应用信息技术规范档案管理的途径与措施

张宗府

（济宁市信息中心，山东 济宁 272017）

应用信息技术规范档案管理的途径与措施

张宗府

（济宁市信息中心，山东 济宁 272017）

随着计算机技术和网络通信技术的不断运用，应用信息技术进行档案管理已成为时代发展的必然要求。信息技术在规范档案管理方面具有传统档案管理方式无法比拟的优越性，针对档案管理的特点，如何正确运用信息技术进行档案管理成为相关工作人员关注的重点。本文阐述新时代背景下采用信息技术规范档案管理的优点，并介绍如何进行规范的途径和措施。

信息技术；规范；档案管理

1　采用信息技术规范档案管理的优点

1.1提高档案管理的工作效率

现代档案管理信息系统具有采集和整理速度快、存储信息量大、检索和查阅方便等特点，可极大地提高档案管理工作的效率。目前很多单位的档案信息量非常大，需要整理归档和存储的档案信息种类也很多，如果单纯依靠传统的纸质档案管理方式，会耗费大量的人力、物力和财力，而采用档案管理信息化的方式可方便档案信息采集，应用各类计算机软件对信息进行处理，以文字、图表、各种格式的电子文档和音频、视频等形式进行分类和存储，在查阅和检索时只需在系统中简单输入关键信息就可找到所需要的档案资料，提高了档案管理工作的效率。

1.2提高档案信息的安全性

传统的纸质档案管理方式很容易导致档案信息的丢失和损毁，造成档案信息不全面、不完整，而采用档案管理信息化系统则具有非常高的安全性。随着通信技术和数据库技术的不断发展，电子信息的存储方式发生了很大改变，信息的输入输出次数没有了局限性，不再像传统档案信息那样，每次输入输出都会面临着丢失或者损毁的风险，极大地提高了档案信息的安全性。

1.3降低档案管理的成本

相对于传统的纸质档案管理方式，采用档案管理信息化系统只需一次性的投入，少量的运行维护费用，加之电子档案占用空间小，需要的管理资源少，大大降低了档案管理的成本。一般单位的档案管理系统只需两到三名具有专业素质的档案管理员就可随时随地利用计算机清查统计、检索和维护各种档案数据。这减少了翻阅纸质档案的繁琐程序，大大降低了档案管理成本。

1.4使档案信息更具法律效力

高性能电子设备特别是激光打印机、扫描仪及刻录机等设备的使用，使得传统的纸质文件能很好地以电子格式存储起来，包括已经签字盖章的文件。使用者在查阅和使用时可清楚地看到和原始文件一样的资料信息，这些电子档案和纸质档案一样，都具有法律效力。

2　应用信息技术规范档案管理的途径与措施

2.1建立完善的档案信息化管理标准和体系

各级单位的档案管理工作既具有一定的共同点，又各有不同之处，每个单位档案管理信息化都要根据自身工作内容的特点建立完善的档案信息化管理标准和体系。一方面，档案管理信息化建设涉及到大量的基础设施和设备、信息应用系统、资源管理、安全系统和人员培养等诸多方面，需要一套完善的管理标准和体系来规范其建设方法和建设步骤；另一方面，日常档案信息化管理工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这也是档案信息化管理工作的主要内容之一。

目前我国对传统的纸质档案的管理标准和体系比较健全，但对信息化环境下的档案管理体系并不完善，要及时加以调整。我国也已经发布了一些电子文件管理标准，各单位要根据国家法律规范围合理制定适合本单位的标准体系。

图1　档案管理信息化系统

2.2加大资金和人力投入，增加档案信息化管理的软硬件设施

档案管理信息化建设是一个长期的过程，需要大量的软硬件设施来完善和支撑，因此要加强对档案信息化建设的资金投入和人员投入。从软件方面来说，选择适合自身办公特点的档案管理软件和管理平台是档案管理信息化的基础，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口以及档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。前期需要单位档案管理人员做好本单位内部调研和市场调研，也需要单位领导给予大力支持；从硬件方面来说，档案管理信息化需要大量的设备支撑，单位要将档案信息化建设经费列入年度财务预算，对档案数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化要有特定预算，增加经费投入。

2.3创新档案管理信息化的服务方式

随着办公自动化和局域网技术的发展，很多单位通过局域网将本单位各部门的工作内容紧密联系在一起，档案工作更是如此。很多单位内部提供档案信息查询服务，一是在内部网站上建立各种档案信息查询栏目，通过“档案查询”链接档案管理软件系统，档案管理人员负责用户注册，部门用户可根据权限进入系统，查找科技档案案卷和文件目录，查阅电子档案资料。二是把单位档案信息资料及时传输到档案信息数据库中，实现电子档案资料的一次输入多次输出模式，单位内部的用户可在权限控制下阅读已录入的档案信息。

档案系统办公自动化是档案信息化管理的前提和基础，只有把高效的管理方式和档案资源开发能力运用到档案网络管理系统中，才能建立从档案信息的采集、整理、归档、存储到开发利用的现代化管理体系。其中，数据库建设是档案信息化管理的关键所在，数据库建立的意义就是依托先进的信息技术科学管理档案资料。要实现档案信息化，必须从文件材料的产生开始，运用统一的计算机管理系统，完成撰写、检索、借阅及编研等文件处理和档案管理的全过程，使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来，这样，单位各部门就可以通过网络实现对档案信息资料的共享。

2.4提升档案管理工作者的业务能力

档案信息化系统建设和维护需要依靠高素质、高水平的档案工作者。对档案工作者提出以下几点要求。一是要对档案管理工作有一个清晰正确的认识。单位的档案工作是单位其他工作的基础，其所涵盖的纸质和电子信息具有凭证、借鉴和认知的重要作用，是单位正常工作的重要保障，档案管理人员要有强烈的责任心和事业心，要有坚定正确的政治敏锐性和政治鉴别力。二是要有档案管理方面的专业知识，主要包括对档案信息真实性的辨别能力，对档案信息重要性的评估能力，对档案信息的整理加工能力等。三是要具备一定的计算机能力和网络信息安全维护能力，能熟练处理和存读机读档案、声像档案及电子档案等新型档案载体。

3　结 语

信息技术在档案管理中应用的广度和深度随着计算机技术和网络技术的发展而不断发展。档案管理方式的改变让很多单位的档案管理工作步入了新阶段，颠覆了传统档案管理的思路和方式，档案管理人员要适应这个转变，及时掌握新的管理方法和管理方式，把档案管理工作做得更好。

主要参考文献

［1］吴坤.关于我国企业信息化建设的思考［J］.北方经济，2006（6）.

［2］周红.试论建设档案信息化建设的发展方向及对策［J］.科学咨询：决策管理，2009（4）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.164

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0224-02

2015-06-11