事业单位文书档案管理中的问题及措施

1.前言

随着我国社会主义经济的不断发展和社会主义制度的不断完善，事业单位的重要性不断变大，地位也不断提升，单位文书档案的数量和规模也随之发生了变化，这在一定程度上要求文书档案管理要具有更高水平。目前，我国事业单位在档案管理工作方面还存有一些缺陷和不足，根据这些缺陷不足，需要我们制定出一套切实有效的解决方案。虽然事业单位在不断进行改革，而且已初见成效，但其中还是不乏存在着不足之处，而这些缺陷将会影响着文书档案管理工作的质量和效率，因此积极研究具有针对性且有效的解决方案，以促进事业单位更好更快的发展势在必行。

2.事业单位文书档案管理中的问题

2.1事业单位对档案管理工作缺乏重视

目前，由于档案管理工作无法在短期内取得经济效益，创造利润，使得很多事业单位不够重视这项工作，没有充分认识到其重要性，忽视了对档案管理人员精心的培养和管理设备及时地更新，也没有做到对工作人员进行定期培训，这使得管理人员缺乏足够的专业知识和综合素质，无法紧跟时代的潮流。另一方面，档案管理人员对于档案的管理还处于原始的基础上，只是对档案抄抄写写以及保管，缺乏对事业单位有用信息的开发，导致了单位无法充分发挥档案应有的价值。

2.2文书档案管理制度不健全

目前，我国事业单位的文书档案管理制度不够完善和规范，主要是因为档案管理工作比较复杂繁琐，各部门的工作人员也缺少重视，因此对于档案管理的制度完善方面有些懈怠。而且档案没有及时整理清晰，使得大量的资料无法充分利用。这个问题导致了部分事业单位档案管理工作不能正常开展，提高了管理成本，甚至影响了工作质量，降低了工作效率。

2.3文书档案管理人员专业素质不高

由于事业单位对文书档案的管理缺乏足够的重视，以至于人员的更换性较大，在人员的选择上多选择一些薪资较低的临时工，这在很大程度上导致了工作人员没有足够的职业责任感以及专业性。而单位方面又没有对这些临时工进行适当的培训和引导，管理人员缺乏专业知识，综合素质不高。在管理工作中，这些人员缺乏丰富的文书档案管理工作经验，对档案的立卷、分类等工作不熟悉，在工作中经常丢失档案信息，或者出现其他问题，再加上单位没有制定适当的激励机制，人员没有认真努力工作的动力，缺乏工作的热情和积极性，阻碍了档案管理工作的顺利进行。

2.4文书档案管理方式不先进

随着社会和经济的不断发展，信息化水平不断提高，计算机技术不断进步，互联网系统已经广泛地渗透到了各个领域，现代化信息的管理设备应用率也在不断飙升。但事业单位的档案管理仍然沿用着传统的管理模式，有的甚至采用传统的手工录入管理，没有及时引进先进的技术设备，以致管理水平低下，这在一定程度上加大了管理工作的工作量，极大地影响了管理工作的质量和效率，不利于事业单位的发展。

3.管理问题解决对策

3.1提高对档案管理工作的重视程度

从长远来看，充分认识到事业单位的档案管理工作是节约成本、创造经济效益、引进人才的重要保障。只有重视档案管理工作，才能督促工作人员清楚地认识自己工作的重要性，从而更好地投入管理。事业单位方面，要针对性的培养档案管理人员，通过有关部门制定好有效的管理条例，来约束管理人员。单位根据人员的表现来进行奖惩，工作优秀的给予奖励，工作问题多的给予适当的惩罚，以此激发工作人员的热情和积极性，提高工作效率。档案管理人员方面，要按时做好专业的知识培训，及时更新对于档案管理的知识和技能，提高责任意识和工作素质，认真做好自己的工作。

3.2完善档案管理制度

实践证明，在事业单位内部，形成任何一项科学规范的制度，都可以有效的提高工作效率，而且，目前我国事业单位的档案管理工作中的不足之处，有一部分是由于不健全的管理体制造成的，所以对于档案管理工作，形成相应的严格的制度规范是十分必要的。因此，事业单位档案管理工作要根据自身的具体情况和发展结果，建立一套完善的健全的管理体制，并将制度落实到具体的实践中来。只有这样，才能使各项政策有效地贯彻实施，提高工作质量和工作效率，以推动事业单位的健康发展。

3.3提升档案管理人员的专业素质

随着事业单位的不断发展，单位对于工作人员素质的要求越来越高。提升档案管理人员的工作能力越来越重要，不但要加强管理人员对自己工作的认知程度，提高对自身工作的了解，还要加大对档案管理工作的宣传力度，使档案管理工作可以被越来越多的人所认知。而且要不断健全档案管理机制，使这项工作更加的科学化、系统化。因此，单位要注重档案管理人員专业技能地培养，提高工作人员的知识水平和业务水平，使其能够熟练地完成文书档案的收集、鉴定、保管、利用等管理工作，从而适应时代发展的步伐。此外，单位要定期组织档案管理人员参加各事业单位的档案管理交流研讨会，以便掌握更多先进的档案管理方法，为人员以后更有创造性的做好自己的工作提供有力的保障。

3.4更新档案管理设备

在档案管理工作中，需要积极地引进先进的技术设备，及时更新原有的管理设备。在时代发展的今天，信息化技术日新月异，发展突飞猛进，而事业单位为了其稳步发展，也需要紧跟社会发展的潮流，在档案管理工作上加大资金投入，积极地引用先进的科学技术和管理设备，促进档案管理的科学化发展，努力实现档案管理工作效率得到提高的目的。根据时代发展的前景，档案管理必将会摆脱原有的传统管理模式，朝着电子档案的方向发展。只有紧跟时代发展的脚步，才可以将档案管理的作用更好的发挥出来。

4.结束语

根据上文的叙述，我们知道档案管理工作对事业单位的发展有着极大的促进意义，要想事业单位更好的发展，做好档案管理工作是十分重要的一步。但是现今的很多事业单位都没有足够地重视档案管理工作，各个工作人员也都没有真正意识到档案管理工作对单位发展的真正作用，束缚了事业单位的发展。因此，重视档案管理工作，建立健全完善的管理体制，促进事业单位文书档案的管理是十分必要的。

（作者单位：杭州市河道管理总站）

作者简介

何晓青（1965～），女，汉族，浙江诸暨，档案馆员，杭州市河道管理总站。研究方向：机关事业单位档案管理的特点，档案的开发利用、档案的保护；电子文件的管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。