基于SRM系统的采购及供应商管理优化建议

唐爱红　王芳

摘 要：随着社会经济的发展，企业之间的竞争日益激烈，而物资采购供应在企业对外竞争中起着至关重要的作用。采购是企业供应链的源头，在采购过程中，任何一个环节出现偏差都会影响物资采购预期目标的实现，使物资采购活动面临诸多问题。以中联重科为例，分析了生产型物资采购流程中存在的问题，比如寻源采购职责不明晰、寻源工作量分配不合理、供应商管理不明确等，并针对具体问题提出了相应的解决对策。

关键词：SRM；ERP；物资采购；供应商

中图分类号：F275 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.24.006

1 管理信息系统应用现状

中联重科的管理信息系统主要是由三大核心系统和四大外围辅助系统组成。三大核心系统为产品生命周期管理PCM、企业资源计划管理系统ERP（SAP）、生产执行管理系统 MES（自主开发），四大外围辅助系统为客户关系管理CRM（SAP）、供应商关系管理 SRM（自开发）、行政事务协同办公平台OA（自开发）和报表系统 BI（SAP）。该管理信息系统如图1所示。

在采购流程和供应商管理方面，中联重科在ERP和自己开发的SRM上建立了一套比较规范的管理流程，但是，随着中联业务的扩展，采购业务量不断增加，现有的管理流程已经不能满足工作的要求。比如，现有的生产物资采购寻源和合同审批管理还采用原始的线下手工管理方式。这样做，不仅工作效率低，还无法满足快速增长的业务需求。另外，由于中联重科处于国内整个重工行业减速发展的大背景下，它对削减企业管理成本和生产成本有强烈的需求，所以，现有的采购流程、生产型采购存在明显的缺陷，不利于降低采购成本。

中联重科的SRM是由中联信息化部门自己开发的。该系统不仅在直接材料采购方面实现了部分供应商协同功能，比如订单下达、订单打印等，还实现了相对完善的供应商绩效考核管理功能——供应商相关绩效数据搜集、分类打分标准、绩效得分共享等。

中联重科的直接材料采购流程从采购需求、采购合同、采购定单到收货和发票开具等都能在ERP（SAP）中的物料管理（MM）模块中实现。采购工作涉及到的相关部门有生产及仓储部门、采购执行部门（各事业部采购室）、供应商管理办、财务发票处理相关组和外部的供应商厂家。采购需求由MRP自动生成或生产部门人工提交，而采购执行部门根据采购信息记录将采购申请PR转成采购订单PO。为了不影响采购订单的创建，供应商管理办为没有采购信息记录的物料选定供应商，并给出了估算价格，以保证PO的顺利下达。在此过程中，供应商管理办开始着手线下询报价，在获得供应商报价（有效、真实的报价）后拟定合同，并进入线下合同会签过程。合同会签通过后，在SAP创建合同，为后续的订单结算和发票处理提供必要的条件。直供材料的采购订单会被传到MES中，它会根据工艺匹配和现场需求度给相应的订单加上生产现场送货信息（工位、车间），并发布到SRM。这样，供应商就可以通过供货看板下载相关信息。供应商发货后，可把发货信息输入到SRM系统中，并传给SAP和MES。MES通过扫描发货单上的条码收货。而发票处理（自开发程序）程序可以检查收货的采购订单是否有相应的合同存在，并根据合同中的价格来调整采购订单上的采购信息，最后生成发票对账单，线下通知供应商开具发票。

由于前期供应商合同签订不下来，而实际的PO价格是估算的，只限于采购参考，因此，在具体结算时，需要依据后期拟定的实际合同价格付款。现有采购流程合同管理滞后，采用先用货、后付钱的方式，导致供应商价格谈判处于被动的局面。而线下询报价流程、合同审批流程过于烦琐，没有优化，导致本应在PO创建之前的寻报价过程滞后。前期寻源过程仅限于供应商选定，价格尚未拟定，导致合同创建滞后。由于PO下达时常常是估价，所以，在开票时，需要用自己开发的程序调整PO价格，但这种做法会增加对账和开票人员的工作量。

2 采购和供应商管理优化建议

中联重科在寻源和合同管理上，除了把最终审批过的合同价格录入ERP外，基本上还是采用原始手工线下的处理方式，没有实现无纸化和线上审批，而且合同查询、归档比较复杂，占用了工作人员大量的时间。为了实现高效和可控的寻源和合同管理，建议实施SAP的SRM战略寻源和供应商协同模块，利用PCM与SRM之间的数据接口实现寻源需求从PCM到SRM的传递。

2.1 生产型物资采购组织架构

现有的供应商管理办（战略寻源）和采购执行科室（采购执行）组织架构不变，供应商管理办要细化管理，建立物料分类寻源责任人和项目寻源责任人管理方式。建立物料分组和寻源责任人及合同限额的对应关系，为下一步寻源任务的自动分配和线上审批流程的实现提供数据支持。

2.2 产品开发设计过程中的寻源管理

新产品开发或老产品的改进项目一开始就需要寻源部门介入，并确定项目寻源责任人。当产品物料清单BOM初步完成和验证时，要及时通知相关寻源责任人检查零配件是否需要寻源，合同是否需要重新询价等。

在产品设计过程中，BOM可以传到SRM中，寻源责任人可以依照BOM的零部件清单检查合同的价格，并确定合同的有效性。如果合同无效，则需创建询价单RFx。在询价单中，可以加入零部件规格说明书和相关文档，在潜在供应商池中选择供应商询价。而询报价单会发送到供应商协同平台（SUS），并邮件通知相应供应商。供应商收到邮件后，点击邮件中的链接即可登录供应商协同平台查看询价单，并填写报价。填写完成后，报价会返回到SRM中，相关寻源责任人可以比价，并选定报价单。当入选的报价单进入审批环节时，可以实现线上审批、Email审批和移动设备审批等。审批流程也是可以定制的，可以由供应商管理办的相关人员审批，也可以提交给相关项目负责人和生产设计部门人员一同会签。审批通过的报价单可以转成合同，合同审批通过后即可分发给ERP，由它提供给采购部门使用。

2.3 重新谈判老产品的合同价格

老产品的合同到期后，或者到了一年一度的价格谈判期时，也需要重新询报价。在这个过程中，要分析老产品的采购总额和价格，这对于寻源责任人来说是非常重要的。SRM可以与SAP BI工具集成定制相关报表，可以为寻源责任人提供全面的关于定价谈判所需的信息数据，例如多年的采购总量和趋势分析、价格走势分析、供应商供货周期和及时率分析等。

寻源责任人可以查询自己负责的相关合同的到期情况，也可以根据价格谈判计划创建报价邀请RFx。这时，询报价单会发送到供应商协同平台（SUS），并邮件通知相应供应商。供应商收到邮件后，点击邮件中的链接即可登录供应商协同平台查看询价单，并填写报价。报价会返回到SRM中，相关寻源责任人可以比价，选定报价单。审批通过的报价单可以转成合同，合同审批通过后即可分发给ERP，并提供给采购部门使用。

3 优化生产型物资采购流程

利用SRM平台改进了寻源和报价流程后，寻源过程不再像过去那样烦琐。因此，可以有效优化现有生产型物资采购执行过程，具体情况如图2所示。

从图2中可以看出，原本滞后的寻源合同创建过程可以提前到采购定单下达之前，原本用于调整采购单价格和发票处理的程序可以停止使用。供应商可以在供应商协同系统上接收对账单后创建发票，并将发票信息传给ERP生成预制发票，财务在收到供应商发票后扫描存档并通过VCR识别自动过账。

4 结束语

通过分析生产型物资的采购流程，笔者认为，中联重科的自开发SRM实现了部分供应商的协同功能。通过实施SAP的SRM战略寻源和供应商优化管理，在材料采购方面实现了供应商协同功能，降低了采购成本，提高了经济效益，为企业的可持续发展奠定了基础。但是，在系统设计初期，因为缺少必要的规划和相关范例，导致有些问题没有被解决，功能上也存在缺陷，还有待进一步完善。

总之，机械行业的物资采购问题主要集中在采购成本管理和供应商管理上，即采购成本过高、供应商评价不完善、供应商选择和合作等问题。采购是企业与外界交流的主要通道，风险防范和采购控制是其中一项复杂的任务。要想达到预期的效果，不仅需要采购管理部门的重视，还需要企业各方面的全力配合。

参考文献

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〔编辑：白洁〕