企业电子文件的统一管理策略与模式

刘琪　肖长慧

摘 要：电子文件作为一种信息资源，是与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

关键词：企业；电子文件；档案；策略；模式

企业电子文件档案规范化、科学化的统一管理策略，形式资源共享，在历史的长河中见证了企业发展的速度，它将为单位各项综合业务、研究工作的开展随时提供方便快捷，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。

一、企业电子文件管理的概况

企业电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的企业机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被企业机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。

二、企业电子文件管理现状分析

我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。……