浅谈如何加强县级公共资源交易档案管理

安津宁

（抚宁县人民政府采购中心 河北 秦皇岛 066300）

浅谈如何加强县级公共资源交易档案管理

安津宁

（抚宁县人民政府采购中心 河北 秦皇岛 066300）

科学规范的管理档案,是衡量一个单位管理水平的重要尺度。它关系着单位、部门总体决策方向，如果没有好的档案管理制度，造成档案管理混乱，整理不完整，会给单位、部门带来非常大的影响，乃至造成巨大损失。

县级；公共资源交易；档案管理

近几年，公共资源交易市场总体发展良好,交易领域不断扩大,交易活动日趋规范,对推动经济社会发展起到了积极作用。如何规范公共资源交易档案管理，维护交易档案的完整、真实和安全，发挥交易档案在优化公共资源市场化配置、规范公共资源交易活动和加强交易市场监管中的作用至关重要。

一、立档的责任人

公共资源交易项目立档责任人是指参与公共资源交易活动的有关单位（以下简称立档人）立档人应当根据交易项目的具体情况确定相关材料的归档范围。?立档单位应当建立设施齐全、符合标准的档案室。档案室应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防有害气体等安全设施。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。

立档单位应当明确档案工作人员，建立档案管理网络，负责收集、整理工作；建立交易档案的收集、归档、保管、移交、使用、存毁、解密等管理制度，增强档案意识。

档案管理人员应当熟悉档案业务，具有计算机操作能力，定期参加档案业务培训，遵守档案管理的法律、法规、规章和有关规定。

二、立档的范围

立档单位收集归档的材料主要包括：

（一）初步设计及概算审批材料或政府会议纪要、政府抄告单、项目管理部门决定交易材料；

（二）委托（选择）中介机构材料、自行招标核准材料；

（三）交易事项核准、审定材料（项目审批时，已经对招标事项进行核准的，不需要另行核准材料）；

（四）项目投资评审材料；

（五）资产资源评估材料、拍卖材料；

（六）交易过程中形成的交易文件、交易报名、资格审查、开标评标、中标公示、中标通知等材料；

（七）合同文本；

（八）投诉举报、案件查处材料；（九）标后监督检查材料；

（十）不良行为记录和公示材料。

项目交易活动结束后，交易过程中形成的材料由县公共资源交易中心、各相关部门单位集中保管至公示期满后移交立档单位。

项目涉及国家秘密、投标人商业秘密、评标秘密的材料，除行政主管部门、公检法和监察机关处理投诉和办理案件外，任何单位和个人不得查阅。

三、档案的整理

立档单位收集文件材料后，应当及时登记，做好档案材料的立卷、整理和管理工作。反映项目核准、审批、审定及交易过程的档案一般为一式二套。项目备案（登记）核准单位、项目建设（使用）单位保存原件，其他立档单位根据需要保存复印件。

只有一份原件的，由备案（登记）核准单位归档保存，项目建设（使用）单位保存复印件。复印件注明原件保存单位名称、时间，加盖原件印制单位印章，确难加盖原件印制单位印章的，加盖原件保存单位印章。

工程招标代理机构、工程造价咨询机构、资产资源评估机构、拍卖机构、市产权产易中心（市公共资源交易中心），对涉及单位年检或企业资质升级需要的材料可以另行保管，复印件归档保存。?已经装订成册的招标投标文件（含工程量清单）、预算书等材料和工程图纸等可以不重新装订，其它材料应当装订成卷，装订时应用棉线、纱线等不易腐蚀、变质的材料。

归档材料应当字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，签章手续应完备，并采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的材料书写，不得使用铅笔等易褪色的材料书写。热敏纸传真件，需复印保存，复印件应清晰。

四、档案的鉴定

档案鉴定由立档单位负责实施。立档单位应依法成立档案鉴定领导小组，组成人员一般为单位主要领导、分管领导、办公室负责人、交易业务（经办）人员、档案工作人员。

立档单位应当定期对公共资源交易档案进行鉴定，对失去保存价值或者达到最低保管期限的档案列出销毁清册，写出鉴定销毁报告，档案鉴定领导小组全体成员在销毁清册和报告上签名，并报市档案局备案后方可销毁，严禁擅自销毁档案。

未中标人投标资料保管期满的，注明销毁字样，编制销毁登记表，经保管单位负责人签字同意后自行销毁。

档案鉴定应当准确判定档案的价值，划分保管期限、密级，审定档案存毁事项，提出保存、销毁、开放、解密和划分控制使用意见。

五、档案的保管期限

交易档案保管期限划分应当符合有关规定：

（一）工程招标档案保存期限分为永久、长期、短期三种。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案保存期限不少于该项目的设计使用年限。短期是指工程档案保存15年以下。

（二）资产资源交易档案保存至合同期满止。一次性所有权出让、转让的项目，保存期限为永久。

（三）资产资源评估机构、拍卖机构档案保存期限分别为自评估报告印制之日起不少于10年和成交确认书签发之日起不少于10年。

（四）招标代理机构、工程造价咨询机构保存工程档案年限分别为自中标通知书发出之日起不少于5年和造价咨询报告印制之日起不少于5年。

（五）交易保证金档案保存期限依照《会计档案管理办法》等有关规定执行。

六、档案的密级

档案密级分为绝密、机密、秘密三种，具体依照国家、省行政主管部门有关工程密级范围规定确定。

同一案卷内有不同密级的文件材料，应以高密级为本卷密级。

因此，做好档案管理工作对促进经济社会的全面发展具有重要意义，科学规范的档案管理能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。