组建项目团队的关键步骤

井煜　刘艳红

摘 要：要想组建一个高效的项目团队，就必须遵循一定的方法和步骤。列举了组建项目团队的5个关键步骤，即确定项目所需的技能、挑选合适的人员、获取相关的人员支持、未获得支持时的备份应对策略、建立项目团队。在无法获得足够的资源支持时，项目经理必须调整相关的项目计划。

关键词：项目团队；团队成员；技能；项目计划

中图分类号：F272.92 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.17.018

一个高效的项目团队的形成并非偶然，需要做大量细致的准备工作。在大多数情况下，由于受环境的制约和资源的限制，项目经理在组建项目团队时并没有太多的选择，常常是利用可用的资源为项目服务，例如某产品开发项目需要2位有相关开发经验的工程师全程参与，但是，可能会与其他正在进行的项目产生资源冲突。这时，对于优先级别较低的项目，其难免要做出必要的让步，服从大局。即便无法挑选到理想的成员组建项目团队，但是，无论何种情况，组建项目团队必须要遵循一定的流程，在不同的环境里，流程是有差别的，但其中的一些内容则是组建项目团队时无法省略的关键步骤。

1 识别项目所需的必要技能

组建项目团队的第一阶段就是要对拟参与项目的团队成员的技能类型作出真实的评价，这是基于项目所需岗位来确定的。通常情况下，在项目的人力资源管理计划中会有相关的信息，例如角色与职责、项目组织图和人力配备管理计划等。

这些技能的作用主要体现在2方面：①作为团队成员之间的能力互补；②尽可能有效地完成成员自身的职责。例如，对于一个包含比较复杂的技术项目，必须要确定那些能够为项目开发带来增值活动的技能和具备这些技能的人员。

2 选择具有必要技能的人员

在确定了项目所需的技能之后，就要开始评定具备符合技能要求的人。常见的情况是先在组织内部挑选，在没有合适人选的情况下，有2种选择：①为该项目聘请专业对口的人员。这种形式比较常见，即在项目的生命周期里，将维护团队的任务外包给第三方。②培训现有人员，让他们能够熟练掌握项目所需的技能，顺利完成项目任务。而在完成任务的过程中，选择何种方式在很大程度上取决于对成本和利润的考量——什么人能完成这项工作；外聘、外包或是培训的成本是否过高；外聘和训练成功后，受聘受训人员所具备的技能是否能为公司带来持续利益。

3 与潜在的项目团队成员沟通

组建项目团队的第三步是要与可能团队成员的候选人交流，了解他们参与该项目的兴趣程度。有时候，相关人员会得到授权，让他们有更多的时间参与到项目中。但是，在大多数情况下，特别是在职能组织结构中，技术专家一般都处于部门主管或职能经理的领导之下。虽然部门主管或职能经理不反对在项目中使用技术专家部门内的人员，但他们更关注本部门是否能够顺利运转。他们一般会认为抽调该部门的职能人员或技术专家会影响该部门的正常运转。因此，项目经理如果要获得项目所必需的人才，就不得不与部门主管或职能经理进行长久、复杂的谈判或协商，在谈判或协商的过程中，要确定的主要事项包括以下3点。

3.1 项目团队成员参与项目的时间

作为项目团队的成员，有些是全职的，即从原先的岗位调任到项目团队中，仅负责与项目有关的事项；还有类似兼职的，在承担项目任务的同时，要兼顾所属职能部门的工作；还有就是项目团队成员是在固定的期限内参与项目，例如6个月或是项目的开发周期。

3.2 由谁来选定参与项目的人选

这是谈判的重点内容之一，职能部门的主管会有自己的想法，要权衡各竞争项目的优先度和知名度，会有根据自己意愿推荐的人选，但是，作为项目经理，也会有中意的候选人。项目经理和职能主管在选择各自认为合适的人选时，会有不同的意见。

3.3 处理特殊情况的方法

当发生紧急情况或是在特殊环境中发生一些情况时，部门主管通常希望能够有效掌控团队成员——能将派出的人员从项目上召回，以满足部门工作的需要。如何定义这些特殊情况呢？假如团队成员被召回原来的职能部门，那么，该部门会做出怎样的替补方案，被召回的团队成员允许离开项目的最长时间是多久。

大多数项目资源是需要与部门经理协商谈判才能获取的，这是决定性的。大多数项目经理对项目团队成员的控制权限是有限的，尤其是在项目团队任务分配的开始阶段。在这方面，对项目经理来说，能够采取的最有利的策略就是仔细考虑完成项目所需的技术人员和技能类型，有了具体、清晰的想法和目标之后再协商谈判。在谈判的过程中，要注意将职能经理视为同盟者，而非对手。如果一个项目能被组织支持，那么同样也能被职能部门支持。但是，在此过程中，需要提前仔细了解他们支持的程度，制订有效的谈判策略。

4 建立必要的后撤阵地

当无法获得项目所需的资源时，项目经理应该如何应对呢？假设项目需要几位合格的设计工程师，但是，工程部的主管不肯放人或是不愿在协商谈判中让步，那么，在与职能经理协商无果的情况下，项目经理会有3个基本的选择。

4.1 尝试协商，得到部分协助

对于完全拒绝的情况，最好的替代方案就是寻求协助。事实上，一旦人员被分派到项目中，即使有很多限制条件，也会为项目经理将来的工作打下一定的基础。例如，当项目进度有一些延迟时，项目经理可以与职能经理再次协商，调整人员使用计划。这是一个在不利形势下简单而有效的策略，毕竟一鸟在手，好过双鸟在林。

4.2 调整项目计划和优先秩序

当无法获得项目所需的关键资源时，对项目计划也要作出相应的调整，以应对出现的情况。当没有对应的资源支持时，再详细的项目计划也是毫无意义的。换句话说，如果没有合适的人完成项目任务，项目也就无法取得任何进展。如果无法成功说服职能经理投入项目所需的资源，就必须调整所有的项目计划，包括范围文件、进度计划和风险评估等。

4.3 向最高管理层通报结果

如果没有成功获得项目所需的资源，就必须要向最高管理层汇报。而最高管理层可能会成为资源和人事的最终裁决者。面对来自职能经理方面的阻力，只有尽可能坦率地向最高管理层陈述情况，让高层了解目前没有足够的支持能使项目成功。这样做，最终的结果可能归结为：最高层将会支持项目，并且会要求相关部门配合完成相关的人事安排；最高层可能会给出一个折中的方案；最高层可能会支持职能经理。在前两种情况下，项目将会继续，如果出现第三种结果，就意味着项目尚未开始就会终止。

5 组建项目团队

当项目落实了人力资源问题后，最后一步就是组建项目团队。在这个过程中，主要包括开发一个技能矩阵用于确定项目成功对人员技能的要求，而这些技能可以利用责任分配矩阵来确定。在组建团队的过程中，项目团队的角色和责任、项目团队的工作方式、预期和标准操作流程都要被准确、清晰地定义，如果有欠缺的地方，就要补充。

6 结束语

从文中所述的步骤中可以看出，要想组建一个理想的项目团队，项目经理必须要进行有效的谈判，努力影响那些能够为项目提供帮助的人员。当存在制约团队组建的因素时，或是无法获取所需的人力资源时，项目经理就要考虑使用替代资源，并相应地调整项目计划。

参考文献

[1]PMI.项目管理知识体系指南[M].第5版.北京：电子工业出版社，2013.

〔编辑：白洁〕