高职院校档案的现代化管理

李芬

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)



高职院校档案的现代化管理

李芬

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)

高职档案的现代化管理是高职院校档案工作发展的目标，因此推动档案管理规范化、制度化、标准化具有重要意义。在档案管理现代化过程中还存在着档案标准化程度低,缺乏高级管理专业人员,档案管理投入不足等问题。需要通过加强档案管理标准化,实现管理现代化,加强复合型人才培养,加大档案现代化管理的投入等手段实现档案管理现代化

高校;档案管理;现代化

传统的档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理工作。一是资料收集手段落后；二是管理方式落后；三是服务方式单调。只满足于工作需要，缺乏将工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识，电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机结合，这种文件称为“多媒体文件”。多媒体文件图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，做好档案管理工作，必须立足于管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情,使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

1　档案管理的根本目的在于档案利用

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库(室)设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。增强档案管理现代化意识,管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识,就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中,档案管理工作人员要树立科学实践观,依靠先进的科技手段,前沿的管理方法,切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念,实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法,使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

2　实现高职档案管理现代化策略

2.1加强标准化建设

高职档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代,档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等,都需要通过制定和建立各类档案管理标准,形成档案管理标准体系,只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现,遵循标准,推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性,管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力,不但涉及数据格式,还将涉及运行环境等诸多因素,本身就包含不止一项的复杂课题,更应统一领导,集中力量,锲而不舍,不断推进。

2.2加强档案信息化标准和规范建设

要按照《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》规定精神,制定出符合实际的具体办法和措施,规范和指导全校档案信息化建设、运行、管理和维护工作,使全校档案信息化建设有章可循,有规可守,保障学校档案信息化建设朝着规范化、标准化和制度化的方向发展。

2.3加快复合型人才培养

实现档案管理现代化,不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识,还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质,大力加强档案管理队伍建设,从选拔优秀档案管理人才为起点,把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训,采用多种形式、实施全方位的培训,优化档案现代化管理人员的知识结构,培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中,档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质,还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训,加快档案管理现代化的步伐,促进档案事业的健康迅速发展。

2.4加强档案信息安全保障体系建设

逐步完善档案信息安全管理体制,在严格遵守相关法律法规的同时,加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库安全。加强对电子文件归档工作的管理、监督和指导,保证归档电子文件的真实、完整、有效。在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中,要增强安全意识,防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上网,在因特网上提供已公开的档案目录查询服务,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,确保档案信息系统的安全运转。

2.5完善相应制度体系

加强制度建设、建立良性运行机制,是提高档案管理科学化水平的关键和保证。要从宏观立法和微观运行方面,完善有关法律法规和规章制度,形成推进工作创新、促进科学化水平提高的制度约束和政策导向。从党和政府来说,要把推动档案事业科学发展纳入经济社会发展规划,纳入干部实绩考核的重要内容。从一个部门、单位来说,要重视档案管理工作,完善相应工作机构,落实工作责任制,注重发挥档案工作的作用,为档案工作科学发展创造有利条件。具体到档案管理部门,要增强责任感、使命感,从档案收集、整理、管理和应用等各个环节,建立相应管理制度,使整个工作规范化、制度化、标准化,同时深化内部体制机制改革,通过职称评定、业务考核、表彰奖励、责任追究等具体措施,激发内部潜力,增强工作活力,充分调动干部职工的主动性、积极性和创造性。

2.6提高职高队伍整体素质

档案管理是一门科学,特别是新形势下档案管理的技术更先进、内容更丰富、分工更专业,对档案管理人员的能力素质提出了新挑战、新要求。档案管理人员不仅应具备基本操作技能(具体包括档案文书立卷,档案整理、编目、鉴定,档案著录、标引,档案的保护、开发等),而且要掌握现代化科技手段和先进操作管理技术,同时还要具有统筹安排、耐心细致、吃苦耐劳、勇于创新的基本品质和良好作风。要适应新的形势和要求,重视加强政治理论、业务知识和各类新知识、新技能的学习,提高学习能力,建设学习型档案管理队伍。树立“档案工作也是生产力,档案管理同样出效益”的观念,不断创新管理方式、方法,拓展优化管理的途径渠道。坚持“人才是第一资源”,重视档案人才的培养和引进,努力建设科技型、创新型、复合型的人才队伍,为提高档案管理科学化水平提供有力的智力支持和人才保障。

[1]郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题[J].山东档案,2003.5:19.

李芬(1972.10-)，女，黄梅，副研究馆员，方向：档案。

G271.6

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1671-1602(2016)16-0268-02