城建声像档案管理工作存在的问题及解决途径



城建声像档案管理工作存在的问题及解决途径

赵棱艳

佳木斯市城市建设档案馆 154002

[摘要]声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了声像档案的完整、保管及利用。城建声像档案主要有照片、影片、底片、录音带、录像带、幻灯片、缩微胶片、磁盘、光盘等不同载体形式包括城市规划、市政工程、工业和民用建筑、公共交通、园林绿化等城市建设的方方面面。但由于历史沿袭下来的分散保存状况，难以及时统一管理完整归档，城建声像档案始终存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题。笔者结合城建声像档案管理的现状，就如何做好新时期的城建声像档案工作，谈些看法。

[关键词]城建声像档案；问题；解决对策

随着城市建设事业的深入发展及城市化进程的加快，在城市建设工作和各类活动中形成了大量的声像档案，形象直观地反映了城市面貌，真实记录了城市发展的轨迹。但声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了声像档案的完整、保管及利用。城建声像档案主要有照片、影片、底片、录音带、录像带、幻灯片、缩微胶片、磁盘、光盘等不同载体形式包括城市规划、市政工程、工业和民用建筑、公共交通、园林绿化等城市建设的方方面面。但由于历史沿袭下来的分散保存状况，难以及时统一管理完整归档，城建声像档案始终存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题。笔者结合城建声像档案管理的现状，就如何做好新时期的城建声像档案工作，谈些看法。

一、城建声像档案管理工作中存在问题

1.声像档案意识不强。城建声像档案有关部门的领导对《档案法》学习还不够深入，声像档案的意识薄弱，对声像档案管理缺乏重视。许多城建声像档案形成部门出于使用方便需要，不愿将其交给档案部门管理，对声像资料任意处置，致使照片底片损毁或丢失，录像制品也因多次使用，造成部分珍贵声像资料丢失，以致难以对城建声像统一集中管理，并及时完整归档。

2.编研工作滞后。城建档案编研工作是城建档案信息开发利用的重要形式之一。通过编研工作向社会提供信息集中、传播便捷、实用性强的城建档案信息产品是城建档案馆的重要工作目标。目前，城建声像档案编研档案工作存在着组织管理不到位，有的还未设专门的编研机构，编研人员大多是兼职；有的虽然设置了专门的编研机构，但因缺少技术骨干、知识结构配备不合理等情况，难以有效开展编研工作等诸多问题。

3.保管条件差。由于经费有限，一些单位面对老化的技术设备，或因资金困难无力更换，或因办公费用限制无法购买，直接影响了工作的开展。城建声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，却只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，多数单位还将声像档案与其他档案混存，恒湿、恒温、防磁等保存要求无从谈起，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损消磁等，很难实现声像档案的长久保存和有效利用。

4.档案管理人员知识结构不合理。由于城建档案管理人员年纪相对较大，知识结构不合理，对新鲜事物的接受能力相对较慢，对声像档案管理知识和保护技术要求等相关知识的学习不够深入、理解不够精准，从而影响城建声像档案的齐全完整以及更好地开发利用。

二、提高认识，有效改善城建声像档案管理工作

1.加强宣传，齐抓共管。首先，要通过对城建档案管理法规制度的宣传,彻底改变“重质量、轻档案”的观念。运用现代化信息手段，掌握城市建设动态，确保城建声像档案管理工作按计划、分步骤地有条不紊顺利开展，从而使有关领导认识到城建声像档案真实、生动再现城市建设进程，反映城市发展演变历程。其次，要加强部门配合、共同管理。建议城建档案工作主管部门与政府有关城市建设项目审批及管理部门加强联系，联合制定有关文件规范，齐抓共管，以保证本区域内城建声像档案管理工作的顺利开展，为保留城市原貌和各项新建工程全貌提供珍贵翔实的声像档案资料。第三，要列举由于归档意识不强、收集渠道不畅、收集工作不力而造成声像档案管理不善的实例,剖析忽视城建声像档案的危害性,从崦增强做好城建声像档案资料收集、管理工作的紧迫感、责任感，提高做好城建声像档案管理工作的自觉性。

2.加大城建声像档案编研力度。一是提高认识，开拓思路。加强馆室之间的交流，进行资源整合，彻底改变关门编研、闭馆自守的工作局面；面向社会拓宽编研思路改变单一的纸质载体编研产品格局，向声、形、影等多种载体并存的深层次研发延伸，使编研工作从低层次摘编逐步向多元化、深层次开发发展。二是更新技术，运用信息网络系统加快城建档案编研工作的进程。采用计算机多媒体技术、光盘技术、数码影像技术及电子通讯等现代技术进行城建档案编研工作，推进档案编研产品电子化，并通过网络化实现档案信息开发、传播、利用到反馈的全过程。

3.注重库房建设，购置先进的声像设备。声像档案的保存，首先要争取资金，加强声像档案库房的建设和改造，添置必要的档案装具和声像设备，为声像档案提供一个恒温、恒湿、避光、防尘等良好的保存环境，延缓声像载体的自身老化，减慢载体上所存信息的自然衰减。保证城建声像档案的完好无损、便于利用。

4.提高档案管理人员素质。首先，要强化声像工作人员的大局意识和责任意识，确保城建声像档案齐全、完整和高质量，要突出重点，攻克难点，务求出实效、出精品。其次，城建声像档案管理人员要努力学习新知识，掌握新技术，优化知识结构，不断提高自身的科学文化水平、业务水平、理论水平，从而建立一支素质高、技术硬和务实精干的复合型的城建声像档案管理人员队伍。