浅谈高校办公室工作的职责与效率

文/大连大学机械工程学院 孙娜

浅谈高校办公室工作的职责与效率

文/大连大学机械工程学院 孙娜

本文从分析高校办公室工作职能、提升办公执行力、提升高校办公室工作效率3个方面，就加强高校办公室工作人员办公能力加以论述。

职能；执行力；效率

当前，许多高校实行了校院级教学及科研管理体制，随着管理中心的下移，院系办公室工作人员面临着前所未有的工作挑战。办公室工作人员的管理能力和工作水平直接影响到学院的教学和科研工作，如何深入体会自身职责并提高工作效率成为现阶段高校办公室工作人员的首要任务。

一、深入认清高校办公室工作职能

高校办公室是高校综合办事机构。主要负责高校教务和考务工作的相关综合内容，并保证教师正常教学及参与教研和科研工作的完成，还涉及与各学校部门及各学院间的综合协调、督查督办、公文处理、组织会议和接待学生信访处理、信息调研、档案管理、年鉴汇编、对外联络、组织重要活动、综合管理服务等工作。工作人员具体职责包括综合协调全校各部门工作；安排教学各环节中出现的教务及考务内容；督促落实学校的重大决策、重要工作安排和领导交办事项；负责学校公文处理，及时签收、登记、交办、督办。做好保密工作和档案管理；组织起草全校性重要材料，参与制定学校中长期发展规划和全局性改革方案。审核各部门以学校名义拟定的各类文稿，印发各类公文；负责学校信息调研工作，及时编写、上报信息宣传稿件，编撰教育年鉴；深入开展调查研究，为学校决策提供参谋服务；组织安排全校性重要会议、活动和工作。负责学校公务接待和校内外的联络工作；管理和使用学校印章，处理接待来信、来访；完成学校领导交办的其他工作等。工作内容琐碎并繁杂，需要办公室人员具备充分的耐心和处理综合性事务的能力。

二、提升教学工作执行力

所谓高校教学工作执行力，是指贯彻教学工作中心意图，完成预定教学及管理目标的操作能力。执行力相对个人而言就是办公室人员的综合办事能力，相对教学单位及团队而言就是教学整体的质量完成和发展力。好的执行力可以保证个人按时按质按量完成自己的工作任务，保证教学团队在预定的时间内完成整体的战略教学目标。再好的制度和计划，没有好的执行力，也没有竞争力，也会失去意义。

提升办公室工作执行力有许多行之有效的途径：加强沟通是前提，有好的理解力和沟通力，才会有好的执行力；善于协调是手段，要组织协调好各项内部及外部资源；坚定的决心是基石，要具备迎难而上，处理复杂事务的信心和决心；听取反馈是保障，这样才能及时发现执行过程中出现的错误和偏差，总结经验不断改进；完善的责任是关键，落实责任并通过行之有效的策略进行考核，才不会使执行力成为无用功。

高校办公室的执行力保证着高校是否能切实贯彻制定好的战略目标，解决实际问题，能否按照自身教学和治学的理念，科学地组织和调配学校及各部门各种力量，推进教学改革与教学和科研发展。办公室人员应保证科学顺畅的办公流程，按时承办并呈报各项工作任务，使各项工作形成一个完整的链条，利用科学的用人和管理制度，责任明确化，工作高效化，保证各项制度的执行和各类工作的运行。

三、提升高校办公室人员工作效率

高校办公室是一个综合性的机构和部门，发挥的是服务性作用。高校办公室主要负责保障和管理日常教学流程，协调学校各部门及各教学单位间的合作，进行教学单位与其他教辅部门和教学实践单位的事务联系，起到承前启后的作用。其工作效率的高低直接决定教学活动能否顺畅进行，为了实现较高的办公室工作效率，必须不断探索实现高效运行的途径和办法，提升办公室工作人员的工作效率。

高校办公室的工作涉及多项教务、考务及教辅工作，并维持着学院正常运行的各项日常事务，保证着教师教学和科研工作的正常开展，比较复杂和琐碎，但是地位相当重要，是整个教学管理工作中不可缺少的一部分。其工作效率的高低直接决定教学的顺畅与否。只有保证高质量、高效率的工作状态才能体现出良好的教学风貌。

提升高校办公室人员工作效率，首先要对各项工作做好计划。办公效率在很大程度上取决于工作计划的制定。所谓计划，也就是对自己接下来进行的工作做到心中有数，高校办公室的工作要分清主次，主要保证重要的教学环节顺利进行，保证重要的教学活动和科研活动开展，了解在什么时间具体做什么事情，防止手忙脚乱现象的发生。具体工作内容可能发生诸多变化，只有提前做好预测，才能应对一些临时发生的、极为被动的情况，收到意想不到的效果。

另外，高校办公室工作人员必须要具有全局思想，能够顾全大局，要从教学管理的全局出发，合理进行工作的计划和安排，分清主次。只有站在全局的高度，才能较好地实现协调，促进各教学部门间、领导与教师间、教师与学生间的意见交流。

总的说来，高校办公室工作人员要想实现工作效率的提升，必须认清自身工作性质和职责，正确处理各项工作之间的关系，进行科学性部署，做到办事缜密周到，尽量避免错误，减少矛盾的发生。要发挥理性思维的作用，要有持之以恒的精神，对于工作要有始有终。提升工作的执行力，将事情处理得井井有条，用科学的方法提高办事效率。培养自身的综合素养和管理能力，保持积极心态和认真严谨的态度，保障各项教学管理活动的正常高效运行。

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[2] 江莉莉.浅谈新时期如何提高高校系办公室秘书的工作效率[J].科技信息（学术研究），2008（29）.

[3] 欧阳薇.浅谈提高高校办公室工作效率的策略与途径[J].科技经济市场，2013.