秘书公务活动中的“先”和“后”

2016-02-27 01:29李展
治理现代化研究 2016年2期
关键词:公务活动主席台来宾

李展

公务活动中,孰先孰后,看似小事,实则是一件关乎原则性、政治性的大问题。如果不能妥善安排,有时甚至会引发难以预料的负面影响。因此,如何安排好公务活动中的先后顺序,常常秘书需要在遵守相关规则的前提下,结合实际,认真推敲,反复考量。

一、会议活动中的“先”与“后”

公务活动中,遇到最多的就是会议活动。会议中有关孰先孰后的问题非常复杂,几乎贯穿会议的始终。比如,在议程安排上,常常先进行一些具体事项或其他人员的讲话,而把最重要的领导放在最后做总结讲话。在主席台座次上,常以职务高低为标准安排座次。领导人数为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导人数为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。有时,外来领导的职务即使低于本单位最高领导的职务,出于尊重,也会把外来领导居中安排。一些重要的会议还设有主席团,在其位次安排上,前排高于后排,中央高于两侧,左侧高于右侧。

会议群众席的排座,可以不进行统一安排,由大家各自择位而坐;也可以安排与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。如果是后者,其座次也有孰先孰后的问题。这时,座次既可以按照与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后来安排,也可以按照平时约定俗成的习惯来序列。按单位就座时,若分为前排后排,一般以前排为高,以后排为低;若分为不同楼层,则楼层越高,排序便越低。

会议召开时,常常是与会者先入座坐好。随后,主席台领导按照职务高低的先后顺序依次由等候区步入,并对照事先放好的桌签,从座位左侧就座。有时,领导步入主席台时,会和现场群众进行鼓掌、致意等互动。这时,其他领导要等最高领导落座后才能就座。

会议开始时,主持人常常需要介绍与会领导,特别是介绍在主席台就座的领导。介绍顺序一般是和主席台上领导的座次保持一致。

会议进行时,有时需要根据实际情况提供茶水服务。服务人员在为主席台上就座的领导加水时,一般从最高领导开始,然后根据退场出口方向决定倒水顺序。如果主席台只有一侧可以退场,给最高领导加完水后,就依次为距离出口较远的领导加水,全部加完后再返回身依次为出口一侧的领导加水。如果主席台两侧都可以退场,就要按照先从1、2号领导一侧开始这个顺序来加水,然后再返回身去给另一侧领导加水。

一些重要的会议结束时,常常是先请主席台上的领导退席,其他与会者才能离场。一些会议,特别是一些涉及外单位人员较多的会议,会议结束后,还要进行合影留念。合影留念时的位次、前后排顺序基本上等同于主席台和主席团的安排。

二、握手、介绍、交换名片时的“先”与“后”

公务活动中,人们见面时,常常一见面就互相握手。握手往往表示友好,是一种重要的公务社交礼仪,可以沟通情感,加深双方的理解、信任,也可以表示对对方的尊敬、景仰、祝贺、鼓励。握手时,按照尊者优先、女士优先的原则,主人、长辈、上司、女士先伸出手,客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。有时,女士优先要服从于尊者优先,职务高者先伸手,女士再伸手。公务活动中,双方握手时稍微用力握一下即可放开,时间一般为2至5秒。有时,握手的结束时间也由主动伸手方决定,当其松手时即意味着握手结束,另一方也应立刻终止握手。

在公务活动中,除了向别人作自我介绍外,有时还需要为他人作介绍。为他人作介绍也需要注意介绍的先后顺序,一般也要遵守尊者、女士具有优先知情权的原则,即受到特别尊重的一方有了解对方的优先权,应把男士介绍给女士,把晚辈介绍给长辈,把客人介绍给主人,把未婚者介绍给已婚者,把职位低者介绍给职位高者,把个人介绍给团体,把晚到者介绍给早到者。在口头表达时,先称呼长辈、职位高者、主人、女士、已婚者、先到场者,再将被介绍者介绍出来。这种介绍顺序的共同特点是“尊者居后”,以表示尊敬之意。介绍语应简明扼要,并使用敬辞,可以说:“王市长,请允许我向您介绍一下……”或说:“张局长,这就是我和你常提起的李伟博士。”

名片是现代公务活动中一种重要的媒介,名片不仅可以用作自我介绍,而且还可用作祝贺、答谢、拜访、慰问等。当今社会,交换名片也是一种比较常见的公务社交方式。交换名片也有一定的先后顺序,一般是“先客后主,先低后高”,客人先向主人递名片,位低者先向位高者递名片,年轻者先向年长者递名片,男性先向女性递名片。当对方不止一人时,应先将名片递给职务较高或年龄较大者;或者由近至远处递,依次进行。递送时应将名片正面面向对方,双手奉上,可以说一些“你好,我叫×××,这是我的名片,请笑纳”“这是我的名片,请您收下”等客套话。

三、行进过程中的“先”与“后”

当外单位人员到本单位参加公务活动时,常常需要引导,以便其能够准确、快速地到达目标地点。按照“以右为尊、以客为尊”的理念,引导人员走在来宾的左前方,距离来宾1米左右。来宾人数越多,引导的距离越远,以免照顾不周,给人厚此薄彼之感。行进时,一般让对方走道路、走廊的中央或内侧,自己走在道路、走廊的一侧或外侧。

除了引导行进外,还可以与客人并排行进或单行行进。并排行进时,中央高于两侧,内侧高于外侧,一般情况下,应该让客人走在中央或者内侧。与客人单行成一条线行进时,前方高于后方,以前方为上,如果没有特殊情况,应该让客人在前面行进。

行进过程中,有几种特殊情况需要特别注意孰先孰后的问题。

一是上下楼梯时。上楼梯时,一般让来宾走在前面,引导人员走在后面,并且是走在扶手的一边。下楼梯时,引导人员可以走在前面,来宾走在后面。拐弯或有台阶的地方应使用手势,提醒客人“这边请”或“请注意楼梯”等。

二是乘坐电梯时。陪同客人来到电梯门前,先按电梯呼梯按钮。出入有人控制的电梯,陪同者应后进后出,让客人先进先出。出入无人控制的电梯时,陪同人员应先进后出,并控制好按钮。

三是进出门时。如果没有特殊原因,出入房间时应该是位高者先进或先出。但需要开关门时,要格外注意。开门时如遇手拉门,引导人员应先拉开门,并拉住门站在门旁,请来宾或领导进出,最后自己把门关上;如遇手推门,引导人员先推开门,握住门把手,请来宾出入。如果是进入室内,要先请来宾坐下,看到来宾坐下后,自己再坐下或离开。

四、上下车的“先”与“后”

轿车是公务活动中最为常见的交通工具。一般情况下,上下轿车时,应该请位尊者先上车,最后下车;位低者最后上车,最先下车。有时,主人或位低者还要为客人、位高者拉开车门,同时一手固定在车门上方,一手护住车门,请其上下车。如果多人同乘一辆车,由方便程度决定谁先下车。

乘坐轿车时,最重要的位次问题。公务活动中,一般的轿车均配有专职司机。如果是双排五座轿车,由尊而卑依次应为:后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座。如果是三排七座轿车,由尊而卑依次应为:后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座、副驾驶座。在公务活动中,副驾驶座,特别是双排五座轿车上的副驾驶座被称为“随员座”,循例专供秘书、翻译、警卫、陪同等随从人员就座。

此外,还有一些公务活动也需要注意先后问题。比如,接听和拨打电话时,一般要先主动自报家门。按照预约见面时,应先到10分钟左右。参加公务宴请,一般是位尊者先入座,先动筷。参加公务舞会,一般情况下,男士应主动有礼貌地邀请女士;如果是上下级的关系,不论男女,下级都应主动邀请上级跳舞。

(责编 / 郭建民)

猜你喜欢
公务活动主席台来宾
女王
布达拉宫
迎接新学期
公务活动中应高度重视“函”的使用
来宾,有三个“全国第一”的甜蜜园区
越来越严的“禁酒令”
校长应消除心中的“主席台”
慎上“主席台”
了悟图