电网企业推行原始凭证电子化的创新与实践

（国网内蒙古东部电力有限公司 内蒙古呼和浩特010020）

一、实施背景

原始凭证是会计核算的基础资料，是记录和反映经济业务的重要信息来源，传统的纸质原始凭证形式多样、数据量大、分布广泛，手工流转容易破损、毁坏、丢失，难以保证原始凭证的完整性、安全性，同时，纸质原始凭证无法与信息系统紧密衔接，导致无法实现对原始凭证的在线审核和追溯，无法消除部门间的信息壁垒实现业财融合，制约了企业效率的提高。随着信息技术的发展，实施原始凭证电子化，实现原始凭证与信息系统的有机融合，将禁锢在传统纸质载体中的信息释放出来，应用于企业经营管理，已成为业界共识。近年来，电网企业坚持以“六统一、五集中、三拓展、三保障”为主线，持续提升财务集约化管理水平，加快财务信息化建设，建成了一体化财务信息工作平台，具备了实施原始凭证电子化、推进业财融合的有利条件。

二、实施目标

电网企业实施原始凭证电子化的目标是：依托一体化财务信息工作平台，以经济业务全过程在线管控为主线，以规范原始凭证和记账凭证为重点，以构建ERP系统为核心的原始凭证全过程管理平台为突破，通过外部原始凭证电子化和内部凭证规范的全过程管理，实现存储信息化、监控自动化、应用安全化、业务融合化，形成“流程优化、标准统一、记录规范、易用灵活、过程受控、永久追溯”的原始凭证电子化管理体系，推动财力集约化工作的纵深发展。

三、实施内容

电网企业实施原始凭证电子化主要构建了四大功能应用，包括：

（一）发票自助处理中心功能

在ERP系统中研发发票自助处理中心，构建了自助式发票智能录入与验审业务双向协同的业务管理新模式。一是实现“一键式”登录，针对物资采购业务开发自助登录门户，供应商持纳税人识别号和智能初始密钥进入自助功能模块。二是实现发票智能扫描，利用OCR扫描技术，对发票所有关键信息进行识别，识别率高达99%以上。三是实现历史追溯查询，已过账发票全过程历史信息查询，可随时查看供应商发票各要素信息和发票各级审批信息。四是实现审批状态查询，对于已上传尚未完成审批的原始凭证，可自助查询最新审批状态及审批意见。五是实现驳回意见反馈，对于审核退回的发票，供应商可通过此功能查询驳回发票的审核意见，明确下一步改进工作。六是实现登陆密钥维护，设计智能密钥维护功能，强化了信息系统安全性，为海量经济业务信息的提取、分析提供了信息安全保障。

（二）在线可视化审批功能

通过规则引擎设计，实现电子凭证数据自动分发、原始凭证在线可视化审批，提高了审批处理效率和智能化水平。一是实现在线可视化审批，审批人可以穿透追溯核实原始发票电子信息与发票信息的一致性。二是实现审批自动分发，各级审批单据自动分发至相应审批岗位，逐级审核，层层把关，充分发挥各级各部门审核功能。三是实现审批定制流转，可根据实际情况对原始凭证进行审批通过和逐级退回操作。四是实现发票过账智能派工，财务经理结合审核岗位情况，由系统自动完成批量平均派工，使系统内审核信息与系统外原始审核单据进行自动匹配，提高了派工效率。

（三）批量自动过账与清账功能

在ERP系统中开发了原始凭证批量自动过账与清账功能，有效减轻了财务人员的工作量，提高了财务工作效率。一是实现发票校验批量自动过账，系统将审核通过的原始凭证分配给各个岗位，校验收货信息与发票信息的一致性，并可退回有异议的发票，减轻财务人员审核工作量，提高了财务核算效率。二是实现供应商往来自动清账，系统自动抽取通过发票校验并已预付款项的采购凭证，对具备清账条件的大量供应商采购凭证以清单形式列示，同时自动检查计算清账金额予以清账，提升了财务清账效率。三是实现发票认证信息智能校对，ERP系统自动完成发票认证信息与已完成发票校验的原始凭证发票信息的匹配，以便全面掌控发票认证情况，避免遗漏。

（四）数据存储与读取功能

在ERP系统中创建数据库存储结构化数据，建设非结构化数据平台存储影像数据，同时建立双向传输接口，实现数据一体化应用。一是实现原始凭证识别信息临时存储，由插件方传输的识别信息暂时存储在ERP系统临时表中并制定相应编码规则，以供后续业务操作。二是实现原始凭证影像信息临时存储，ERP系统获取到的影像信息以二进制的方式暂存于影像信息临时表中，扫描操作时实时更新表数据，可实时查询影像信息记录。三是实现原始凭证识别信息与影像信息绑定存储，利用条形码技术实现二者关联绑定，然后将已过账数据上传至待上载表中。四是建立原始凭证电子化信息暂存机制，当确定所扫描上载内容无误后，打印原始凭证粘贴单的同时，已识别信息及影像信息将按制定的规则存储于正式数据表中，以供后续业务操作读取与修改。

四、实施成效

（一）实现财务票据处理方式变革

电网企业原始凭证电子化将OCR扫描技术与ERP系统充分融合、无缝衔接，实现了发票扫描识别、发票集中验审、发票批量过账、发票认证信息智能校对、发票信息实时查询等功能，促进了企业发票管理由传统手工方式向智能处理方式的转变，使每张发票处理全过程在控，使发票处理“零差错”成为可实现目标，在显著提升工作效率的同时，强化了原始凭证记载经济事项的真实性、合法性、有效性管理。

（二）实现原始凭证智能化管控

电网企业以信息系统对业务需求的支持完善度和成熟度为导向，将原始凭证电子化管控要求从业务前端开始固化到信息系统中，实现系统自动触发扫描控件，主动获取影像识别信息，通过规则引擎设计，凭证数据自动分发至各业务职能部门，实现原始凭证在线可视化审批，财务凭证智能生成，发票认证信息准确校验，票据信息实时共享，创造性地构建了原始凭证全业务、全过程智能化管控新模式。

（三）全面提升业务协同处理效率

电网企业通过原始凭证电子化管理，消除了信息壁垒、促进了资源共享，构建起了高效的业务协同平台。系统层面协同，实现了一体化财务信息工作平台内部信息集成和共享，为海量票据分析提供数据支撑。业务层面协同，通过发票自助互动处理、状态信息实时查询，提高了业务人员之间以及与供应商间的沟通效率；通过原始凭证在线审批自动分发与凭证过账智能派工，提升各职能部门、各流转环节、各审批节点、各业务人员的协作水平，将各方的目标和活动有效融合，共享技术提升带来的便捷。

（四）全面提高会计基础管理精益化水平

电网企业通过实施原始凭证电子化，提高了原始凭证的流转速度和管理效率，实现原始凭证的全寿命周期管理，强化了关键环节和重点业务管控，让企业在高效管理与成本节约之间找到最佳平衡，解决了会计原始凭证线外审批流程长、传递速度慢、保管存放难、查询效率低等问题，优化了业务流程，规范了基础管理，强化了业务协同，促进基础管理全面加强，会计基础管理精益化水平再上新台阶。