高校档案如何开展信息化建设

周丽

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)



高校档案如何开展信息化建设

周丽

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)

各高校应从自身实际出发，选择适宜的档案信息策略，随着信息技术的不断发展更新，高校档案信息化建设成为档案工作改革和发展的必然趋势。从高校档案信息化建设的内涵及重要性、存在的问题分析，提出开展信息化建设策略。

高校；档案；信息

1　高校档案信息化建设的内涵

高校档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息为主要形式向学校和社会提供服务为重心的转变过程。此定义提出了几个要求:要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享。

2　加强档案信息安全保障体系的建设是高校档案信息化建设得以顺利运行的保证

加强档案信息安全保障体系的建设，在高校各部门推广使用档案管理系统时，一定要把档案信息安全放在突出位置，要贯彻落实国家关于加强信息安全保障工作的方针政策，维护保密档案的安全，维护本校和科研人员的合法权益，正确处理新形势下档案公开与保密的关系。做到依法开发，确保档案管理系统数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密。建立健全档案数字化、网站运行、数据库管理等各项工作规章制度。采取有效措施和技术手段，保证数字档案信息管理系统运行安全、可靠。注意保护档案信息及信息产品的知识产权，维护国家利益，保护个人隐私。利用各种电子档案保存、保密、保真的技术方法和手段，使电子档案得到科学保管和有效利用，确保档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享，把档案资源开发利用纳入科学化、规范化轨道。同时，要加强对系统管理员、信息安全员、专兼职档案人员的培养、使用考核，加强计算机网络硬件和软件系统的管理，加强数据库管理，采取将目录数据及电子原文数据压缩到软盘、光盘备份等手段，建立档案数据备份和灾难恢复机制，有效确保数据的安全及档案信息系统安全。只有维护了高校档案的安全而无丢失，才能更好地维护高校档案信息的完整，提高信息化条件下档案信息安全保障能力。

3　高校档案信息化建设存在的问题

3.1档案管理队伍整体素质低

在一些高校中，部分领导固守传统观念，对档案事业的重要性缺乏认识，认为档案管理工作是简单的业务性工作，不够重视档案管理人才的培训培养。从许多高校情况来看，档案管理队伍非常薄弱，甚至很多专职档案人员还是照顾引进人才的配偶和家属，更谈不上素质优良、结构合理、科学高效了。

3.2档案信息化目标不明确，管理体制较为混乱

“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高校尚未真正落实。仍将办公自动化误解为档案管理信息化。管理不顺，机制不活，有的高校仍沿用传统的管理模式管理档案，完全适应不了档案信息化管理的要求，高校档案管理部门不能和教育科研管理部门有效协调，孤军奋战。教学科研档案管理信息化需要做到档案管理流程化、科研档案数字化、建立档案管理数据库，有效地利用网络资源，将档案管理的收集工作充分分解到职能部门，充分调动各职能部门的积极性。

3.3缺乏统一的标准规范

高校档案网站信息系统设计和应用的标准、高校档案馆藏数字化标准、高校档案数据库存与地方档案馆数据资源库存互联的工作标准等亟待规范。维护电子文件原始性、真实性问题，电子签名的认定问题等都需要严格的技术保障，需要法律、法规、标准的支持。

3.4档案信息化资源相对分散

随着高校信息化的不断发展、学校办公自动化系统的开发，产生了大量的电子公文，这些都需要及时、准确、有效地被新型的档案管理系统所接收。而很多高校档案部门的档案管理系统无法融入学校的整体自动化系统之中，导致各部门产生的越来越多的电子文件资源相对分散，使得信息化档案接收的任务变得越来越重。

4　高校档案信息建设策略

高校档案工作的部门性与社会性统一以及高校之间的差异性、高校管理信息化程度、高校档案工作发展现状的差异决定了不同高校在选择档案信息服务策略时应有所不同。具体说来，高校在选择档案信息服务策略时应注意以下问题。

4.1开展信息化服务

4.1.1服务的双向性

服务好高校自身发展是首要和根本。作为高校自身的档案部门，为现行教学、科研、学生管理、后勤保障等工作的开展提供高效服务是高校档案部门的首要与根本职责。除满足高校各方面工作日常档案需求外，顺应不同时期高校工作重心，提供系统的档案信息服务是高校档案工作立足的根本。当前，实施内涵式发展是大多数高校面临的首要任务。为此，教学制度的改革与创新、教学经验的研讨与交流、优秀教学案例的积累与分析、传播成为教学管理的重点。提供这方面的档案信息服务成为教学管理提出的基本要求；完善学术与研究风气，提高研究工作的创造性与创新性是科研管理面临的主要任务。为科研评估提供基本数据，提供学科研究的系统成果及其社会反响材料成为科研管理与科研实践的迫切要求；提高大学生基本文明素养与专业素养，提升大学生适应社会能力成为当前大学生管理的首要任务。总结大学生培养与管理经验，完善大学生培育对策同样要求提供系统的档案信息服务，等等。在对内服务的同时，面向社会开放高校档案，提供相应的档案信息服务是社会和高校自身发展对高校档案工作提出的基本要求。在这方面，无论是设立档案馆，还是综合档案室的高校，均是同样的。

4.1.2服务的主动性与创造性

当前，高校档案信息服务存在的主要问题是缺乏主动性、系统性与有效性。“主动服务”作为口号喊了多年，行动却十分迟缓，服务工作缺乏应有的创新，传统的“应答式”服务和传统的服务项目、服务方式依旧是服务工作的主导。被动式服务必然导致档案信息的准备不充分、不系统，档案价值与档案部门社会功能得不到应有发挥。在档案信息服务方面，高校档案部门应积极借鉴社会服务部门的经验，设计具有可操作性的服务流程、服务管理与服务评估流程，从根本上提升高校档案服务质量。在这方面，高校档案部门应努力摒弃独立档案部门所存的工作心理与工作模式的封闭性，积极、充分利用高校内外，尤其是内部的技术与智力资源，摸索出一套适应高校特点的档案信息服务体系。目前，实现这一点的条件已经具备。以岗位设置和聘任制为主要内容的高校人事制度改革正在普遍实施。新的人事制度改革的突出特点是强调岗位业绩，并根据完成业绩指标的情形确定工作人员的考核评语及其职称或职级，实施差别化薪资。面临新的人事制度，高校档案部门的业绩直接决定着档案工作者的职务发展与薪资待遇，甚至影响到去留问题。只有切实提升档案部门的服务水平，提高服务效益，充分发挥档案工作对高校人才培养和科学研究的功效，档案工作才能在未来的高校发展中赢得一席之地，档案工作者才能为自身拓展更大的发展空间。

4.2人才队伍建设

高校档案信息化建设的实施是一项复杂的系统工程，档案信息化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，人才队伍建设是高校档案信息化建设成功的关键。档案工作者要增强加快档案信息化建设步伐的紧迫性和责任感，改变传统的“重藏轻用”的档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变手工管理和查询的方法，依靠现代化信息技术，转移工作重心，为主动服务、网络共享创造条件，为创建新的档案管理模式，真正实现档案工作的信息化做好充分的思想准备。高校档案部门通过继续教育、专题讲座、业务研讨会、学术交流及信息技术培训班的方式，提高档案信息管理队伍的素质。信息化条件下，档案工作人员不仅要掌握图书情报、档案学的专业知识，还要熟练掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识，还要具备较强的信息获取、信息交流、信息传播、信息鉴定、信息评估、信息加工、提炼能力。使档案人员由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家里手。

4.3加强组织领导

目前,在绝大多数高校中,信息工作呈现明显的分离状态,不仅传统的信息工作部门,如档案、信息部门分离,新的与信息化建设密切相关的工作部门,如公关、外联部门等更是与信息工作保持一段距离。这种分离状态已成为科学管理的严重障碍。因此,必须建立统一的信息化工作体制,整合单位中各信息部门或与信息工作相关的部门的工作,使与学校发展有关的信息能做到集中处理。具体说来,档案信息化工作体制的建立应做到:组成以分管校长为领导、相关处室负责人为成员的学校档案信息化建设领导小组,负责全校档案信息化建设的组织协调工作。确定专职的档案信息工作部门负责档案信息化建设的组织与协调工作,单位其他部门则从自身工作职责出发,遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标,按照信息化建设的整体要求,做好自身的信息生成、传播与利用工作。

4.4实现档案信息资源的社会共享

以利用促开发，推进档案信息产品专题开发和加工;以需求为导向，不断充实档案信息服务的内容;加强档案网站建设，充分利用互联网和电子政务网络平台进行档案信息网上数据传输、信息整合和发布。为社会提供已公开档案信息、已公开现行文件，充分利用校园网系统，开辟档案信息查询利用窗口，提供档案网上检索利用，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的社会共享。

[1]林真.加强机关档案工作.提高档案服务水平[R].福建省档案局;2005:14-23.

周丽(1975.5-)，女，湖北黄冈浠水人，黄冈职业技术学院副教授，主要从事高职教育，档案研究。

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1671-1602(2016)16-0255-02