企业即时通讯价值

李百毅

企业即时通讯价值

李百毅

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南车青岛四方机车车辆股份有限公司

近年来，随着公司业务的快速发展，公司进入迅速成长阶段。同时，市场竞争日趋激烈，如何利用现代信息手段加强企业内、外沟通与协调，加快反应速度是公司面临的一个重要挑战。随着公司的发展，企业员工之间的沟通方式也越来越多，如：移动设备、电子邮件、即时通信工具，音视频会议等。这些通信手段的应用满足了公司通信的需求，但堆积在一起的各种通信手段使企业通信系统复杂臃肿，放慢了公司的信息化进程，桎梏了公司的进一步发展。目前，通信多媒体技术已在社会上得到广泛应用。随着移动技术、社交网络的发展，其功能、应用领域也在不断扩充。如：QQ、MSN等大量免费的个人即时通讯软件的大量应用，在方便沟通的同时，也给企业的IT管理等方面带来了诸多挑战。为了应对这种挑战，企业即时通讯应运而生，作为企业沟通必备的工具，逐渐被各企业所认知，但是企业即时通讯对于企业的好处有多少，相信大多数企业未必尽知。其实企业即时通讯不止对企业的沟通方面有价值，同时对于企业内部管理、业务集成、信息安全都有不可小觑的作用。

1 前言

随着技术的发展与沟通方式的变化，作为互联网最普及的基础服务之一，即时通讯用户规模每年都在稳步地增长。随着电子商务应用和企业信息化建设的深入发展，即时通信软件在各种环境下凸显出的需求越发强烈。目前，我国的即时通讯市场无论在用户人数、活跃程度、人均拥有账户数都创下了世界之最。用户基数成为即时通讯市场强而有力的驱动因素。针对企业领域的应用情况，即时通讯又分出了重要的一脉支流——企业即时通讯。

2 企业沟通中出现的问题

很多企业在使用企业即时通讯之前都有存在这样一个问题。而事实上，企业即时通讯的产生是为了补足个人即时通讯面对商业应用时表现出来的欠缺。个人通讯主要是以人与人之间的感情交际为沟通前提，再加上个人通讯本身集成的许多娱乐因素，以及沟通过程中信息的安全问题，在工作过程中给企业办公埋下了很多隐患。以个人为单位的通讯架构加大了企业对人脉的管理难度，一旦员工离职，客户的通讯极有可能会随之流失。

3 企业即时通讯能帮助企业完善哪些问题

企业即时通讯是一种全新的运营模式，其账户由企业管理员同一申请，并按照企业的通讯架构分层级清晰显明，适合任何规模的企业操作，更满足了企业内外协作、架构管理及管控方面的需求。若有员工离职其账号仍由企业收回，避免人脉流失问题。除了完全剔除娱乐因素之外，以“IM+门户+应用功能”使企业即时通讯成为一个功能整合体。并且可以与其它通讯手机完全融合，实现单点登录，如视频会议、协同办公、短信平台、在线客服、网络监控等等，并提供第三方CC_API接口实现CC与其他软件终端的运行和对接，企业只需通过简单的操作便能迅速部署，以最大程度地将企业资源转化为商业价值。

企业即时通讯可以减少员工上班娱乐时间

QQ、MSN等这些免费个人即时通讯工具开放的娱乐功能为企业办公埋下了隐患。根据调查发现，办公室员工每小时因为个人即时通讯软件平均被打扰11次，每年对美国经济造成5880亿美元的损失。被打扰的工作者不但浪费了时间，而且造成工作效率的低下。

当然不可能完全杜绝使用即时通讯工具，唯一的办法是用一种即时通讯可控的方式来让娱乐功能彻底从你的办公室里剔除。企业即时通讯可以帮你很好解决这个问题。诸如IBM Sametime、微软Lync等作为企业用户设计的功能配置，一方面完全隔离了所有与工作无关的娱乐功能，另一方面还配备了丰富的互联网办公工具，诸如离线文件传送、共享、在线截图、企业短信发送、多人群组文字、远程协助、视频语音会议等，为员工打造一个纯粹的企业沟通协作平台，提高工作效率。

企业即时通讯可加快企业内部沟通

企业即时通讯特有的组织结构树型目录与成员名片，这些特点对于能够使异地办公的公司成员也能够如同处在同一间办公室，无需自己再与同事相互添加个人账号，像CC企业即时通讯只需企业管理员在后台设置，所有的人员变动都会同步更新到所有员工账号的通讯列表。层级关系、电子名片以及员工招聘都可一目了然，有助于企业内部实现互联互通。例如员工根据不同的条件定位快速找到目标同事，查看联系人的在线状态信息，并可利用即时文字、图片、语言、视频、短信等各种沟通手段快速发起沟通对话，高效、快捷地提高办事效率。

企业即时通讯可加强企业内部的IT管理

相比个人即时通讯的不可遥控，企业即时通讯给予了企业管理者足够的管理权限。诸如IBM Sametime、微软Lync等企业即时通讯是以企业/机构为主体来申请用户账号，而所有公司的下属成员账号均由企业统一开设、分配、管理。企业管理者可针对不同的员工职务信息，进行相关的权限控制。比如决定员工是否可使用通讯工具、是否可对外沟通、是否可使用文件传送、共享、在线截图等，是否具有第三方消息接收、是否可进行短信收发等。同样作为企业管理者可查看到完整的监控记录，针对不同用户身份定义不同的角色和权限能力，让不同层级的员工可以各就其能、各尽其职。另外，当员工离职时企业可将其账号进行回收，避免客户资源的流失。

企业即时通讯可消除企业的“信息孤岛”

“信息孤岛”指的是相互之间在功能上不关联互动、信息不共享互换以及信息与业务流程和应用相互脱节的计算机应用系统。在IT信息技术飞速发展的今天，企业进行的每一次局部的IT应用都可能与以前的应用不配套，也即是说，帮助企业日理万机的业务系统间很难做到相互兼容，从而很可能造成设备闲置、资源浪费、信息冗余的困局。在企业业务需要统一的环境下，企业即时通讯能够通过开放的第三方接口将企业其他业务系统融合进来，如OA、ERP、CRM、流程审批系统等，所起的作用是从中形成一个有机的整体，修补原本被割断的密切相连的业务流程，使企业业务能够完整、顺利的执行和处理。

企业即时通讯能够保障企业沟通的信息安全

个人即时通讯的安全隐患问题一直是引起企业用户恐慌的源头。尽管现在个人即时通讯技术已经进入成熟阶段，但它并非最安全的通信工具。缺乏完善的安全机制，它很容易让蠕虫病毒进入网络，窃取企业机密，并在不留下任何痕迹的情况下将机密传递给企业的竞争对手。类似IBM Sametime、微软Lync这种专业企业即时通讯的优势在于，它可以从技术、商务、安全、管理人员以及服务流程等各方面制定严格细致的安全标准，如采用基于CA认证的128位银行级别数据加密传输模式，数据备案加密保存、SSL高安全访问数据加密钥等等。

4 结语

综上所述，企业即时通讯系统通过对各种信息进行集成和高效的协作共享，不仅加强了企业信息流转的效率，整合了企业资源，提高了整体工作效率、而且还提高了企业的整体反应能力，使企业在激烈的竞争中处于有利地位。所以企业级的即时通讯系统，是企业建立高效、可视化、信息交流、共享平台的必然选择。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.02.026