医院办公室文书档案的管理和利用

杨玲

摘 要：医院办公室文书档案管理与利用的规范化、科学化程度，在一定程度上可以反映出医院的发展水平。为了提升医院文书档案的管理质量，必须加大人力、财力、物力投入，确保档案信息的真实性，提升资源利用效率。本文主要阐述了强化医院办公室档案管理及利用的措施，以期能为医院文书档案工作提供帮助。

关键词：医院；文书档案；管理利用

随着现代经济建设与医疗领域的发展，医院对档案资源的重视程度也日渐提升，采用统一规范的制度来管理办公室文书档案势在必行。近年来，各医院档案管理工作已逐步向制度化、规范化方向迈进，这在提升医院办公室文书档案管理质量的同时，也促进了档案资源的有效利用及开发。

1 强化医院办公室文书档案管理的方法

1.1 医院领导要做好带头作用

领导档案意识薄弱是造成档案信息漏归的关键原因，主要体现在三个方面：①有些领导在安排工作时，未向工作人员强调将已处理好的材料进行归档，导致材料滞留、漏归；②文书的收集、整理与归档缺乏监督，一些办公室职工擅自进行资料归档，导致问题百出；③部分员工缺乏档案整理习惯，导致文件积压或被遗忘。

基于此，医院的领导必须要完善自我、善用人才，要明确档案管理工作的意义，做好带头作用，强化归档意识与习惯，要求基础工作人员严格执行归档工作；此外，还应明确分工文件收集与整理工作，合理规划各业务部门的档案管理职责，并任命相关岗位人员对医院办公室文书档案进行统一有效的管理。

1.2 加大财力、人力与物力投入

文书档案管理工作的顺利开展离不开基础硬件设施的支撑。首先，应加大财力支持，创建一个统管全院档案的文书档案管理室。以前，我院缺乏统一的档案室，各办公室完全自行进行文书资料的归档，常会出现档案漏归、丢失、积压等问题，因此建立一个全院统一的档案室很有必要；其次，应加大人力与物力的投入。医院办公室档案管理是一项繁杂且重要的工作，记录着治疗经过、医护人员调配等内容，因此，必须选择具有高度责任心、敬业精神、耐心、认真积极的管理人员专门对办公室文书档案进行管理。为了确保档案管理人员的综合职业素养能够满足档案管理工作的要求，应注意定期对档案管理人员进行业务技能培训与政治思想教育。在分配工作时，要注意明确分工、合理划分，制定详细的任务部署方案，以督促工作人员积极完成档案管理工作，从而促进档案管理品质的提升。最后，还要注意对医院文书档案进行统一管理，为医院科研工作、医疗技术引进等其他工作的开展提供信息资源支持。

1.3 健全相关管理制度，完善归档工作

医院办公室是各种文件的集中区域，肩负着文件收发与承转的重要职责。而各业务部门是产生文件材料的重要地方，除了办公室承转的文件资料外，业务部门自身形成的文件材料也非常多。因此，医院各业务部门必须与办公室加强联系与业务协作，以防止文件丢失、漏归等；要建立健全相关管理制度，制定档案收发登记规范，指定专人负责文件收发工作，完善登记工作，确保手续齐全，以防资料丢失、积压；同时，还要加大督促、监管力度，定期对收发的文件资料进行核对、清点，务必做到“不丢漏、不遗失”。

1.4 实施办公自动化管理

为了避免档案信息滞后的现象，医院应尽早将“成立全院档案室”的计划提上日程，将档案目录存入计算机中心，利用互联网进行档案管理，从而提升档案管理效率。其次，可利用计算机进行档案资料的查询与编研，为档案信息传送渠道提供一道安全的防护墙。再次，还应注意将传统的文件管理模式转变为信息二次开发管理，充分利用计算机网络加工文献，并创建成各种资料数据库，以促进医院办公室档案管理工作的稳定健康发展。

2 加强医院办公室文书档案利用的措施

2.1 改善服务手段

当今时代是信息化时代，计算机网络技术已经蔓延到了各个领域，医院档案管理也应与时俱进，改变以往手抄或人工寻找的落后手段，充分利用计算机对档案信息进行检索、编目、记录及借阅登记，建立 “档案信息库、计算机网络、电讯工具” 三位一体的高速信息利用体系，使信息需求者能够在最短时间内准确地搜索到自己需要的档案文件。另外，还要注意开展适度的有偿服务，提高档案利用率与相关管理人员的薪资收入，从而促进档案管理与利用的良性发展。档案利用率的提升在一定程度上加大了相关管理人员的工作量，为了调动管理人员的积极性，应适当给予补偿。虽然档案管理工作不应以盈利为中心，但为了促进信息资源再加工过程的良性循环，促进档案信息与利用者需求的平衡性发展，可适当采取有偿方式。

2.2 丰富信息资源

档案资源的价值在于其使用价值，而决定其使用价值的则是其资源量。丰富信息资源是吸引更多档案利用者的有效途径，要想促进医院办公室文书档案利用率的提升，就不能仅满足于医院现有的信息资源，应充分利用各种手段对各种新颖、有价值的信息资源进行收集，并优化档案信息资源结构，丰富医院文书档案信息。

2.3 充分利用文书档案资源

文化档案管理最终是为了提高档案的利用价值和利用效率，故档案管理人员要增强服务理念，通过多种渠道、多种手段来挖掘档案价值，使之为医院的临床、医疗及科研活动提供服务及帮助。档案管理人员应积极提高档案管理认知，对档案资源进行全面、综合利用，特别是对于价值较高的档案资源更要予以深加工，借助统计、分析、整理等方式，为医院制定决策提供可靠依据。此外，檔案管理人员可以开展各类专题汇编活动，如院志、大事记汇编等，充分挖掘档案信息资源，为档案使用人员提供层次丰富、实用性强的档案信息，为医院进行深化改革、提高医疗服务质量提供有力支持。

2.4 其他方面

医院可利用办公室文书档案信息制定各种决策与日常工作规划，充分、合理地利用档案信息，以促进档案信息资源的合理化发展。通过使用档案信息，为带教部门、科研发展部门及护理部门、医疗部门提供必要的信息资源支持。此外，还可组织业务人员进行书籍组编，以展现医院奋斗历史，鼓舞全院人员团结一致积极奋斗与发展。

3 结语

多年来，我院作为国家三级综合医院，一直狠抓医疗质量和医疗安全管理，但在医院办公室文书档案管理方面还存有不足，需要进一步改进与完善。科学有效地管理医院办公室文书档案，充分利用文书档案信息，对医院各项工作的开展与长期健康发展极具意义。在未来的工作中，我院将从“人力、财力、物力”着手积极进行办公室文书档案管理，并充分利用计算机技术进行档案信息利用与开发。

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