浅谈企业销售业务典型内控漏洞

李贞淑

（延边大学财务处，吉林 延吉133002）

企业应当对现行销售业务流程进行全面梳理，查找管理漏洞，及时采取切实措施加以改正；与此同时，还应当注重健全相关管理制度，明确以风险为导向的、符合成本效益原则的销售管控措施，实现与生产、资产、资金等方面管理的衔接，落实责任制，有效防范和化解销售业务相关风险。销售环节的典型内控漏洞有：

1 未编制销售计划或计划编制不合理

销售计划通常是整个公司经营计划起点，决定了公司生产、采购、资金等活动计划，其编制准确性对公司经营影响非常大。销售计划内控漏洞表现形式通常有：未编制有效的销售计划；销售计划编制未充分搜集信息；销售计划未经内部恰当沟通、讨论和审核；销售计划未能有效分解。

销售计划内控漏洞导致潜在不利影响可能有：销售计划不符合市场实际，直接影响采购、生产等业务活动，不能满足市场需求或导致库存积压，公司资源不能有效安排。例如，某家电生产企业未对市场趋势进行深入研究，由总部拍脑袋制订销售计划，然后与子公司讨价还价后定出子公司销售目标，销售目标缺乏基础；销售计划没有在各个片区、产品、季节、业务员进行分解，难以具体落实；没有制订与销售数量指标配套的销售资源投入计划和方案，销售业务员无从制订具体的销售活动方案；销售计划中缺乏对回款、费用的考核指标。由此带来的后果是：库存积压，销售费用高居不下，应收账款高，销售人员积极性受到严重挫伤，次年大量离职，对公司经营带来非常不利的影响。

企业应重视销售计划编制，明确销售计划编制流程。销售计划编制应基于充分有效的市场调研，销售计划经过内部部门恰当沟通、恰当分解；具备销售计划调整沟通机制以应对市场变化。

2 销售流程不相容职责未有效规避

销售业务环节有很多不相容职责，如未分离可能导致错弊，如销售人员挪用货款、销售人员出卖企业信息资料、滥用销售费用等等。为了预防这些问题，企业可将销售与收款循环中的业务环节进行拆分。例如，将前期的市场拓展和销售合同签订、客户信用评估以及售后服务进行分割；销售人员的业务主要集中在市场拓展和销售合同签订；客户服务由客户服务部负责；信用评估则由独立的信用管理部或财务部信用管理人员负责；销售发货则由物流部组织安排；销售人员催款，而货款回收则由财务部为主负责办理。

一般来说，销售环节必须做到以下主要职务的分离：销售订单／合同的签订与审批；销售业务执行与信用控制；接受客户定单的人不能同时是负责最后核准付款条件的人；客户对账与销售业务执行人员；发货通知的编制人不能同时执行存货的提取；填制发票的人不能同时担任发票的复核工作；办理退货实物验收工作的与退货账务记录工作不能由同一人兼任等。案例：某石油公司加油站站长的监守自盗。据媒体报道，陈某原是南京某石油公司加油站站长兼任管账员，自1997年以来，他采取截留销售款、账内做假账等方式，将单位公款用于赌博，使国家直接经济损失70余万元。他开始也只是玩点“小来兮”，但逐步由小赌变成大赌、狂赌。1997年他有过一个月内输掉21万元的“记录”。陈某挪用公款的手段很简单：一是直接挪用销售款，陈某自1997年担任站长起，多次从加油站油款中直接拿取现金，两年的时间里挪用公款50多万元去赌博，在兼任管账员期间，又利用负责清理回收油站的外欠款机会，他又将收回的外欠款数十万元输在了赌桌上；二是做假账，陈某利用自己既是站长又是管账员的便利，一方面大力截留销售款，另一方面又采取账内做假账的方式来掩盖其舞弊行为。

3 缺乏信用管理或信用管理不严

信用管理是保障公司资产安全，减少坏账损失的最有效的方法。信用管理不当导致公司应收账款高、产生巨额坏账损失是销售循环中的突出问题。不少企业面对市场的巨大需求，为了占领市场盲目扩大客户源，单纯追求没有现金流保证的销售收入，缺乏对市场信用风险的有效控制，缺少对客户资源（信息）的集中统一管理，缺少对应收账款系统化、科学化的管理体系，从而在买方市场条件下，企业一方面通过信用交易（赊销）以争取客户扩大销售，另一方面巨大的信用风险使企业陷入货款被拖欠、经营亏损的困境中。

从公司内部进一步分析信用管理的不足我们可以看出，企业产生账款拖欠的原因有二：一方面企业缺少科学的信用管理制度和组织体系。比如：客户信息管理问题，档案不完整；财务部门与销售部门缺少有效的沟通；企业内部业务人员与客户勾结；企业内部资金和项目审批不科学，领导主观盲目决策。另一方面企业对客户缺少科学的信用政策和规范的业务管理流程。比如：缺少准确判断客户的信用状况的方法；没有正确地选择结算方式和结算条件；对应收账款监控不严；对拖欠账款缺少有效的追讨手段。

为了加强信用管理，企业应该建立一套全程信用管理体系，包括：信用管理组织结构的建立；信用管理操作流程的规范和客户信用等级和信用额度的确定。

从组织结构上看，信用管理职能最好与销售职能分开，由独立的信用管理部或财务部来履行对客户的信用的评定、实施和监督。其主要职能包括：协助制定和执行公司信用政策、建立客户档案管理数据库、科学评估客户信用，审核客户信用限额、监控应收账款，执行收账政策。

从信用管理操作流程上看，企业应该将信用理念贯穿到整个销售循环中，在接触客户时就对客户信用进行评估，设定客户的信用政策（包括信用等级、信用期限和信用额度），以做好事前控制；在与客户进行具体交易的时候要时刻审视客户的信用状况，不给客户超信用发货，做好事中控制；在收款环节也要对客户的还款期限进行跟踪，并实施必要的催收，做好事后控制。

4 销售价格管理不当

销售价格管理常见内控漏洞包括：未制定严谨的销售政策／销售价格体系；销售政策／销售价格体系执行不力；价格体系的制定缺少与财务部门的沟通；销售定价权缺乏有效管理；价格折扣和折让实施缺乏控制；对需要保密的销售价格信息被不当泄露，被竞争对手或客户利用。为此，公司应制定书面销售价格表，并完善销售价格表编制和维护流程，定价或调价需经具有相应权限人员的审核批准。销售折扣、销售折让等政策的制定应由具有相应权限人员审核批准。销售折扣、销售折让授予的实际金额、数量、原因及对象应予以记录，并归档备查。

案例：南昌的廖先生在东航售票网上发现，东航部分2010年2月份的航班价格低得惊人，比如原价700多元的南昌飞厦门航班，网上报价只需20元，而原价1980元的南昌飞北京的头等舱票居然只售60元，比他坐卧铺回北京还要便宜100元左右。于是他当即决定购买特价票，和他一起买票的还有二十多位同事，他们都决定要体验一下这廉价的头等舱服务。

据东航股份公司总经理马须伦介绍，这次事件是由于东航南昌分公司的一位工作人员在网上录入价格失误所致，当时他把一批机票的“折扣前价格”录入成了“折扣后价格”。虽然公司及时发现，并修改了错误价格，但已经有300张低价票被旅客订走。由于正值春运旺季，这次失误给公司造成的损失预计超过30万元。

类似案例其实有不少企业发生过，说明企业在销售价格方面未能进行严格控制。

5 发货管理存在疏漏

发货管理是实物控制的一个重要措施。由于发货要牵涉到多个部门，包括销售部、财务部、仓库和物流部等，所以很多企业由于信息传递的错误和仓库管理的不善造成发货错误或混乱，甚至遭遇欺诈。发货环节常见内控漏洞：遭遇欺诈提货（譬如伪造提单或发货单据）；发货未经适当授权审批；不符合信用政策的发货；重复发货；货物发给了错误的客户；货物未能及时备好发给客户；发货未留提货人签收证据等。

为此，仓储部门应加强发货审核，关注提货单据真伪，是否已收到客户款项或符合信用政策，对首次交易客户或陌生客户尤其要注意风险防范。

6 经销商缺乏严格管理

对大多数制造企业来说，销售是通过经销商来完成的。如果对经销商没有相对完善的管理体系，将严重影响到公司市场拓展、回款及客户服务等工作。经销商管理常见内控漏洞有：缺乏经销商准入机制；缺乏经销商的考核和奖惩i对经销商激励政策不合理；对经销商不当行为（如伪造授权、滥用授权、串货、违反价格政策）缺乏监督和纠正机制；经销商没有淘汰机制等。

为此，公司应制定统一的经销商管理制度，对经销商进行分类，并明确经销政策，持续监督经销商行为，对经销商违规行为及时纠正，表现优秀的经销商予以奖励，保持经销商体系健康发展。

7 销售收款存在漏洞

收款安全是销售管控中重要一环，财务人员尤其要关注销售收款问题。销售收款环节常见内控漏洞：收款过程中存在舞弊，货款被不当挪用或贪污；结算方式选择不当，票据管理不善，账款回收不力，导致销售款项不能收回或遭受欺诈；应收账款未采取恰当催收措施等。

针对收款环节的风险，企业结合货币资金管理，完善收款流程，企业在和客户签订合同时，应在销售合同中明确结算方式和公司收款账号。原则上不应由销售人员收款，如确需销售人员收款，应取得公司授权并要求收款后及时上交公司。企业应建立应收账款分析制度和催收制度，确保货款及时回收。

以上对我国企业常见销售业务内控漏洞进行了探讨，需要特别说明的是，由于销售业务内部控制具有复杂性，上述漏洞只是典型问题示例而非穷举，不同企业情况千差万别，需要各企业灵活分析和应用。

［1］马军生.内控漏洞识别与财务应对[D].云南大学出版社,2014,3.

［2］秦荣生,张庆龙.企业内部控制与风险管理[M].经济科学出版社,2012,9.