档案信息资源的服务与开发浅述



档案信息资源的服务与开发浅述

张莉英

哈尔滨轻工业学校 150001

[摘要]档案信息资源开发的核心就是服务，是围绕档案信息资源拥有机构与档案信息资源需求机构和人员之间如何更好地进行交互性行为、如何更好地提高档案信息资源拥有机构的服务水平和供给与需求双方的交流效率而进行的。笔者就档案信息资源服务与开发方法谈点粗浅拙见，以期推进档案信息资源建设。

[关键词]档案信息资源；服务；开发；模式

档案信息资源数量众多，内容丰富，其相对应的服务与开发方法也多种多样。档案信息资源开发的核心就是服务，是围绕档案信息资源拥有机构与档案信息资源需求机构和人员之间如何更好地进行交互性行为、如何更好地提高档案信息资源拥有机构的服务水平和供给与需求双方的交流效率而进行的。笔者就档案信息资源服务与开发方法谈点粗浅拙见，以期推进档案信息资源建设。

一、档案信息资源服务方式

1.档案阅览。档案阅览是指档案馆（室）在特定的场所开辟阅览室，向有关档案用户提供档案信息的一种方式。它是目前我国档案部门为档案用户提供档案信息的主要方式，其主要程序为档案部门开辟档案阅览室；为用户提供必要的阅览条件；接待档案用户，解答用户提出的相关问题；通过有效方式满足档案用户需求。这种方式的优点在于：其一，同档案本身的属性相适应。作为人类社会活动原始历史记录的档案，大多是单份文件或孤本文件，而且某些文件作为档案保存起来后，仍然具有一定的机密性。因此，为了在较短的时间内满足若干个档案用户对同一份档案的利用需求，并且有效地保护国家机密，开辟档案阅览室，为用户提供档案阅览，就成为一种较好的方式。其二，同档案用户的利用需求相适应。多数档案用户在利用档案时都希望在遇到问题时得到有效的咨询解答，而在阅览室里，档案用户不但可以随时调阅所需的档案材料，而且可以得到必要参考资料、工具书及接待人员的咨询服务。

2.档案外借。档案外借是指利用者为了某种需要将部分馆藏档案原件或副本暂时借出使用，包括介入外借、名义外借、馆（室）间互借、预约外借和流动外借。但是这种服务方式是有限制的，按照有关规定，档案馆的档案一般不得借出馆外，尤其是那些珍贵的、易损的以及特殊载体的档案文件。档案外借服务时，首先应建立完善的外借制度，做好登记和记录工作，监督和分析档案的外借工作，并及时进行催还。除此之外，提供档案复制、开具档案证明等方法，亦属于档案信息资源被动型开发。

3.档案中介服务。开展此类中介服务的机构主要有档案寄存服务中心、档案管理技术服务中心、档案数字化服务站等。档案寄存服务中心是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构，一般隶属于档案局（馆），大多内设于档案馆内。其保管对象主要是非政府部门所形成的档案：一是国有企业档案，随着经济体制改革的不断深入，国有企业的档案存在着管理不善甚至无所归属的情况；二是非公有制企业档案，由于其内部机构简单，人员流动频繁，一般未设立专门档案管理部门和人员，档案失控以致损毁现象严重；三是社会团体和个人档案，档案保管有着较高的保管要求，一些社会团体和个人无法具备档案保管条件，导致了这些单位和个人所有的珍贵档案与资料得不到妥善管理。作为一种新型的档案保管机构，档案寄存服务中心等档案服务机构尚处在起步阶段，还应该对其从理论到实践进行更深一步地研究，以促进其健康发展。但无论是以哪种方式存在和发挥作用，无论是盈利性质的还是非盈利性质的，其基本职能都是依据国家有关法律、法规开展档案法律咨询；组织档案信息交流、项目档案咨询、档案业务咨询；组织推广应用档案业务、档案保管方面的新技术、新材料、新设施；进行档案人员培训、咨询服务、案卷整理、编目等。

二、档案信息资源开发模式

1.宣传报道型。一是档案陈列与展览。档案陈列与展览服务是档案馆（室）按照一定主题，以展示档案原件形式或复制件的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容与成分的一种方式。其展出的是经过选择和组织的典型档案材料，档案用户可以

从中获取比较集中、系统的档案信息内容与线索，是对档案信息进行报道和提供利用的一种有效方法。二是档案网站。档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，它是档案部门联系社会的重要窗口。在档案网站上，可以传播档案工作信息，介绍档案机构信息，展示档案信息资源，并提供利用档案服务信息，通过查询服务、宣传展览等措施促进档案信息资源的数字化发展及其开发利用。三是档案信息发布会。随着政务信息公开政策的逐步发展，政府部门召开新闻发布会，介绍政府各方面的政策信息，已成为提升政府形象、密切联系群众的重要方式。作为我国国家机构的重要组成部分，档案部门也可以通过召开新闻发布会，对外宣传档案政策，介绍重要档案信息资源，扩大档案信息资源的利用范围。

2.网络报道型。一是局域网。局域网主要是指各级综合档案馆建立的内部局域网，由各级档案部门自主建设，自成系统，独立使用。一般而言，局域网属于秘密性质的网络，只供本单位内部工作人员使用，不对外开放。二是纵向网。目前，纵向网网络体系的建设主要是通过政务网来开展档案工作，其中，涉及档案信息的加工、传输、采集和共享，通过政务网、档案应用项目加以实现。因此，在对纵向网进行分析研究时就必须考虑到政务网的两个方面：政务内网与政务外网。也就是说，纵向网网络体系建设的任务主要就是与政务内网与政务外网的对接。三是横向网。横向网是指将各级各类档案部门依托互联网建设的、面向公众的档案信息网站相互连接而形成的档案信息网站群，其建设任务就是将各级各类档案部门依托互联网建立的档案信息网站，通过主流网站在互联网上连结成地区性的档案信息网站群，进而形成公共档案信息网络体系。档案信息网络共建共享平台的建设，就是要在档案系统同时开展局域网、纵向网、横向网三大网络体系及其档案应用项目建设，使各级各类档案部门通过不同性质的网络，上下左右连成一片，形成一个档案信息共建共享的档案管理平台，实现真正意义上的档案信息资源共享。

3.文献报道型。文献报道是指根据整个社会或特定用户及其集合的需要，有选择地将有重要参考价值的档案进行汇编或加工成二次、三次文献，并加以宣传报道的服务方式。