分馆制通借通还制度、运行模式和常见问题解决

王小科

（甘肃省河西学院图书馆 甘肃 张掖 734000）

分馆制通借通还制度、运行模式和常见问题解决

王小科

（甘肃省河西学院图书馆 甘肃 张掖 734000）

伴随着经济的发展，人们的文化需求也不断提高，一些图书馆现有的馆舍不能满藏书的需求，建立分馆的现象普遍出现。尤其是在高校，分馆的出现如雨后春笋一般。为了解决读者的借阅和还书问题，人们开发出了通借通还的管理系统，但是在实际操作中还存在诸多问题，本人就实际遇到的一些问题进行讨论。

分馆制；通借通还；图书馆

一、通借通还的概念

所谓通借通还，就是随着图书馆的规模越来越大，现有的馆舍不能满足藏书的需要，建立分馆和异地阅览室的现象比较普遍，这就给读者的借阅和还书带来不便。需要有设计适合读者借还习惯的管理系统，又要保证实物文献的正常传递。

通借通还与馆际互借不同，通借通还是在同一系统和数据资源下建立的功能，应用程序的界面可直接登录到服务器端的数据库内。而馆际互借不在同一系统和数据资源内，需要根据ISO10160/10161馆际互借协议来开放接口，所以通借通还的设计要复杂得多。

二、系统困难

通借通还具体内容是指读者在除本馆以外的分馆或本地分馆以外的主馆和分馆，进行预约借书和还书能够实现。目前许多图书馆是采用系统外登记和手工搬运的办法来开展的，在实际的计算机管理系统中，还缺少这方面的功能。为了减少图书馆工作人员的工作量，所以首要解决的问题，就是电子计算机系统的问题。一套完整的，系统内的管理系统应该满足一下几点要求：

异地馆、室通过该系统界面（浏览器端）能够对检索到的“在库可借”图书进行预借，由工作人员将所预借的图书取出，送达到指定地，预借读者在规定的时间内到指定地取书。

该系统界面（客户端）能够对异地读者在就近馆、室进行还书，作为预还；也可直接到原书馆藏室还书，作为实还。

保留所有“预借”“、预还”“、预借实还”等操作信息，统计这些操作的记录。

工作人员的参数和权限设置。

三、流通过程中在问题

与传统的图书馆借书一样，分馆制通借通还流程中所涉及的元素无非也是“借书”、“还书”、“读者”三个要素。下面让我们来梳理一下这三个流程中出现的问题。

（一）借书

1.在通借通还制中经常出现的问题就是在分馆借不到本馆的图书，因为本馆的读者可以在还书的时候续借该图书。为了避免这种情况，我们可以引入“远程预借”的机制。在公共检索模块（客户端和浏览器端）里，对检索出的书目信息，显示流通信息时，按图书状态（如在库可借、借出、库本等）分类处理，这样图书处在“藏书部门”的“借出”状态下可进行预约，即实现分库预约，“在库可借”状态下增加一项可进行“远程预借”。也就是说该本图书在借出的状态下，读者执行远程预借并确认后，出现提示信息（远程预借成功、记录预借费率、何时何地取书），进一步由读者通过预选项，选择异地馆、室名和规定的日期取书，书目流通信息库中的流通状态应改变为一个新增状态：远程预借。

这样就避免分馆的读者一直不能借到图书，本馆的读者在还书的时候就不能续借，而该书将会运送到分馆，在约定的时间内，分馆的读者就可以来取走。

2.资源的浪费问题。由于实物文献在配送的流程中，图书滞留限制了被其他读者的借出，增加了运输成本。为了解决这个问题，我们可以引入“记录预借费率”，通过模版按天设置，读者选定天数后自动累加，并记录到罚款项中，也可防止读者随意进行预借操作，慎重选择。一些图书馆不采用罚款的措施，但是也可以借用这种方法，通过时间来进行惩罚，比如说这次超过的时间，在下次借书当中相应进行减少。

3.同种图书的处理：本地馆书库中有同种图书在库可借时，应拒绝让读者进行远程预借外地馆的图书；这是为了降低成本和防止资源的盲目消耗，这项规定是供各馆选择使用。直接通过该种书馆藏部门图书状态来判断本地馆是否有在库可借，如果有则应该在系统中显示“请直接到本馆来借”，强制要求读者在本馆借书。

4.流通中的混乱问题。因为通借通还，涉及到两个馆藏图书之前的流通问题，如果没有处理好，则会造成两个图书馆图书的混乱。我认为在流通管理中，应该增加一个“预借管理”。图书馆工作人员检索出已经被远程预借的图书，根据显示的图书信息去寻找该本图书，如果找不到该本书，应取消该本图书的预借信息，并将该本图书做怀疑遗失处理，并且及时通知读者。如果找到这本书，将读者远程预借的图书转移到一个“书目预借交换”表中，其状态标识为“预借在库”，同时公共检索上有远程预借信息的通知窗口，让读者了解到自己远程借阅的信息。配送图书的人员到各个流通台根据这个窗口的所显示的书目、部门、时间、送达地等信息，核对取到书目的数量，转移到该配送人员操作身份下，正确后送书到分馆、室后，分馆、室人员核对正确后，再将该批书转移到自己馆、室成为“预借在库”，只能由该室人员进行借书处理。这里要说明的是，该书的实际馆藏地是不发生改变的，否则整个馆藏将乱套了。

（二）还书

1.分馆、室还书：在还书过程中，如果是本地馆的图书，就直接还书成功；如果是远程馆的图书，应到指定的具有该部门特殊权限（特定的工作人员用户）的流通台进行还书，没有特殊权限的工作人员不能还书。而且还书时要提示该本图书是哪一个馆藏部门的，或者在统一进行核对时显示馆藏部门信息，以便将远程馆的图书按部门进行整理。还书成功后，书目流通信息库中图书状态应变为“远程在库”，书目预借交换表中图书状态应改为“预还在库”。配送人员将已还的远程馆图书核对送回远程馆，按已分好的典藏部门送到各流通台。各流通台再对该书进行一次性或分次还书处理，处理过后，书目流通信息库中图书状态变为“在库可借”，书目预借交换表中删除该记录。

2.远程预借的图书到分馆后无读者来借的处理：由于远程预借的图书送到本地馆后成为“预借在库”的状态，如果在规定的日期内无读者来取，那么工作人员应该将图书状态改为“预还在库”，使配送人员可以将该书退还馆藏部门。送还后各流通台进行还书处理，处理过后书目流通信息库中图书状态变为“在库可借”，书目预借交换表中删除该记录。

3.预还在库与远程在库的区别：分别记录是工作人员进行的退回图书，还是读者进行的还书，不同的操作应该使用不同的记录状态。

4.异地分馆通过远程借阅的图书带到馆藏部门来还的处理：直接在该书的馆藏部门的流通台前进行还书处理，处理过后书目流通信息库中图书状态变为“在库可借”，书目预借交换表中删除该记录。

（三）读者

1.馆舍的分布与服务的区域读者有关，对读者来说，可以到任何主馆、分馆的部、室进行借还图书的操作；对系统来说，就需要进行各种判断，限制读者进行不正常的操作。

2.读者的身份：读者入馆办证时就要设计本地馆的代码，对异地馆、室来讲也有自己的分馆代码；通过给读者的办证代码，来确认读者的身份是否符合通借通还操作。

3.本地馆的读者不可以预借本地馆的图书：本地馆的读者如果进行了远程预借的操作，可以通过办证代码来与藏书部门进行判断；是本地馆读者应显示信息“请直接到本馆来借”，该操作失效并退出。

4.读者群的变动：由于新馆、旧馆的搬迁，造成读者的服务区域发生变化，出现整批读者群可能成为异地馆的读者，需要整批或分别改动办证代码；对每个读者在原本地馆的借书，因办证代码改变后所显示的借书信息，经再次保存后应该将每条借书信息插入到书目预借交换表中，该书信息变成为“预借借出”，这样在还书时，书目预借交换表中图书状态才能改为“预还在库”。

分管制通借通还的开展，使得各个分馆的图书资源成为一个有机的整体。满足了读者对其它分馆图书资源的利用需求的同时也能获得较好的读者满意度。跨校区通借通还服务是一项庞大的系统工程，在具体实施过程中难免存在一些这样或那样的问题。希望有分馆的图书馆不断总结经验，多多交流，能够探讨出更为理想的通借通还服务模式。

1.郭文霞，高校多校区图书馆通借通还服务模式研究[J]，晋图学刊，2007（3）.

2.支雅君，陈江洪，高校图书馆多校区间图书流通管理模式思考[J]，内蒙古农业大学学报（社会科学版），2009（3）

3.张晓源，城市图书馆通借通还项目管理与体质创新研究[J]，中国图书馆学报，2003（6）.