浅谈中小企业档案管理的完善

林琦

【摘 要】档案是人类社会活动的历史记录，是人类社会发展到一定的产物，是人类文化遗产的重要组成部分；完善中小企业档案管理机制是做好档案工作的重要途径。

【关键词】企业；管理人员；重视；完善

对于一个发展中的企业来说，它的发展情况，我们只要观察档案管理工作做得好坏与否就可以直接看出。好的企业，档案情况一定是记录得比较清晰和有条理。这样，企业各个部门之间的工作才能有条不紊地进行。

1.中小企业需要优秀的档案管理人员

档案管理人员既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量、繁琐的档案收集整理、保管、整理、鉴定、统计、提供、利用六项工作[1]。企业档案管理建设需要优秀的档案管理人员，才能防止和克服混乱现象有效地发挥档案的应有作用。优秀的档案管理人员是要具有良好的心理素质和专业素养[2]。档案管理人员在工作中不能单纯地、一味地追求经济效益，要以事业为重，无私奉献，热爱档案工作。要树立“俯首甘为孺子牛”地思想，淡薄名利、乐为人梯、甘为无名英雄的品格，应该成为档案管理人员的一种美德。有了这种奉献地理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地，兢兢业业地做好档案工作。

档案工作绝不是普通人所认知地简单的存、放、取工作，它是一项涵盖数种专业，因此档案工作人员必须具备专业素质。档案管理人员的专业素质包括：履行专业职责地能力、智力、成绩、学历和资历等。这几个方面综合在一起决定着一个专业人员的素质。档案管理人员的专业素质，决定着当前以及未来档案管理事业的总体发展水平。高素质、高学历、高能力、高层次的综合能力人才，才能为企业提高档案管理工作效率打下基础。

2.中小企业档案管理人员队伍不稳定时期要做好衔接工作

在市场经济下，人员的自由流动在为企业发展提供动力的同时也是市场经济发展过程中不可避免的一个固有现象和趋势。企业应该处理好由于人员的频繁流动而造成经常处于动态变化当中的档案。

一是档案交接要及时，要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是企业负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在原档案人员离岗或调动工作单位时不得离开工作单位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员地岗位职则之中。

二是档案人员调离科室之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好檔案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好四项工作：（1）对所保管地档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；（2）对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；（3）按档案移交要求编制档案移交文剧及表格；（4）撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：1）了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；2）向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；3）必要时要了解或检查移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。即使在今后的工作中发现了问题，也不能忽视，应该及时上报，尽快解决。

三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。档案交接可由分管领导监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接交据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人，接收人各执一份，企业存档一份。交接工作结束之后，移交、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

3.中小企业要充分利用现代化设备，更好的为档案工作服务

传统的档案管理工作不仅在资料收集时需要大量的人力、物力、财力，同时在资料应用时会浪费工作人员大量时间，在查询档案信息时路途远、耗时长、满足不了企业各单位利用者的快速查询、利用档案的需求。另外，随着企业的不断发展，档案的数量不可避免的增加，而无限地扩大档案储存室面积、设备以及增加档案管理人员并不能从根本上解决问题，企业成本也会大幅上涨。现有的传统纸质档案工作的管理体制及其收集、整理、鉴定、保管和提供利用等工作模式，已经很难适应新技术下档案管理工作的新要求[3]。进入20世纪以后，我们可以看到，数字化档案已经越来越多地代替了传统地纸质档案，办公逐步实现了无纸化。而中小企业可以通过配备计算机、扫描仪、复印机、服务器、文字数字化等先进地硬件设备可实现工作人员的及时查询、充分共享，更能够为企业在档案室扩建等方面节省开支。数字化档案优点是：（1）工作效率大幅度提升，资源可共享；（2）档案能够实现可靠与完整；（3）调用档案文件更加实用与方便；（4）快速备份，高效管理。

当然数字化档案有效利用的前提是确保设备安全、网络环境安全、操作安全等方面。例如2008年4月东方航空公司设备故障导致数据丢失，导致了6架飞机未能获得译码数据，由此造成的飞机不能按正常航班进行飞行，给该企业造成了巨大地信誉损害以及经济利益的损失。因此现阶段，档案管理应是实行纸质档案与电子档案并存管理。纸质档案具有直观性和法律效力地原始凭证。中小企业的档案资料详细记载着的企业发展至今的经营理念、管理经验、活动失误等资料，企业通过对完整、有效信息的整理和分析，有利于企业在发展中计划、组织、管理、控制、创新等工作的有效进行，以达到企业的决策及时、管理得当。这也使得企业的资源合理配置，极大提高了企业的经济效益，并为不断提高企业文化软实力奠定了坚实的基础。

4.中小企业档案工作存在的问题与解决对策

由于档案管理不能直接给企业创造经济效益，所以部分企业负责人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，没能把档案管理工作提高到重要位置，认为只要保管好不丢失不损坏就完事大吉了。普遍的薪酬偏低导致档案管理人员缺乏职业自豪感，大大打击了档案管理人员的积极性。某些企业的档案管理工作人员对档案管理工作认识错误，没有给予足够的重视，他们认为从事档案管理工作没有太大的发展空间，无法体现自我价值，因此无法端正工作态度，缺乏责任感，无法做到耐心细致，缺乏乐于奉献的工作精神以及良好的职业道德品质，更不具备扎实专业的档案管理知识，以及广泛的科技知识，因此无法正确的认识档案管理工作在企业的管理工作以及社会的发展进步中所产发挥的巨大作用和重要意义。档案管理工作的好与差直接关系着企业管理工作的基础，也标志着一个企业能否长久发展的关键，因此企业领导一定要提高对档案工作重要性的认识。

故而，档案管理工作是一项光荣而艰巨的任务，档案管理工作系统的构建也是一件复杂的工程。对此，我们应该在不（下转第291页）（上接第226页）断的工作中发现档案管理中存在的问题，发现问题，解决问题，最后使档案管理工作不断完善。企业档案工作要适应档案管理现代化的需要，档案工作要不断的创新、不断发展需要档案管理者要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，使档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，与企业同步发展。 [科]

【参考文献】

[1]陈兆娱.档案管理学，中国人民大学出版社.

[2]刘淑英.办公室档案管理人员的素质培养，民营科技，2008，11.

[3]傅荣效.档案管理现代化—档案管理中技术革命进程的动态审视，浙江大学出版社，2002，8.