办公软件应用过程中遇到的问题及对策

顾敏

摘要：随着现代科学技术的发展，办公软件以其强大的文字处理能力被运用到各种办公环境之中。从办公软件发展至今，不仅能够对文字进行处理，还能够做一些简单的图形图像处理工作，大大提高了办公人员的工作效率与质量，对各行各业的发展产生着不容忽视的影响。本文简单地介绍了办公软件，并对办公软件应用过程中遇到的问题及对策进行分析，旨在为相关人员提供参考意见，以促进办公软件使用效率的提升。

关键词：办公软件；应用；问题；对策

0前言

随着现阶段我国社会科技水平的长足发展，合理应用办公软件，进一步提升办公软件的应用水平有着重要的意义[1]。在办公软件使用的过程中，其重要性已经受到了相关人员和行业的高度重视，但是其应用仍然存在诸多尚未解决的问题，随着行业的进步，解决这些问题已是迫在眉睫。当前，办公软件在使用的过程中出现的问题主要有Office XP无法重新安装及无法取消“Office优化程序”、启动Office弹出安装界面、无法正常删除一些垃圾文件、、无法自动整理复制的文档内容、Power Point文件无法打开等。在办公软件实际的应用过程中，需要不断总结经验，并弥补办公软件本身存在的漏洞，才能真正解决软件使用的问题，提高软件的应用水平，为办公软件利用率的提高提供重要保障。

1办公软件概述

办公软件指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、图形图像处理、简单数据的处理等方面工作的软件，比如微软office系列、用中office系列、金山WPS系列，红旗2000Redoffice等。目前，办公软件被应用于各行各业之中，大到社会统计，小到会议记录，同时，办公的数字化、操作简单化、功能细化等发展趋势也与办公软件关系密切。如果按照操作平台对办公软件进行划分，办公软件可以分为桌面电脑、类书平板和智能手机三大类，其中，桌面电脑办公软件包括Windows、Mac OS X和Linux，类书平板办公软件包括Android 4.1、4.2、iOS 5和Windows 8，智能手机办公软件包括Android 2.2、2.3、iOS 6、塞班、黑莓、Windows Phone 8。办公软件在租用服务器的时候，主要需要从性价比、技术水平、服务器租用速度和服务器租用商的资质四个角度来考虑，才能提高办公效率，避免经济损失。以办公软件在企业中的应用为例，办公软件的使用，可以统一办公流程、规范信息流动，帮助工作人员进行重要的财务信息处理以及生产、销售信息的处理工作，提高工作人员的工作效率，加快企业的运营速度，提升企业的市场竞争能力。

2办公软件应用过程中遇到的问题及其解决策略

2.1Office XP无法重新安装及无法取消“Office优化程序”

在办公软件的使用过程中，Office XP无法重新安装及无法取消“Office优化程序”是常见的问题。针对这一问题，需要结合办公软件自身的特点，寻找解决问题的对策。当遇到此类问题时，首先，要在正确的网址上选择Office XP办公软件重新下载，并对系统软件里的残留信息进行及时清理；其次，安装完成Office XP；最后，在安装完成Office XP之后，找到注册表编辑器，并新建注册表项，选择新建Dword值，将其命名为Disabled，将数值设置为1，完成所有修复步骤。在执行这些操作之后，再重新启动系统，即可解决问题。

2.2启动Office弹出安装界面问题

Office XP除了会经常无法重新安装及无法取消“Office优化程序”，还有可能在启动之后弹出安装界面的问题，由于这一问题并不会直接对电脑中的信息产生威胁，很容易被人们所忽视[2]。但是，启动Office弹出安装界面会造成工作人员不断地点击安装的程序，降低工作效率。针对这一问题，需要在Office XP启动之前插入Office安装光盘，对光盘进行选择，修复其中的问题，并及时回修复Office，就可以有效避免这一问题的出现。在实际的办公软件应用过程中，人们经常会使用Office XP来协助自己完成对对信息的处理以及数据的数据的输入、分析、计算等工作，一旦Office XP出现问题，将妨碍到工作人员的工作，降低工作人员的办公效率。

2.3无法正常删除一些垃圾文件

在办公软件的使用过程中，往往会出现垃圾文件无法删除的情况。因此，需要从多个角度考虑该种情况的发生原因，全面分析可能导致这一情况出现的因素，才能有针对性地提出解决策略，更好地解决问题。针对办公软件无法正常删除一些垃圾文件的问题，有许多原因会导致这一问题的产生，在解决这一问题时，一般首先考虑的是以下几种原因：文件是否设置为只读模式；磁盘是否处于保护程序的保护之下；文件是否正处于复制或移动的状态中；磁盘有没有发生程序性的错误。因此，解决这一问题，可以先检查后台运用软件的情况，确定即将被删除的文件并非出于正在使用的状态中。当并非这些原因导致软件无法正常删除垃圾文件时，可考虑其他原因，或者直接进入安全模式删除垃圾文件，将不会损坏到其他文件。

2.4Office无法自动整理复制的文档内容

在Office使用的过程中，经常会需要复制文档内容，而为了方便人们的工作，Office所具有的复制功能可以进行自动整理，一旦Office无法自动整理复制的文档内容，就会给人们的工作带来困扰。针对这一问题，工作人员可以针对一些需要出来的文档内容进行粘贴，主要是将文档相关的内容复制粘贴到空白文档中，然后使用删除功能将首空格删除。在将所复制的段首空格完全清除后，可以再增加段首空格，将每段文字设置成为统一的空格形式，同时，要对字号、字体、字型等相关选项进行设置，即可有效解决这一问题，帮助工作人员快速、高效地整理好资料。

2.5Power Point文件无法打开

在遇到Power Point无法打开的问题，可以先插入Office安装光盘，通过转换器进行转化后的安装即可解决问题。Power Point是一种较为 （下转第175页）（上接第280页）

特殊的文件，针对这一类问题如果不及时解决的话，就会导致工人人员无法在规定的时间内为企业提供经营的有效资料，甚至会对企业的对外交流活动产生影响，妨碍到工作人员工作效率和企业运营效率的提高。

3结束语

综上所述，有效解决办公软件应用中的问题是提高办公软件使用效率的重要途径，相关人员要不断总结经验，提高自己的工作效率，让办公软件为行业发展做出更大的贡献。同时，办公软件在应用中出现的这些问题也反映了办公软件自身存在的不足，这启示办公软件开发者要不断完善办公软件，为人们提供更加优质的服务，为社会经济发展与科技水平提高贡献绵薄之力[3]。

参考文献：

[1]杨桂静.中小企业财务软件应用存在的问题及对策[J].河北旅游职业学院学报,2013(01):44-46.

[2]张华欣.办公软件应用过程中遇到的问题及对策[J].电子制作,2013(16):71.

[3]王庆澍,王琛,颜亭.办公软件在实际生活中的运用研究[J]. 无线互联科技,2014(05):48.endprint