做档案工作要有超前意识

于金霞

摘 要： 档案是人类社会活动的记录，为人类活动提供服务，做好档案工作必须有超前意识。立卷归档、档案工程建设、档案用具配备都要用发展的眼光去做，才能做好档案工作。

关键词： 档案工作 超前意识 工作建议

档案是人类社会活动的记录资料，是经过人们科学的整理、保管为人类提供信息的一种资源，档案工作对经济发展、社会事业和居民生活都具有重要的作用。因此，必须认真地做好档案工作，做好档案工作必须有超前意识。所谓超前性，就是用发展的眼光谋划档案工作，做档案工作，促进档案事业的发展。近年来，随着《档案法》的深入贯彻执行，人们的档案意识愈来愈强，档案工作做得愈来愈好，档案事业为人民生活社会发展作出了重要的贡献。但是，目前，一些人做档案工作缺乏超前性，没有用发展的眼光看问题，档案工作缺乏超前性，严重影响档案事业的发展。

一、档案工作缺乏超前性的表现

（一）立卷归档时，没有按立卷归档的要求办。部分档案工作人员职业技术不过关，立卷归档时，凭个人的好恶办事，对资料鉴定不准，该收的没有收集；有些人把档案资料随意丢弃，造成档案资料不全，不能起到查证的作用。有些人认为，过去的事没人查，档案收集太多没地方放。如：某届医疗类毕业生毕业证丢失后补办毕业证，由于在校档案资料缺失，造成不能及时办理相关证明，错失了当年执业医师资格考试报名时间；有些将教师资料收集不齐，致使这些人员到职称晋升排名打分、福利分房计算工龄的没有依据，起不到证明作用，这些事例给个人都造成了不该有的损失。

（二）档案工程建设缺乏超前性，给档案工作造成损失。一些人在档案工程建设中，只讲完成任务，只讲量力而行，有多少钱办多少事，缺乏超前性，影响档案事业的发展。建档案楼时，缺乏应有的发展的眼光，选址不当，灰尘污染严重，或远离城区、交通不便。有些楼虽然建起来，但库房狭小，没有用几年，就没有地方装档案，不得不搬迁，造成资金重复投入。有些档案楼质量差，密集架等器具不能使用。

（三）器具配备质量差，影响档案事业的发展。有些单位在购置设备时，不讲科学，不重质量，设备难以发挥作用，严重影响了档案事业的发展。

二、增强档案工作超前性的建议

（一）思想意识要有超前性。档案工作能否做好，思想意识非常重要，特别是领导干部，有做好档案工作的超前意识，就有做好档案工作的基础。要认真宣传贯彻执行《中华人民共和国档案法》，强化人们做好档案工作的法律意识；鼓励档案工作者积极参加各种业务培训学习，树立档案教育是终身教育的观念，不断学习新的技术和先进的管理方法与手段，增强创新意识；充分开发利用档案资源，培养服务意识，完善服务方法，变被动管理为主动服务。

（二）立卷归档要有超前意识。立卷归档是档案工作的基础工作，也是档案为社会服务的基础。立卷是为了查考，为了服务社会、服务人民，但有的人立卷归档凭主观臆断，不按立卷归档的程序办事，不按立卷归档的要求收录资料，应该收的资料没有收，查阅档案很难查到。有些人以为，事情过去后，就没有用处了，缺乏超前性，归档草草了事，该归的档案没有归。有的要按照立卷归档明细表的要求，对归档的资料分门别类，特别要把有用的资料都要归档。一些人在抄写档案的卷面和目录时，只写部门或单位简称，不写全名称，总认为查档案是有目的性的，写不写都无所谓，实则不然，档案的发展趋势是在向电子档案发展，要求要书写单位的名称，这既为了查阅的方便，又在档案电子著录时，可保持它的原样，不可以随意改动，随意改动档案是做档案工作的大忌，也是一个很不严肃的事情。档案在著录时，也要用上扫描仪等工具，提高工作效率，不断改动，必然影响工作效率。因此，立卷归档时必须写清单位的名称，立卷归档要有超前性。

（三）建设档案工程要有超前意识。不同行业的工程有不同的要求，档案工程既要有防火的设备，又要有防尘的设备，还要有除湿和防盗的设备，档案工程的要求是比较高的。有些单位由于资金等多种原因，在档案工程建设中，以有多少钱办多少事为原则，防火、除湿、通风、防光等多种设备不到位，导致档案在保管中出现变质霉烂等现象，档案是不可再生的资源，这些设备不到位产生的损失是难以弥补的。有些单位，档案楼负重达不到要求，密集架等设备不能用，浪费了资源，也给档案事业的发展带来了严重的影响。建档案工程一定要有超前性，要达到行业工程的要求。

（四）购置档案用具要有超前性。档案事业已经朝着现代化的方向发展，信息技术的介入，为档案部门实施档案管理带来了新的发展契机。凭借信息技术的强大优势与功能，实施网络化档案管理，不仅是提高档案工作效率发展档案事业的有效途径，更是提高档案管理效能的重要举措。这就必然要购置一些电子设备，如电脑、扫描仪、复印机等。有些单位，虽然购置这些设备，但由于设备的质量差，不能正常使用，现代化的设备在使用中，常常出现故障，工作效率差。如有些单位购置的电脑由于配置低，经常出现死机，输入的档案信息常常丢失，有些电脑难以运用档案软件。有些单位购置的扫描仪由于分辨率低，扫描的内容错误很多，不能提高档案工作的效率。因此，购置档案用具一定要有超前性，要选择品牌好、质量高的，这是提高档案工作效率的需要，也是加快档案事业发展的需要。

档案工作要服务社会就要适应时代的需求，要做好档案工作，就必须有超前意识。这样才能满足不断发展的档案事业，才能不断发展档案事业，更好地为社会发展服务。