干部人事档案管理发展现状与思考

宋淑芹

（黑龙江省农垦九三管理局人才中心 黑龙江 黑河 161441）

干部人事档案管理发展现状与思考

宋淑芹

（黑龙江省农垦九三管理局人才中心 黑龙江 黑河 161441）

干部人事档案管理工作存在诸多问题，影响其作用的发挥。干部人事档案管理应创新工作制度、创新工作方法、建设管理队伍。

干部人事；档案管理；发展；思考

干部人事档案是我们党选人用人和正确使用干部的重要依据。干部人事制度改革的深化、干部工作的规范化、公务员管理的法制化，为干部人事档案管理工作带来新的挑战，如何提高干部人事档案管理工作水平，更快更好地发挥干部人事档案的作用，是当前干部人事档案管理工作的一个重要课题。

一、当前干部人事档案管理的问题不容忽视

1.内容充实性问题。干部人事档案管理的基本任务是收集有价值的材料和信息，只有不断完善充实档案内容，才能够全面、客观地反映干部的情况。目前，干部人事档案中重要材料差缺现象普遍存在，一些无使用价值的档案材料却归入到档案中来。干部履历表、入党志愿书、工资套改表、学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映干部基本情况、使用率较高的材料没能及时收集归档，特别是近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德才表现、具有长期查考价值的材料，如测评分数、定编定岗批文、聘用合同书等等没能及时补充到干部人事档案中来。传统的干部人事档案材料收集范围与新时期人事信息资料的形成已不相适应。

2.材料真实性问题。干部人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实性、严肃性和可靠性，只有真实可靠的档案信息，才能为领导提供科学的决策依据。当前，干部人事档案中出现涂改、造假现象屡见不鲜，年龄越填越小、工龄越填越早、党龄越填越长、学历越填填高，假姓名、假职称、假奖励多处可见。

3.信息利用率问题。信息资源开发利用的成效是衡量干部人事档案工作质量和水平的重要标准，只有加强信息综合分析和预测研究，提供专题信息、咨询意见、政策建议，才能更好的发挥干部人事档案管理的作用。据调查，绝大多数干部人事档案提供利用的最基本方法就是查阅原始的档案材料，翻阅纸质文本，干部档案信息处于单一的纸质档案信息，档案信息服务也处于一种被动的、落后的等客上门服务状态，有的管档单位甚至还没有专用的档案库房，更谈不上构建一套完整科学的电子档案，充分实现电子数据检索。目前，困扰干部人事档案信息开发利用的难点是在整合干部人事信息，实现资源共享上缺乏可操作性、实用性强的干部信息管理系统软件。

二、干部人事档案管理存在问题的原因分析

1.工作机制不够健全。一是管理体制不够健全，档案管理混乱。据调查一些干部人事档案由各主管部门管理，而且没有专用的档案库房，有的档案堆放在阴暗潮湿的旮旯里，有的档案锁在领导或人事干部的抽屉里，少数干部人事档案由干部本人保管，甚至有些干部对自己的人事档案存放何处都不知道，没有形成统一的管理体制；二是制度落实不到位，管理不严格。各管档单位都制定了档案管理制度，但在实际操作中力度不大，一些职能部门在查借阅和转递干部人事档案的过程中，不出具介绍信、不登记查借阅手续、不按要求转递人事档案、不及时回复回执单、不准时归还档案等。由于制度落实不到位，管理不严格，涂改、圈划、抽取、撤换档案材料时有发生。三是制度有些滞后，不够完善。随着干部人事制度改革的不断深入，干部信息形态、档案的整理、保管和利用手段以及业务范围也随着发生了变化，有些旧的管理制度已不适应新的社会发展的要求，需要进一步修订完善。

2.思想认识不够到位。在干部工作中，干部人事档案管理工作一直处于幺门，用起来重要，抓起来次要，忙起来不要，思想认识不够到位。一是领导重视不够到位。有些单位的领导对档案管理工作重视程度不够，认为档案管理工作既不能为单位扛牌子，争位子，相反地还要花人力物力搞投入，因此对干部档案工作的业务建设、机构设置、人员配备、库房建设、资金投入不重视、不研究、不解决，当作可有可无的工作。二是人员配备不到位。据调查，从事干部人事档案管理工作的一般都是兼职人员，配备专职人员很少。这些兼职人员素质参差不齐，档案管理业务不精通，处理日常杂事比较多，无法集中精力做好档案管理工作，档案材料收集不齐全、不按时归档，甚至将干部交给的归档材料弄丢了等现象时有发生。

三、规范干部人事档案管理的着力点

1.创新工作方法和手段。要加大干部人事档案工作信息化建设的力度，充分利用现代信息技术，改进工作方式，优化工作流程，逐步实现干部档案管理工作规范化、科学化、现代化。要进一步利用好现有的《干部人事档案管理信息系统》软件程序，建立起内容详实、准确可靠的人员信息库。要建立干部信息适时更新制度，使干部信息及时得到维护，随时为领导提供最新最实的信息。要提高服务质量和服务水平。

2.创新工作制度。要进一步建立干部人事档案及材料审核把关、材料接转、干部人事档案质量通报登记等档案管理制度，及时发现和纠正干部人事档案内容失真的问题，确保档案内容真实可靠，维护干部人事档案工作的严肃性。要建立和完善干部档案材料收集工作的协调机制，加强干部档案管理部门与纪检、监察、政法、教育、审计等形成干部档案材料部门的协调配合，加强组织人事部门内部各工作机构在干部档案材料形成、收集上的沟通协调。要建立工作联系制度和情况通报制度，保证干部人事档案材料形成规范、收集齐全、归档及时。3.创新思想观念。要提高思想认识，加强对干部档案管理基础设施建设，把干部人事档案工作列入重要议事日程，长期有目标、年年有计划、季季有活动、月月有落实。要从信息资源的角度管理干部档案，用信息管理的理念创新干部人事档案工作，加强对干部人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现干部人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变，把干部人事档案管理部门建设成为干部工作、人才工作的信息库和参谋部。