对新时期如何创新城建档案管理工作的研究

梁丽芬

摘  要：目前，城建档案管理工作需要根据科学发展观的要求，结合城市建设发展的实际需要突破和创新。因此，对新时期城建档案管理工作的创新措施进行了分析。

关键词：档案管理;文化内涵;管理意识;标准流程

中图分类号：G275.9              文献标识码：A               DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.14.041

1  城建档案管理工作的意义

对于城市发展而言，其历史是需要不可间断记录的。只有这样，才能体现一个城市的发展进程。在记录过程中，会出现不同的城建档案，不一样的城市其风格各不相同、特色相对独特、文化内涵不尽相同，其具有的不同特质是在漫长的历史进程中一步一步积累而来的，而这样的积累过程中也使每一座城市独具风格，各自有独一无二的历史文化和风景名胜。在积累的过程中，各个城市的发展方向在逐步明了，因此，城建档案管理工作有着非比寻常的意义。同时，城建档案管理工作对突发事件的处理有着一定的应对措施，对人们的生命财产安全的保护也具有一定的意义。一旦城市遭遇洪涝、地震和泥石流等自然灾害时，根据城建档案中对城市地下网等设施的记录资料，可对现场营救的策略、方案起到很大的辅助作用。

2  城建档案管理工作的创新措施

2.1  创新工作观念

要在新形势下提升档案管理工作的时效性，具备严谨的工作状态，将标准、规范的工作制度和工作流程融入日常工作中。在前期阶段，档案资料的整合和收集一定要全面，且要达到一定的深度，不可停留在表面，否则，后期的整理工作将十分艰难，将相关联资料、数据等集中后，可方便后期使用和查询;对于归档和立卷，必须尽可能地详细，要严格地对档案进行分类归档，还要在归档时保证档案资料的完整性。

档案管理工作务必要符合规范、标准和具有高效性，因此，需要整理出一套符合流程、全面的档案管理操作规范和管理系统。该系统中不仅可对档案管理工作的开展流程进行详细明确，还可对每一步操作流程中需要完成的相关工作内容、档案管理工作中相关工作人员的工作职责、范畴进行明确体现。只有这样，才能确保档案管理工作可更加详细、高效地开展。在我国现阶段城建档案管理工作中存在的最大问题是人们对该项工作的重视程度不足，对待该项工作的态度较差，直接造成相关工作人员在进行档案管理工作时采取了消极的态度，工作效率低下，且工作质量较差。因此，要提升人们对城建档案管理工作的重视程度，将管理意识融入日常工作中。

2.2  服务方式的创新

档案工作的核心是档案服务工作，只有通过档案服务，才能将档案工作的有效性提至最高，才能使档案管理工作与社会经济发展相协调，从而给档案管理事业注入新的活力和生机，使其可以步入科学的可持续发展道路。因此，我们需要消除以往档案服务中的被动观念，提升主动服务意识。只有这样，才能将档案管理工作发展到一个新的高度。档案部门在新时代的发展浪潮中，应找好自身的位置，将馆藏作为新的出发点，并对现有的档案管理模式和体系进行大胆改制，将现代化、服务化、信息化和开放性融入档案管理事业中，并在这几个方向大力改革，建立一套科学、可行、反应灵敏、灵活多变的新型管理模式，将以往的“重保管、轻利用”思想彻底抛弃，并将档案的资源数据等的开发利用作为新的重点开发对象，努力达到服务方式的多元化、社会化和优质高效化;应该强化档案管理者的参与意识，明确管理工作的内容和思想，积极参与社会经济建设，时刻掌握和了解社会发展动态和人们对档案信息的合理需求，这样才能做到有针对性地开展档案管理服务工作;档案主管部门应作为牵头部门，将高校档案科与地方档案管理处紧紧地联系起来，开展广泛合作、建立协作机制，使档案管理的信息互通、资源优化，做到真正意义上的资源共享。

2.3  加强规范化管理

要想提高档案管理工作的质量，就要实现规范化、现代化和标准化程序。因此，在实际操作过程中，应注意以下5点：①对档案进行全面、细致的核查工作，特别是对已竣工的工程档案资料进行移交时，要确保准备文件、施工文件和竣工文件等的完整性，且要符合系统要求。对于一些没有特殊要求的档案、原件，仅保留1份即可，从而避免在后期实施计算机管理时发生重复。②城建档案的著录是计算机管理工作的基础内容，每一个城建档案管理部门的条件都不尽相同，且计算机技术更新换代交换，因此，每一个城建档案管理部门都需要根据自身情况制订符合本部门的档案著录细则，从而实现档案著录的规范化和标准化，进一步提升档案管理工作的水平。③合理组合案卷，使其标准化。在档案整理工作中，一旦发现案卷内容错乱、无页码等现象时，一定要及时处理，且对所有有联系的文件都进行编号组合，从而使案卷组合可达到规范化、标准化和合理化，这对科学管理有很大帮助，可有效提升计算机管理效率。④档案的分类号码、名称都应做到确准无误。只有这样，才能明显提高检索查准率，尤其要立即处理一些含义模糊的名称，从而有效避免在操作计算机时出现无法识别的现象。⑤为了提升检索的查全率，要对档案进行合理分类。在分类的流程中，一定要提高校审强度，且全程细致、仔细、耐心地纠正错误，这样才能确保该项工作万无一失。

2.4  提高档案人员的素质

档案管理的相关工作人员要主动借助各种网络信息工具并加强学习，通过网络、图书馆等多种渠道搜集档案管理的相关资料，转变管理思想，结合成功案例，逐步提升自身的管理水平，在具体的档案管理工作中，工作人员要及时与其他相关部门做好沟通，高效率地完成档案的整理、归档、集中管理等工作，确保档案种类、内容的完整性和规范性;通过培训的方式提升档案管理人员能力和素质，在培训过程中，要具有针对性和目的性，紧密结合相关档案管理人员的实际情况分门别类地进行，从而保障培训效果，全面提升档案管理工作人员的综合素质，为档案管理部门和企业提供必要的管理人才。

3  结束语

每一座城市都有其独特的发展史，这些都是需要被记载在册的。而档案管理工作的存在为此提供了较为坚实的后盾，其对城市发展史的传承作出了卓越贡献。因此，应提升人们对档案管理工作的认知度和重视度，改变人们对档案管理工作的消极态度，提升档案管理工作人员的综合素质，制订档案管理工作的标准流程，提升档案管理工作的效率。