图书馆业务档案管理之我见

刘虹

摘 要：对于图书馆来说，档案工作是重要组成部分。本文阐述了图书馆业务档案工作的管理的意义，分析了图书馆业务档案工作的管理的现状，提出优化图书馆业务档案工作的管理的措施。

关键词：业务档案管理;意义;问题;对策

一、业务档案管理的概述

业务档案管理是指图书馆及其工作人员在各项活动中直接形成的声像、图表、文字等不同载体的历史记录，具有查考利用价值。图书馆的许多工作是在档案管理的支持下开展的，做好档案管理，有利于图书馆工作的交流，有利于提高图书馆工作的质量，有利于促进图书馆更好开展各项服务工作。

二、业务档案管理的意义

图书馆业务档案管理工作，既是图书馆各项工作开展的基础，又是图书馆各项工作开展的保证。利用服务是搞好业务档案管理的根本目的。一方面，编辑多种编研档案，在服务工作中实现档案的真正价值。同时，还应要完善检索体系，编制案卷文件目录、专题目录、案卷目录等。

1.是图书馆人力资源建设的可靠依据。在新时代的高速发展中，图书馆人力资源建设是重中之重。人才缺乏无法开展工作，没有目的培养人才，是人才资源的一种浪费，因此有可依照的档案资料作参考是人才培养的一种有效途径。建立完善的人事档案管理体系，在改革不断深化的今天，对图书馆人才建设具有重要的意义。

2. 是业务工作规范化的体现。现代化的图书馆要求业务工作规范化、标准化，这样既有利于本馆自身的科学管理，又有利于图书馆界的协调与协作。图书馆业务统计是用数据来反映图书馆工作的实际情况，以便对图书馆有一直观认识并实行计量化管理。而业务统计是业务档案建设的重要组成部分，所以说业务档案建设工作是业务工作规范化、标准化的体现。要想反映一个图书馆的业务工作情况，必须通过查看业务档案来实现。当然，建立业务档案本身这一行为也标志着业务工作实行了规范化管理。既然业务档案建设是业务工作规范化、标准化的体现，那么，我们只要长期不懈地抓业务档案的建设工作，就能促进业务工作向更高的水平迈进。

3.保存图书馆重要资料的手段。图书馆日常工作中的重要资料需要保存，它们作为一种凭证，记载了图书馆的历史发展状况。对图书馆进行管理、建设、研究、宣传，都离不开这些真实、具体的资料，而“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”的档案正是人们改造世界的特定实践活动过程的历史记录只有加强了业务档案的建设，才能更有条理、更系统地保存图书馆的重要资料，使其更好地实现凭证参考价值。

4.是深化图书馆服务工作的有力保证。图书馆的业务档案是在为读者服务的各项实践活动中直接形成的文件资料转化而来，是历史的原始记录。图书馆开展各项服务过程中的方法、思路和措施，都如实地记载在业务档案中，它是各项活动的历史写照。认真做好图书馆的业务档案管理，真实地收集和整理、完整、记录服务工作发展的所有文件资料。

5.是对新馆员和读者宣传教育的生动教材。图书馆利用各种读者数据、馆藏数据、管理数据，能全面展示图书馆的各项管理、馆情概貌、现代化服务等，使读者借用图书馆的需求欲望和热情被有效地激发出来，是有效地向读者推荐图书馆的重要资料。利用档案將图书馆的过去、现在和将来介绍给新馆员，促使他们熟悉和热爱图书馆工作。

三、图书馆业务档案管理工作中存在的问题

1. 档案管理的设备和技术手段落后。图书馆档案管理工作的设备条件、技术手段和基础设施，都较落后，档案从收集到利用整个过程都缺乏基本保障。阻碍了图书馆业务档案管理现代化进程，制约了图书馆业务档案管理工作的水平。

2.馆藏档案结构不合理、档案信息开发利用观念薄弱。从档案载体来看，目前，许多图书馆电子档案的种类和数量较少，纸质档案所占比重较大。从档案种类结构来看，图书馆的馆藏文书档案比重较大与以业务档案为主的特色档案，有待丰富。从目前的档案管理发展趋势来看，这样的馆藏档案内容和结构，完全无法适应图书馆的业务发展和信息化社会的需要。当前，图书馆普遍存在着轻开发、重管理的问题，严重制约着档案管理，导致了图书馆业务档案资源的浪费。

3. 档案管理人员的业务素质有待提高。图书馆做兼职档案管理员的现象很普遍，缺乏专业技能的培训和专业知识的学习，所承担的工作与档案管理现代化发展的需要是不相适应的。

4.档案管理工作经费投入不足，现代化管理设备严重缺失，现代化管理手段落后;据不完全统计，只有极少数科研、高校图书馆档案工作实现了档案的数字化管理，绝大多数仍处于人工操作档案管理工作。

四、优化业务档案管理，促进图书馆创新发展的对策

1.增强档案管理意识。图书馆业务档案对图书馆工作有很大的参考作用，增强各级人员对业务档案管理工作的重视程度，逐步规范化图书馆业务档案管理工作。

2.提高档案管理人员的素质。首先，选择优秀的档案管理人员。其次，在业务档案管理工作不断发展变化的新形势下，要不定期对档案管理人员进行必要的专业培训，让他们学习新技术、新知识、，促使档案管理人员改变新观念，积极学习掌握网络和计算机应用技术，以适应时代的发展趋势。

3.优化档案结构。一方面，加大收集与整理以文字形式直接记录图书馆重大事件和重要活动的文字材料，对于图书馆的发展来说，具有十分重要的历史纪念意义。另外，还应重视非文字资料，如音像、实物、电子档案的收集与整理，更生动、更真实，更具体，是有参考价值的佐证资料。根据当前媒介多样化的特点，应该将奖杯、音像、照片、电子文件、光盘、奖状等形式的归档作为业务档案工作的重点。此外，进行档案归档可以使得档案节约管理费用，节省存放空间，存放科学合理，也便于档案的开发和利用、查找。

4. 充分开发利用档案信息。在开发利用方面，档案管理人员应在馆领导决策下，按照工作需要及时准确提供相应的档案资料，做好图书馆服务。同时宣传推广工作亦非常重要，提高档案的信息利用率。

5.大力推进管理手段的现代化。对于现代化图书馆业务档案管理工作来说，采用现代化的管理设备和管理手段是顺应时代发展的要求。现代化图书馆业务档案管理，就是以电子计算机为中心的现代化管理方法，充分利用文献数据库、多媒体技术、电子计算机等先进设备和手段对档案进行统计分析、存储、检索、收集整理等实现档案的数字化管理。要想实现这一目标，应该建立起开放档案用户图书馆档案指南资料库、目录数据库、原文影像资源库以及专题文件汇编资料库、史料汇编等四大数据库，这是管理手段现代化的基础。与此同时，要加大对图书馆业务档案管理设备的资金投入。

总之 ，在图书馆管理工作中，业务档案是其工作的基石，它不是一朝一夕的工作，而是漫长的过程，是图书馆基础建设的一部分。只有优化图书馆业余档案管理的现代化手段，不断提高档案利用率，才可促进图书馆整体服务水平更上一层楼。

参考文献：

[1]于春.重视业务档案管理促进图书馆事业发展[J].科技情报开发与经济，2013（14）.

[2]王艳玲.图书馆业务档案规范性管理探析[J].南昌教育教学学报.2011.（26）.