油气地质资料管理业务外包的实践与探讨

赵传玉，封永泰，孙 沁，唐来洲

(1.中国石油化工股份有限公司石油勘探开发研究院，北京 100083；2.中国石油化工股份有限公司油田勘探开发事业部，北京 100027)



油气地质资料管理业务外包的实践与探讨

赵传玉1，封永泰2，孙 沁1，唐来洲1

(1.中国石油化工股份有限公司石油勘探开发研究院，北京 100083；2.中国石油化工股份有限公司油田勘探开发事业部，北京 100027)

目前各石油公司普遍面临着地质资料库房容积紧张、地质资料管理专业化要求不断提高等问题，急需推进油气地质资料管理业务的外包。本文在梳理国内外档案资料管理业务外包市场发展情况，以及国内主要石油公司地质资料管理业务外包实践的基础上，总结了地质资料编目著录、数字化、管理信息化以及寄存四种外包类型和离场、驻场两种外包形式，分析了在实施外包时存在的外包范围划定错误、优质服务商选择困难、地质资料实体损毁丢失以及内容泄露等风险，提出了建立风险防控机制、开展详尽的市场调研与服务商优选、制定详细的合同条款以及实施外包全过程的监督控制等防范措施。

油气地质；资料管理；业务外包；风险

1 油气地质资料管理业务外包的背景

1)石油公司降本压力骤增。油气地质资料管理的成本，除了收集、整理、保管等环节产生的费用外，库房建设、装具、数字化加工设备、专业化管理人员等成本耗费也十分巨大。目前，国际原油价格“断崖式”下跌并且长期低位运行，油气勘探开发行业正遭遇前所未有的“寒冬期”，石油公司降本增效压力骤增，在此情况下实施油气地质资料管理业务外包，可大大减少企业在地质资料库房建设与管理、装具采购、数字化加工设备购置与运维等方面的高成本消耗。

2)油气地质资料库房容积紧张。油气勘探开发工作取得的每件地质资料,都涵盖了石油地质工作者大量的知识与长期的经验积累，具有重要的价值，需要长期乃至永久保存，并且对其防水、防火、防霉、防蛀等“八防”保管要求也十分严格。经过长期的积累，各石油公司都保管了大量的地质资料，并且还在急剧增长，占据了大量的库房空间。以中国石化为例，截至2015年底，15家油气勘探开发科研、生产单位累计保管地质资料1700余万件，各单位都不同程度地存在着库房容积紧张的问题。将已经数字化、不涉及国家秘密及企业商业秘密的地质资料，委托外包公司进行寄存，可以大大缓解地质资料库房容积的压力。

3)油气地质资料管理专业化要求越来越高。油气地质资料的管理工作，必需按照国家、行业和企业的标准来进行，是一项专业性程度较高的工作，不仅包含着软件研发、系统建设与运维等技术性工作，也包含着大量的诸如地质资料整理编目，纸质地质资料数字化等基础性工作。目前各石油公司的地质资料管理部门，都不同程度地存在着人员短缺、年龄老化、信息化知识欠缺等问题，仅靠企业自身力量完成这些工作，很不现实。而提高信息化管理水平，提升地质资料在信息时代的利用服务水平，又是地质资料管理业务发展的必然方向，在此情况下实施业务外包，将技术性工作、基础性工作分别外包给专门的技术公司和专门的劳动密集型公司进行，既可以充分利用外包公司的专业性，提升这些工作环节的质量和效率，也可以使企业地质资料管理人员集中精力开展地质资料的收集、提供利用等业务工作，把好地质资料进馆源头关，拓展利用服务的方式和手段，大大提高油气地质资料管理业务的专业化水平。

2 档案资料管理业务外包市场发展情况

2.1 全球档案资料业务外包服务市场规模化

信息技术飞速发展、经济全球化、国际市场竞争加剧，使非核心的辅助性业务外包市场飞速发展，在20世纪90年代中期迎来其黄金发展阶段，到2000年已形成席卷欧美，波及全球的业务外包浪潮[1]。资料档案的业务外包服务始于第二次世界大战后，经过了60多年的发展，据不完全统计，至2011年全球已有至少600个商业性的文件档案服务机构，在全球各大洲55个国家和地区建立了2000多个运营中心。2000年美国GRM(信安达)公司与上海市档案馆合作创办的上海信安达档案文件管理有限公司，是国内第一家提供档案资料托管寄存外包服务的商业化公司。截至2012年5月，国内已有376家档案资料管理的商业化外包服务机构，其中北京42家[2]，业务外包服务市场形成了一定的规模，并且还在不断发展壮大。

2.2 国内档案资料业务外包服务市场发展成熟

经过十余年的发展，国内的外包服务企业，将资料档案业务外包市场进行了进一步细分，在资料档案整理、数字化、托管寄存等各个业务环节进行深耕细作，建立了专业的管理运营队伍，配备了专门的技术团队，建设了标准的存放库房，配置了符合管理要求的装具、设施、设备等。在外包服务企业自主发展的同时，中国档案学会还开展了档案设备、用品与服务定点企业的资格认证与定期检查，确保业务外包服务市场的规范发展。经过企业和国家两方面的努力，国内油气地质资料档案管理业务外包服务市场已经发展的非常成熟。

3 油气地质资料管理业务外包的种类与形式

3.1 业务外包的种类

1)编目著录业务外包。编目著录业务外包是指将地质资料的整理、编目、元数据提取、目录与全文挂接等基础性业务实行外包。这些业务是地质资料规范化管理的基础，技术含量不高但规范性要求很高，且重复进行，需要工作人员具有高度的责任心，熟悉业务流程和相关管理系统的操作，严格按照标准规范进行。在一些大的油气勘探开发单位，进馆的地质资料量很大，现有工作人员难以及时完成对进馆地质资料的整编著录工作，在此情况下可以考虑实施这种业务外包。

2)数字化业务外包。数字化业务外包是目前较流行、业务量最大的一种业务外包，是指石油公司将非涉密纸质地质资料，交由外包公司通过专业的图像扫描、图像压缩等技术，转化成数字地质资料，并与纸质地质资料建立对应关系。中国石化地质资料中心早在2006年就将馆藏成果地质资料数字化业务进行外包，至2009年全面完成。另据了解，国内三大油公司的各油气勘探开发单位，近年来都不同程度地开展了油气地质资料数字化业务的外包，不断提高馆藏数字化地质资料的比重。

3)管理信息化业务外包。管理信息化业务外包是指石油公司将地质资料管理信息化过程中非核心、非保密的业务交由外包公司完成，以充分利用外部的人力资源、物质资源以及其他可用资源[3]。对于大多数石油公司地质资料管理部门而言，依靠自身力量难以充分开展信息化建设，或多或少地都需要借助外部技术力量进行全部或者部分的信息化外包。典型的信息化业务外包即是地质资料管理信息系统的建设，一般由地质资料管理部门提出功能需求，由外包公司进行系统开发。中国石化西北油田分公司、西南油气分公司、勘探分公司等单位在早期的地质资料管理信息化建设过程中，就采用了这种外包形式来研发其地质资料管理系统。

4)寄存业务外包。寄存业务外包是指石油公司将非涉密地质资料寄存于外包公司，由外包公司提供专业化保管服务的行为，这是出现最早的资料档案外包业务。近几年寄存业务外包的市场需求逐年扩大，专门的寄存外包服务公司不断涌现。中国石化地质资料中心在经过详尽的市场考察后，2014年将一批形成年代较早、利用率很低的地质资料外包给某寄存公司进行保管，并采取严格措施确保地质资料信息安全，既缓解了库房容积压力，又降低了保管费用。

3.2 业务外包的形式

1)驻场外包。驻场外包是指外包公司的工作人员进驻石油公司地质资料管理部门提供的场地，开展相关的业务，较适用于地质资料编目著录业务、数字化业务的外包，也适用于管理信息化业务的外包，不适用于寄存业务的外包。其优势是便于地质资料管理部门实施质量监管，保证地质资料载体与内容的安全；劣势是需要地质资料管理部门提供场地、设施设备等业务保障条件。

2)离场外包。离场外包是指将地质资料管理相关业务移入外包公司提供的场所开展。寄存业务的外包，就必须离场进行；管理信息化业务、数字化业务外包也可离场进行。编目著录业务则不适用该形式的外包。其优势是石油公司无需提供场地、设施设备等，也无需对外包实施人员进行管理；劣势是对工作质量的监管、对地质资料载体与内容的安全控制较为困难。

4 油气地质资料管理业务外包的安全风险分析

一份完整的油气地质资料由载体和记录信息两部分组成，油气地质资料管理的安全问题也主要体现在载体的安全和记录信息的安全两个方面，在业务外包实施之前和之中，都要从这两个方面全面分析可能存在的安全风险。

4.1 业务外包实施前的安全风险

1)外包范围划定错误风险。业务外包的实施前提是识别地质资料管理部门的核心业务、核心优势，把非核心的业务工作进行外包。因此在外包实施前，地质资料管理部门需要全面梳理本部门的业务流程，全面辨析各业务环节的具体内容，正确划定业务外包范围。否则，盲目地将核心业务与非核心业务全部外包，虽然短时间内可能会减轻地质资料管理部门的压力，但从长远看无异于饮鸩止渴，不仅会导致地质资料管理人员工作能力下降，而且会对地质资料管理工作的价值、地质资料管理部门存在意义产生恶劣影响。

2)优质外包服务商选择困难风险。经过十余年的发展，资料档案管理业务外包服务商数量大幅增长，不可避免地存在鱼龙混杂的情况，优质外包服务商的选择将变得困难。一方面，石油公司地质资料管理部门对外包服务商的市场地位、技术能力、财务状况、服务质量、信誉经验等信息难以透彻了解；另一方面，受经费影响，当石油公司地质资料管理部门过度强调成本控制时，存在选择劣质外包服务商而放弃优质外包服务商的可能，此种情况下外包服务商可能会利用监管不严等条件，降低服务质量，最终给石油公司带来损失。

4.2 业务外包实施中的安全风险

1)地质资料实体损毁与丢失风险。在地质资料编目著录、数字化及寄存业务外包过程中，都会涉及到地质资料的搬运，如果管理不当，在搬运过程中极易发生地质资料实体的损毁和丢失。与寄存业务外包相比，编目著录、数字化业务外包的实体损毁与丢失风险更大，因为在编目著录以及数字化时，外包人员需要对地质资料逐件进行整理与元数据录入，逐页进行扫描与核对，不仅需要多次搬运、开盒、取出、拆装、装盒，而且涉及众多的人员。

2)地质资料内容泄露风险。油气资源是国家重要的战略资源，油气地质资料的内容涉及到油气勘探、开发科研生产的方方面面，对其内容的安全管控更是丝毫不能懈怠。无论是编目著录、数字化、寄存业务外包，还是信息化业务外包，外包工作人员都不可避免地要接触到地质资料的内容，都存在造成油气地质资料内容泄露的风险。相较实体损毁和丢失，内容泄露更容易发生且危害性更大。

5 油气地质资料管理业务外包安全风险的防范措施探讨

就需要避免油气地质资料管理业务外包的安全风险，就需要在业务外包实施的全过程中采取严格的措施来进行。具体来说，主要有如下几个方面。

1)建立业务外包安全风险预防控制机制。石油公司首先要结合本单位的核心业务，对外包工作进行全面的安全风险梳理，尽可能细致地列出风险控制点及风险等级，确保无遗漏；其次要运用风险管理理论和方法，对贯穿在整个项目实施过程中客观存在的各种风险因素的具体形式、风险成因进行剖析，建立具体的风险控制手段；再次要制定应对风险发生的具体措施，力争将风险发生后的影响降至最低。

2)开展详尽的市场调研，选择优质外包服务商。石油公司可以通过三种方法进行市场调研，一是，通过国家工商、税务、保密、消防、征信等行政管理部门，详细了解外包服务商的背景、资质、信誉等情况，需要注意的是，由于油气资源对国家的战略意义，实施油气地质资料管理业务外包，要密切关注外包服务商的资本背景，一般不宜选择外资背景的服务商；二是，派员到服务商驻地进行现场考察，详细了解其技术能力、队伍素质、库房条件、设施设备配置等情况；三是，根据服务商提供的成功案例，到与该服务商合作过的其他单位调研，了解合作方对该服务商的评价，作为选择服务商的参考。

3)明确权利义务，把握业务外包合同细节。石油公司在与外包服务商签订外包合同时，要对合同条款进行认真细致的推敲，对双方的权利、义务等进行详细的规定，对涉及地质资料安全的条款，更要逐字逐句进行推敲，通过合同条款来规避可能发生的风险。不同的业务外包服务，其合同条款也要根据该项业务的风险控制点有所侧重。笔者认为，可在合同中设立高额的安全控制措施违约处罚条款，以使外包服务商在经济效益层面更加重视外包过程中的安全控制工作。与外包服务商除签订外包合同外，还必须签订严格的保密协议[4]。

4)做好监督，控制业务外包全程运作。业务外包，并不是也不能“一包了之”，石油公司需要对外包业务的运行全过程进行监督管理，对地质资料的安全管理更要重点监督，既要保证外包业务按合同规定严格执行，也要尽可能的发现外包业务运作中存在的安全风险。在编目著录和数字化业务外包中，要对外包服务商的项目管理进行严格监督；在寄存业务外包中，要定期不定期的对寄存于外包公司的资料密封情况进行检查；在管理信息化业务外包中，要定期不定期的检查外包人员的系统操作日志和记录，保证地质资料信息内容不泄露。

6 结语

从国际国内环境来看，业务外包未来必将会得到进一步发展，石油公司实施油气地质资料管理非核心业务外包也将是大势所趋。在具体实施过程中，石油公司要针对本单位的实际需求，划定具体的业务外包范围，选择合适的外包形式进行。通过实施业务外包，石油公司既要实现降本增效，更要实现油气地质资料的安全、有序、科学保管，不断提高油气地质资料管理的专业化水平，不断提升油气地质资料管理部门的服务能力，为油气勘探开发科研生产工作提供持续、优质、高效的服务。

[1] 李洪洋. 当代企业档案管理外包的动因与可行性[J]. 兰台世界, 2016(5): 60-62.

[2] 黄霄羽. 文件、信息商业化服务机构建设研究[M]. 北京: 中国人民大学出版社, 2014.

[3] 郁秋香. 档案信息化外包过程中档案工作人员的地位[J]. 科学大众: 科学教育, 2011(1): 169-170.

[4] 刘俊. 企业档案外包服务及其安全风险防范的实践与探讨——以国泰君安证券股份有限公司档案外包服务为例[J]. 数字与缩微影像, 2015(1): 41-44.

Practice and study on oil&gas geological data management outsourcing

ZHAO Chuan-yu1, FENG Yong-tai2, SUN Qin1, TANG Lai-zhou1

(1. Exploration & Production Research Institute, SINOPEC, Beijing 100083, China; 2. Department of Oilfield Exploration & Production, SINOPEC, Beijing 100027, China)

Oil and gas geological data management outsoucing is an effective way to solve the problems, which oil companies are facing at present, such as the geological data warehouse volume reducing，the professional management requirements rising，and so on. Based on studying the development of data management outsourcing market both at home and abroad, as well as the outsourcing practice of major domestic oil companies, the authors list four outsourcing types, including cataloging, digitizing, storage and management informatization, and two outsoucing forms, including residing in or departing from oil companies. In the implementation of outsourcing, there are a range of risks like wrong outsourcing scope, difficult choosing of high-quality service providers, geological data entities damaging or losing, and content leaking. Several methods are givien to prevent these risks, including establishing a risk prevention and control mechanism, conducting a detailed market research to select high-quality service provider, detailing the contract terms and supervising the whole process of outsourcing.

oil&gas geology; data management; business outsourcing; risk

2016-08-03

赵传玉(1983-)，男，汉族，安徽舒城人，副研究馆员，管理学硕士，从事地质资料管理与服务以及地质资料管理标准化、信息化研究方面的工作。E-mail：zhaochuanyu2001@126.com。

G251.5

A

1004-4051(2016)11-024-04