简述档案管理方法的现代化

王海燕

摘要：在市场经济时代背景下，档案管理工作必须实现现代化，其包含了档案管理理念的现代化、组织与方法的现代化、管理设备现代化等内容。本文从档案管理现代化的内涵入手，着重探讨了档案管理方法的现代化要点。

关键词：档案管理；信息技术；现代化；方法

改革开放以来，我国市场经济体制的建立和成熟，为档案事业的进步创造了良好的市场条件，也带来了新的发展机遇，同时更是给档案管理工作的开展提出了新要求。在这种时代背景下，作为档案局管理人员如何适应时代发展要求，努力促进档案工作的现代化已成为业界亟待解决的问题。这里我们也有必要对档案管理方法的现代化进行分析和讨论。

一、档案管理现代化概述

档案管理现代化是市场经济时代背景下的档案管理新模式，其工作不仅强调了档案管理工作水平，增加了档案信息存储量，而且促使档案在更多社会领域发挥出巨大作用，且具备很大的现实意义。

1、档案管理方法的现代化内容

档案管理现代化是一个综合性内容，它在具体工作中包含了档案管理方法的现代化、管理组织的现代化、管理理念的现代化以及管理设备的现代化等。在这里我们主要强调管理方法的现代化这一内容，其他几方面暂时不谈。所谓的档案管理方法的现代化主要指的是在档案管理工作中通过引入计算机技术、信息技术等一些先进技术来提高管理工作水平和效率的各种手段；同时，目前人们为了更好的提高档案管理效率还采用了完善管理制度、优化管理措施以及落实管理责任等方式。

2、档案管理方法的现代化优势

在目前档案管理工作中，档案管理工作要同社会主义市场经济体制相结合，从根本上实现为信息化时代发展服务的目标。在档案管理方法的现代化管理工作中，具体优越性表现在以下几点。首先，档案管理工作中，组织与方法的现代化是利用现代科学技术的原理、方法，按照档案管理发展的客观规律，是以现代计划、组织、指挥以及控制等行为协调，合理的使用档案系统中的各项人力、物力、财力，以最小的投入实现最大社会服务功能，从而推动档案企业的进一步发展。其次，档案管理手段的现代化与设备的现代化是在档案管理工作中选择各种先进、科学的辅助设备，如计算机技术、信息技术、多媒体技术以及网络技术等设备，从而实现档案管理的综合化、现代化。总之，档案管理方法的现代化是以适应社会经济发展为基础的，以档案服务为指导，以档案管理组织为依托、以档案管理设备现代化为核心的管理措施，从而让整个档案管理工作更快、更迅速发展目的，并且让其逐渐达到当代世界先进水平。

二、档案管理方法的现代化要点

在当今信息时代背景下，掌握更多的信息资源对于企事业单位的发展而言意义非凡，而档案管理工作的开展重点在于更快、更多、更准确的收集各种信息资源，从而方便人们利用和保管。面对这种档案管理方法目标，在档案管理工作中我们必须要加强档案管理方法的创新，科学解决各种阻碍档案工作的，提高档案工作效率。在档案管理方法的现代化研究中，具体重点如下。

1、档案管理方法现代化的内在要求

1.1、管理方法的市场化

在档案管理方法的现代化工作中，要从充分转变过去计划经济体制下的管理观念，将现代化市场管理机制引入到档案管理工作中，使得档案管理工作从竞争、激励、风险等方面发生改观。在此同时，档案管理工作还需要同信息技术的发展相结合，根据市场来确定档案管理方法的价值，这样就拜托了过去靠财政支持的消极档案管理模式，提高档案管理效率。

1.2.管理的科学化

在档案管理上采取科学的方法，按照管理科学的程序，对经济、技术、科学和管理环节中需要统一协调的事物，制定标准，并按照标准进行统一的活动，以获得最佳秩序和最佳效果。

1.3.技术的自动化

根据我国的经济状况和技术实力，手工操作与自动化在一定时期内将会继续存在。有的环节，即使自动化达到了很高的程度仍然需要手工来做辅助工作，这是由档案管理工作的性质所决定的。

2、档案管理现代化的几点措施方法

2.1 注重科学管理，正确看待档案管理工作。档案管理作为一项信息资源管理工作，对于企业在信息时代中的发展所起到的巨大作用是不可估量的。因此单位领导必须要重视起档案管理工作，加大对档案管理工作的关注力度和精力投入，积极引进高素质专业人才，实施科学管理措施，提高档案管理工作的现代化水平。

2.2 健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

2.3 强化计算机技术运用，实现档案管理网络化

网络技术与计算机技术的飞速发展，指纹与语音识别技術的广泛应用，密码技术的深化发展，使档案文件安全性得到有效的保障。同时，随着电子文件签署技术的发展与应用，可对档案电子文件资料信息的真伪进行认定与识别，为保障档案管理中电子档案文件的真实可靠性提供了保障。

2.4 现代化人才的培养

档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战，以及高新技术的应用与渗透。在知识经济飞速发展的数字化时代，档案管理工作要把重点放在数字化管理和网络化资源建设上，要培养一批既懂专业知识，又懂信息技术的高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。使之不断吸取新知识、新思想、新方法，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

2.5 实现智能化的管理方法，提升其信息服务功能

随着科学技术的更新，档案信息资源的载体实现了多元化发展，尤其是随着将来的语音识别技术的开发，有助于智能化的档案管理方式的形成。这一档案管理方法的运用，能够使计算机自动接收所有档案信息，并根据计算机设定与编制的程序对档案信息进行自动分类与归档，克服传统手工档案信息收集、整理与归档的缺陷，利于档案资料的价值的展现，从而全面提升档案信息的服务功能。

三、结束语

综上所述，传统的档案管理方法已不能满足信息时代下档案信息利用的要求，我们必须要正确对待档案管理工作，制定科学管理制度，提高档案管理工作的信息化水平。而作为档案管理人员而言，要不断提升自身的科学知识，实现从保管员到知识提供者的角色转变，全面提升档案管理水平，为现代化建设服务

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