的财务信息丢失。管理人员工作能力的提高会使高等学校财务管理工作更加快速有效的进行，使高等学校更好地的发展。

2.建立完善的电子档案管理制度

电子档案管理技术虽然是一种新型的管理技术，但它的正常工作还需要一套完整制度。目前，有一些高校在利用电子管理技术作为财务信息管理的技术手段时，没有合理的制定管理制度，使财务信息的管理处于错误混乱的状态，使学校的财务状况受到了相当严重的打击。

3.注意网络使用保证信息安全

高等学校财务电子档案管理技术，对网络资源进行了一定程度的应用，虽然网络会使财务管理更为公开化，但学校的一些重要的财务信息不会在网络上进行公开，但如果学校的财务系统遭到网络上不法人员的恶意攻击，学校的重要信息将会泄露到外界，这会使学校遭受到不必要的伤害。对网络进行利用的同时，要严格对重要信息进行加密处理，这样才能最大化的利用好网络资源。

三、结语

我国高等学校财务电子档案技术在近些年的发展十分迅速，它使财务信息更为快捷安全的进行记录。这种技术虽然有很多优点，但在发展的过程中难免会出现一些问题，所以，目前各高校的发展目标就是在现在的基础上，完善电子档案管理技术，使这种技术能更为高效的服务高等学校的财务工作。

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