工程单位文书档案管理研究

何莎莎

摘要 工程单位的档案管理部门而言，其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多，主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此，一般的建设项目，其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理，只有一些对于国家具有重大意义的建设项目，才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。本文仅对单位自行建档的建设项目档案管理予以论述。

关键词 工程单位；文书管理；档案管理；管理研究

引言

建设工程都是地方性的，国家经济结构调整的目标规划的重大投资，促进组织实现经济健康持续快速发展的需要。逐年增加的建设项目，规模不断扩大，基础设施建设和技术改造项目如火如荼的社会经济的快速发展，良好的管理的新时代，利用好建设项目档案，发挥工程建设档案对工程建设质量控制显示使用高度重要性。所谓档案的收集，是根据各种线索向社会征集档案资料。所谓档案是指档案的采集和其他有效措施，将分散存在于社会和个人收集档案保护工作的重点[1]。这是从国家档案馆的功能是定义档案的收集。从建设项目档案来看，档案管理部门众多，不仅涉及土地管理部门批准，建设管理部门，环境保护和消防部门，还涉及到业主，施工单位，每个单位的档案管理部门，其档案收集的范围比小多的档案收集国家档案馆，主要是在工程建设和维护过程中的各种文档搜索使用生产单位各职能部门收集[2]。因此，一般的建设项目，文件往往是由各职能部门和业主，他们在管理施工单位，只有少数国家对建设项目有着重要的意义，它可以在一定时间内的档案收集国家档案的统一。本文仅对档案管理单位自记录，探讨了建设项目。

一、建设项目档案

施工项目管理是从项目的项目，提出可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购和安装、试运行。在整个过程管理竣工验收具有直接形成，保存的文本，不同价值的图纸，图表，声像和其他不同的形式与归档的历史的国家和社会的载体[3]。建设工程项目管理主要包括基建文件，监理文件，施工文件和竣工。基建档案由建设单位在项目建设的全过程中形成和收集与归档保存的形式和记录载体安排档案和各种价值。监理资料主要是档案监理单位在监理管理资料，施工过程中的工程建设监理的形成，完成和监理资料监理资料移交建设单位验收。主要从建设项目信息的过程所形成的施工单位的施工文件，包括施工工艺，施工材料，文件数据测量监测记录，施工记录，施工试验记录，施工验收资料，数据质量评估，转让的地图建设单位竣工档案。竣工文件包括工程规划验收，消防验收，验收，人民防空的环保验收，档案验收文件，备案文件工程竣工驗收。

项目文件是一个有机的载体，其主要特点是：（1）成套性。它记录和反映工程建设活动和成果的全过程，衔接和建设的总体规划和专业内容，完成整个构成完整的项目；（2）专业性。无论是建设项目档案的生产，或国防建设项目文件或土木工程，它是专业技术活动的真实记录，包括使用的全过程，从项目完成的酝酿，决策，设计，施工，竣工于现实；（3）它具有很强的实用性，在建筑设计的质量，综合评定工程质量的重要环节，是验收的基础，是不可或缺的现实基础工程建设，维修和技术改造使用。

二、工程单位文书档案管理办法

1）加强对档案工作的集中管理是工程建设档案齐全，完整的重要保障和标准。我们按照统一领导，统一制度，分级管理原则。建立档案工作领导小组，统一协调的档案管理工作。在档案信息管理工作的总工程师，档案资料室建设，建立专职档案员，各业务部门指定的专业技术人员为专职或兼职档案管理人员，形成一个完整的档案管理网络。同时，完善制度建设，工作责任制和档案管理制度的修订，明确责任，严格。无论是各部门，在保证文件、材料工程或单元的不同阶段，不遗漏、不丢失，使档案管理工作实现规范化、系统化[4]。

2）我们对档案内容和工作范围的理解比较窄。思想不开放，工作不能创新。各级各类档案管理工作是不是一种先进的管理意识，没有好的和有关部门主动联系。没有文件工作的各个环节。很长一段时间，导致业务部门和档案管理部门，信息的积累，自己的自由将带来难以备案不完整的档案法。近年来，我们意识到档案工作是不是临时的工作，开始逐步转变观念，制定了一系列措施，推进工程建设档案管理。

3）在很长一段时间，纸质档案管理系统仍然是档案存储的主导模式，所以加强仓库信息管理的基本方式，可以通过系统的项目文件管理明确文件的具体位置。档案管理人员可以在最短的时间内找到所需的文件，最大限度的提高工作效率。同时，可以加快智能环境建设，提高文件的存储时间，自动调节温度的实时监测 [5]。

4）完善的信息管理系统是目前档案管理的当务之急，当前文件管理软件得到了广泛的应用，但软件是不常见的，形式各不相同的数据存储格式和存储，数据库的使用也各不相同。虽然目前的软件可以实现登陆，输入，查询，删除等主要功能，但是系统没有解决数据交换的问题，很难在固定平台的不同方面统一的数据实现数据共享。新的应用管理软件应具有数据模块实现两者之间的数据通信和交互的独立的功能，模块的设计完成，使档案管理软件和相互适应整个企业的自动化管理系统，充分利用网络技术，实现在以太网之上的管理数据。

三、讨论

建设单位作为项目的组织者和现场管理，不仅直接承担项目文件的收集，整理，归档工作，同时负责其他工程施工单位的工程档案管理的监督和协调职能。我们要认真做好项目档案管理工作，必须从认识[6]。建设部创立之初，在领导高度重视该项目的档案管理。成立一个专门的工程档案管理室，配备负责工程档案管理人员，购置电脑，打印机，复印机，传真机和其他设备的档案管理，文件的皮肤，购买档案盒，目录中的线圈，备考表文件管理资料，建立健全了档案收集制度、档案借阅制度、档案监督制度、档案验收制度等档。

四、总结

随着人们生活水平的提高，对人类的意义的住宅不再仅仅是一个居住和办公的场所，在房屋质量不断追求人与周围的环境质量，促进建筑业快速发展。建设项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，是工程质量的直接反映。它记录了建设工程中建设、设计、施工、监理等过程的每一个环节，这种客观真实的记录对工程的建设与发展，安全与生产科研，对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平，提高工程质量都有十分重要的意义和作用。因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符，保证建设项目档案的齐全、完整、系统，是科学管理建设项目档案的基础。项目文件记录和建设项目施工工艺发展的全过程，建筑业。所以做项目文件管理对建筑业可持续发展的实现起着至关重要的作用。

参考文献

[1]林丽媚.浅谈高速公路工程档案工作存在的问题和建议[J].城市建设理论研究（电子版），2011（23）：12-13.

[2]潘莲莲.浅谈公路工程档案管理[J].城市建设理论研究（电子版），2012（8）：68-69.

[3]陈玉燕.谈重点建设项目的档案管理[J].工程建设与设计，2006，（12）：102-104.

[4]单承瑾，史艳春.浅析建筑工程档案资料管理制度[J].中国管理信息化，2012（19）：1-2.

[5]赵克云.做好工程档案管理探讨[J].现代商贸工业，2008，（3）：125-126.