浅谈高等院校大型活动的举办

◆靳燕

浅谈高等院校大型活动的举办

◆靳燕

从管理学的角度入手，使科学的管理方法与活动实践相结合，探索出一套符合我国高校特色和教学需要的大型活动组织流程，使高校大型活动效果达到良好预期。

高等院校；大型活动；工作流程

10.3969/j.issn.1671-489X.2016.16.059

1　高校大型活动的意义

如今，顺应国际高等教育发展趋势，以及适应国际学术交流的需要，我国各高等院校以教学实践为目的，结合自身学科建设发展，积极策划组织各类大型活动的需求日渐增多，活动整体水平和规模也逐渐提升。此类活动的举办，一方面可作为展示高校在某一领域的学术科研成果，为国际对话交流提供平台；另一方面可以为在校师生共同协作参加社会实践提供良好的契机，无论对高校自身发展，还是学生能力的培养，都是益事。

一般来讲，高校大型活动通常是指经过主办方（通常是高校）精心策划和组织，以一定目标为指导的某个特定的仪式、讲演、演出或庆典，在预定时间和地点范围内实施完成的相对独立的集体活动任务。活动的举办通常标志着某个特殊意义或达到特定的社会、文化、社团目的。学院办公室（党委办公室、院长办公室）作为高等院校行政平台和机关中枢，通常是各类重要活动的总体组织、协调部门。大型活动项目的策划、组织、管理和实施，是高校办公室必须面对和重视的一项重要工作。因此，研究此类活动的管理方式，对于各高校行政管理工作有着重要的现实指导意义。

2　高校大型活动的特殊性

高校的活动组织不同于一般社会上的商业机构。高校是以教书育人为目的，提供教学和研究条件并授权颁发学位的高等教育机构，兼有人才培养、科学研究、文化交流等多重职能。因此，高校举办的大型活动更多是作为教学实践、展示教学成果的一部分，而不同于社会上其他带有营利性和商业目的的活动［1］。高校大型活动的核心指向是促进教学和科研水平，并不以盈利为目的，这是它区别于一般意义上商业活动的显著特征。

以艺术类戏剧院校为例，每年定期举办的院级和各系学术交流活动类型多样，既有国际戏剧院校的演出交流项目，也有舞台美术、电影电视、戏剧管理等专业大赛论坛等活动。这些活动除了能够提升师生鉴赏水平和专业素养，也可为管理专业的学生提供活动组织的实践机会，使这门理论与实践结合很强的专业在校内发挥作用，也使教学和实践实现良好互动。高校的大型活动组织，在经费筹划、参与人员、组织分工、流程设计等几个方面都有着自身的特殊性。因此，其活动的组织工作需要针对自身的特性，因地制宜进行策划、组织和实施，将各方面资源合理调配，为活动服务。

3　活动策划的重要性

前期策划是高校举办大型活动的关键因素之一，也是前提保障。

首先，要明确活动举办的意义，大原则上要符合国家政策导向、结合高校的办学思路，多为突出高校本身专业特色及所在地域的文化特色，做到在活动安排计划中有所侧重、突出重点，把握正确方向。

其次，要将学生的专业学习与深入的社会实践相结合，或是学生的课余生活与校园文化相结合，立足于促进学院的专业学科发展，同时创造机会提升学生的组织能力、实践动手能力、交流能力，把专业教育与能力培养全方面统筹考虑，将活动目的恰当地体现在策划中，使之主题鲜明、特色突出，确保能够把学生的第二课堂与所学专业紧密结合在一起，从而达到活动举办的真正目的。

最后，因为高校大型活动中更多的是围绕教学和科研并为其服务，为了使活动与教学及科研的结合更紧密，更突出学科的专业特长，所以要设计适当的环节，为各个专业共同探讨、共同进步、相互协作提供交流平台。

4　工作流程科学管理

从管理学的角度出发，建立一套科学严谨的工作流程，对组织工作进行有效分工，这是确保大型活动正常有序完成的重要保障。可借鉴项目管理制度，使职责清晰、流程精准、执行到位，从策划到执行再到最后的总结，形成一套规范化的流程。在活动立项之初，应对活动整体进行筹划布局，研究整体流程中的各个环节，结合学校对活动的

整体预算、人员投入、时间安排等要素制定一套合理的工作流程，同时注意执行过程中对投入资金的有效管理，并建立起相应的工作机制。

组织分工要根据设计好的工作程序，对整个大型活动的策划和组织工作进行科学合理分解，将整个工作部署分解为不同的工作小组。一般情况下，学校的活动参与者大都是各个教学和行政部门的教师，各专业学生志愿者共同参与。人员分工上可根据各院系职能部门特点，组建专业小组，明确各个工作组的职能和负责人，将责任落实到个人。

要定期召开全体协调会以及各个小组工作会议，使参与人员了解整体活动安排，明确自己的岗位在整个活动流程中的位置和重要性。在一定程度上保证参与活动策划与组织的人员能够各司其职，彼此之间相互紧密配合，发挥团队的合作精神。

在团队信息沟通上，有赖于通信和科技手段的进步，可有选择地使用电子邮件、微信或其他互联网方式的便捷有效的联络工具，这是提高团队工作的有效手段之一。

预算管理与执行高校在经费预算方面的管理都十分严格，活动能否按照预期顺利实施，预算的管理工作是相当重要的环节。首先，在活动立项阶段，需要参照以往活动经费的基础上，对活动所需资金进行科学预判，形成一套符合实际需要的预算。其次，根据制度完成校内审批程序后，需要活动负责人在项目执行过程中，依照预算管理制度进行严格把控，既要保证活动所需资金到位，还要根据活动不断变化的情况，灵活掌握机动部分。在保证活动进度正常推进的前提下，使活动资金得到合法合规合理的使用。

倒排期时间管理活动的倒排期时间安排表是时间管理的重要措施，也是确保活动顺利举起的关键。活动参与人员往往只注重自身职责范围内的工作进度，而忽视活动整体安排，出现只见树木不见森林的局限性。为使各个工作组在工作整体进度上实现协调统一，需要对活动整体进行时间规划，其规划的内容应包括从筹备到活动结束的阶段划分，各阶段的时间如何分配，每阶段要完成的主要工作，以及活动需要到位的各种人员和物资准备（如场地、设备、宣传、演出、嘉宾邀请等）。倒排期计划的提前量要根据活动规模、参与范围等具体情况而定。根据活动组织惯例，时间计划可长可短，有些国际活动的倒排期计划要提前一年以上进行筹备，有些院内小规模的学生活动在一个月左右进行准备亦可。

统筹管理大型活动组织工作千头万绪、出口众多，需要在管理上设置统筹职能。完成各个工作组之间的横向衔接，实现各主要职能上的环环相扣、上下贯通，尽可能避免盲区和进度不一致的情况出现，实现团队之间的最佳协作。统筹内容大致包括工作进度、预算执行、场地安排、主题活动流程、嘉宾邀请等方面的工作对接。尤以活动衔接为例，把握好活动各个流程与交通、住宿、餐饮等环节上的对接，一方面要强调信息变化的同步性，另一方面应安排机动人员及时补位，确保流程进度准确高效。

5　活动的总结与反馈

在活动结束后，组织者和参与者应认真对活动进行总结，这一环节至关重要，又往往被主办者忽略。总结内容应包括对活动的整体评估、宣传成效、资料保存以及经验总结等方面。一方面，要将活动涉及的各种文字、图片、多媒体等资料进行归档和备案［2］，作为学院重要档案留存；另一方面要召开专项总结会议，活动主责部门与项目团队参与者还应该对活动策划组织过程中出现的问题进行探讨，交流经验，找出不足，并将这些成果进行文字化的留档，为今后的活动实施和举办提供可以参考与借鉴的资料素材。这些内容大都具有一定的规律性和高校自身特殊性，对于高校工作往往是十分珍贵的资源和历史资料。将总结工作完成，才是高校大型活动结束的最终环节，高校管理层在工作实施中应对此给予充分的重视。

［1］唐阳成.如何策划和组织职业院校的大型活动［J］.中小企业管理与科技，2013（11）：254-255.

［2］姚卫浩.以项目管理视角探寻高校大型活动策划组织方法［J］.中国高等教育，2010（18）：57-58.

G647

B

1671-489X（2016）16-0059-02

作者：靳燕，中央戏剧学院党院办副主任，研究方向为教育技术与教育装备（100039）。