论提高高校办公室工作效率的途径

文/大庆师范学院离退休职工管理中心 李治凯

一、引言

高校是人才的摇篮，是培养人才的主要场所，同时，高校也承担着社会上众多的科研工作量，高校的教学科研任务繁重，高校办公室作为协调教学与科研的主要部门，在处理学校各项工作方面起到重要的作用。高校办公室管理人员应该了解工作职责，以此不断进行创新改革，提高工作效率，因为只有权责明确，才能各司其职，提高效率。办公室工作通常具有的职能有：上传下达、检查监督与综合协调；辅助决策，服务领导；做好后勤，服务师生；对外窗口职能；营造文化环境职能等。

二、高校办公室管理过程中的常见问题

（一）工作人员缺乏责任心。办公室的日常工作内容较多，很多是跑腿的事情，没有太多的技术含量，这给一些工作人员在思想上带来了认识偏差，内心想着调整到一个更好的岗位，缺乏工作责任心，此外，很多高校办公室以往的用人政策有些落后，缺乏激励政策，在一定程度上影响了员工的责任心，平时工作繁忙，很少从事科研，研究成果很少，职称晋升比较难，收入相对较低。

在工作态度方面，很多员工都有消极的心态，那就是对自身工作抱着“不求有功，但求无过”，只是被动地完成领导交给的事务。

（二）人员缺乏，工作压力大。办公室管理人员较少，工作任务比较繁重，工作压力大，工作强度大，近年来，高校在扩招、办学规模日益加大，高校办公室日常管理工作量大大增加，又因为办公室是学校任务下达的终端、各项信息收集的初端，工作压力之大、任务之繁重可见一斑。

（三）分工不明确，权责不清晰。高校办公室，由于分工、工作季节性等原因，可能会出现有些人在某些时间段内比较清闲而有些人却比较忙碌，由于缺乏协调机械，工作繁忙的员工就会抱怨，长此以往，可能会引起内部不团结、工作不配合等现象。

三、提高高校办公室工作效率的途径

（一）变被动为主动，提高服务意识。首先，办公室工作人员要从思想上提高认识，从内心深处明确自身工作的价值，明确自身工作的重要性，不断增强服务意识，变被动服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对学院发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。其次，也要主动地为全体老师和学生服务。最后，还要不断进行总结，不断的学习，不断提高服务师生的本领，办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让师生满意，这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。

（二）加大创新力度，摸索新的工作思路。创新是一个民族的灵魂，创新是推动社会发展的动力，创新是提高工作效率的关键。对于高校办公室工作，针对当前工作，如何精简工作步骤，化繁为简，提高办事效率，是办公室管理人员重点思索的问题，在办公室可以设置调查问卷，让来办事的单位同时进行匿名填写，提出宝贵意见，加快办公室管理制度的创新，并鼓励职工多提意见，作为办公室工作人员也应该打破常规，放开手脚去干。所以可以把提合理化建议的制度运用到办公室的管理中，建议一经采纳，就进行适当奖励。实现办公现代化，这也是高等教育改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为学校节省大量人力和物力。

（三）努力提高管理人员的综合素质。决定工作效率的因素有很多，其中员工个人的工作效率是最关键因素，作为高校办公室管理者，要想顺利高效完成各项工作，就应该具备以下各项素质：政治觉悟高，良好的表达能力和沟通协调能力，具备办公自动化软件应用能力，具有深厚的文字功底，能写各类文秘材料，具有完整的知识体系。事实上，很多高校办公室管理人员都是半路出家，本专业管理人员很少，缺乏高等教育理论、行政管理或计算机专业知识，需要对这部分工作人员加强培训。此外，还应该完善高校办公室管理岗位制度，管理人员的行政级别要通过综合的评比进行量化，尤其是注重个人资力和实际工作能力的评比。分类管理不同级别不同岗位的工作人员，对不同岗位工作人员制定不同的培训政策，有针对性的提高员工的综合素质。人员素质提高了以后还要不断提高监督与自我监督意识，灵活督察方式，规章制度通过有效的监督将它执行到位，办公室负责人要把颁布的学院管理文件落实到位，用制度来约束人，这样可以起到明显效果。

四、结束语

高校办公室的基本职责就是做好学校的日常服务工作，在学校相关领导的具体指导下完成各项教学任务。办公室工作人员在日常管理过程中，应该明确自己的身份，提高服务意思，明确工作职责和义务，应时刻提醒自己必须认真工作，要有高度的事业心，要甘心吃苦，有功不居，努力做好参谋、协调、联络和服务工作。

[1] 许徐.秘书专业实践教学体系的建立与运用[J].合肥学院学报(社会科学版),2006(01).

[2] 高丽丽.浅析高校办公室工作中的柔性管理[J].办公室业务,2010(01).