浅谈Excel在外贸会计核算中的应用

李楠

摘要：Excel具有强大的数据处理和数据分析功能的软件，在会计核算中发挥着简单高效的作用。外贸会计适用于外贸企业或有其他企业的进出口业务，文章从外贸会计核算的采购、销售和结汇三大传统环节入手，浅i：L-Excel在外贸会计辅助核算中的应用。

关键词：外贸会计；Excel

1 背景

1.1 外贸会计的特殊性

外贸会计并不是一个独立的学科概念，而是通过外贸业务有别于国内贸易在会计核算方面的特殊性加以界定的，具体是指经营外贸的企业以提高经济效益为目标，采用2种货币（复币）记账法，对企业的国际贸易业务进行核算、分析、预测和控制的工作。

在外贸环节中经常遇到进出口商品的流转、外汇债权债务、结售汇以及出口退税等问题，并且有下列4个比较显著的特点：（1）外贸会计中既有记账本位币的核算，又有外币的核算；（2）汇兑损益是外贸业务产生的经营结果，依据会计的重要性原则，外贸会计将汇兑损益作为一级科目核算，而不是通常地按照其他企业会计将其作为财务费用处理；（3）外贸会计要核算出口退税，体现了国家的鼓励出口的政策；（4）外贸会计经营结果中包括了人民币与外币的经济效益，例如出口创汇成本这一指标。

1.2 Excel辅助会计核算的优势

Excel是在会计电算化中使用最为频繁的一款软件，其具有强大的数据处理和数据分析功能，不仅提供了数据输入、输出、显示和数据分析功能，并且不受定制财务软件固定模块和付费使用的限制，凸显了Excel在处理会计核算问题上的方便和高效。外贸会计依据外贸业务的实际流程和会计准则的规定，在采购、销售和结汇这传统的三大环节上的核算工作均可由Excel辅助实现，省时、高效地记录外贸企业经营结果。

1.2.1 外贸采购

（1）会计确认的时间和条件。外贸会计确认出口商品采购的时间应以取得出口商品所有权或实际控制权为准，即取得商品入库单和增值税专用发票等有关结算凭证。

（2）外贸采购涉及的账户。第一类，资产类的账户：库存出口商品。该账户核算内容为企业全部自有的库存出口商品，该类商品最终的销售目的地是国外；计量采用的是实际采购成本；其中借方表示已验收入库商品，贷方反映已经销售并结转的商品成本。第二类：负债类账户：应交税金。该账户核算内容为企业按税法规定应缴纳的各种税金。第三类：损益类账户：经营费用。该账户核算内容为企业购进商品所发生的运杂费、装卸费、包装费、保险费、仓储保管费、检验费、广告费、业务人员工资福利等。第四类：往来账户：银行存款、应付账款。该账户核算内容为应付或者未付给供货企业的往来货款。

1.2.2 销售环节

外贸销售的形式多种多样，例如有自营出口销售、代理出口销售、加工补偿销售以及代销等，本文着重讨论的是外贸业务中最为常用的自营出口和代理出口2种销售方式。

（1）自营出口销售的核算。

①会计确认的时间和条件。自营出口销售收入确认，涉及外贸业务中货物所有权随着出口单据转移问题，外贸会计中确认收入的时间为企业取得正本提单并以全部单据向银行成功议付之日。

②自营出口的账户设置。

第一类，资产类账户：库存出口商品账户。该账户核算内容与外贸采购中涉及的内容一致。

第二类，损益类账户：自营出口销售收入、自营出口销售成本。其中，自营出口销售收入账户，贷方表示增加，核算内容为支付的外币运费、保险费、佣金等以及退货或对外理赔时冲减的收入，其中退货或对外理赔时冲减的收入表示收入的减少，用红字记账；自营出口销售成本账户，借方表示增加，核算内容为结转的销售成本和增值税退税差额以及用红字冲减退货成本。

第三类：往来类账户：应收外汇账款、预收外汇账款账户。这2个账户核算外贸企业与出（进）口合作伙伴之间的贸易往来，在日常核算中使用最为频繁。从会计要素的角度出发，应收外汇账款属于资产类，借方表示应收外汇的增加，即应收的外汇货款；贷方应收外汇的减少，即已经收回的外汇货款，期末余额表示应发生但尚未收回货款；预收外汇账款账户属于负债类，借方表示预收外汇账款的减少，即实际出口实现时转销的预收货款，贷方表示预收账款的增加，即预收国外贸易伙伴的定金或货款，期末余额表示已经收取但尚未转销的预收货款。

应收外汇账款、预收外汇账款账户这2个往来账户的特点是核算真实贸易往来时，既有人民币结算的金额，又有外币结算的金额，因此要采取复币记账法。当2个币种的账户进行折算时，应选择外币入账（议付，即按照协议支付，指外贸业务中提交规定单据，得到货款支付的行为。]）当天或本期1日的汇率中间价作为记账汇率。

外贸会计中自营出口确认收入的入账金额以FOB[FOB，出口港离岸价格，即Free on board.]价为基础，如果按照FOB价格之外的价格条款（例如CFR，CIF）成交，其发生的国外运费、保险费及佣金等费用支出，均应作冲减销售收入处理。在实际操作过程中，一般在期末按海运费、保险费以及佣金等汇总数进行预提费用，到实际发生支付时直接冲减自营出口销售收入。

依据外贸业务的实际，外贸公司一般先接受国外订单后才开始生产或者国内采购，因此库存出口商品采用个别计价法，在发出商品时，根据发出商品的实际数量、金额结转库存出口商品成本，同时将增值税征收和出口退税的收入之间的差额转入自营出口销售成本。

（2）代理出口销售的核算。

代理出口业务是指出口企业代理国内委托方办理对外洽谈、签约、发运、交单及结汇的全过程，或办理对外销售商品及交单、结汇的出口业务。

受托企业经办代理出口业务，不垫付商品资金，不负担基本费用，不承担出口销售盈亏，仅收取手续费。代理出口商品的出口退税归委托方，一般由受托企业负责去所在地的税务局开立代理出口退税证明，由委托方持证明和出口报关单、出口收汇核销单及代理出口协议副本等文件向当地税务部门办理退税。

①代理出口销售核算的账户设置。根据代理出口业务中委托方和受托方之间的权利义务关系，设置应收账款或应付账款账户2个往来账户，核算内容为委托方与受托方之间代理出口业务的款项。同时还设置有代理出口销售收入、代理出口销售成本、应收外汇账款等账户，核算内容为受托方与外贸另一方的商品和服务往来。

②代理出口外贸会计的确认时间。依据代理出口业务流程和会计制度的规定，在外贸操作实例中，收入的确认时间一般在代理出口销售结汇并与委托方办理结算后确认。

依据代理出口业务流程，出口退税的收入归属于委托方而不是受托企业，实际操作中一般由受托企业负责去所在地税务局开立代理出口退税证明，由委托方持证明和相关单据向当地退税主管机关办理，因此代理出口外贸企业一般不进行出口退税的核算。

1.2.3 结汇

结汇是外贸企业安全收回货款的标志，是外贸业务结束的标志。在结汇时，出口企业可以按照银行当天的外汇牌价（买入价）结售外汇给指定银行。在结汇实际操作中，需要运用汇兑收益核算结汇时外汇价格和确认收入时的收入差异，借方表示银行外汇买入价低于确认收入时的汇率外贸企业，外贸企业出现汇兑的损失；贷方表示银行外汇买入价高于确认收入时的汇率，外贸企业出现汇兑的收益，结汇收入记入银行存款——美元户时选择的汇率可以采用固定汇率或时时的变动汇率。采用固定汇率，应以当月1日市场汇率（原则为市场汇率的中间价）记账。

2 Excel辅助核算的实现

2.1 用Excel设置外贸会计核算基本科目

由上述分析可知，外贸会计中常用的会计科目主要有资产类的库存出口商品、银行存款、应收账款、应收外汇账款；负债类的应付账款、应交税金和预收外汇账款；所有者权益类的实收资本、资本公积、盈余公积、本年利润和利润分配；成本损益类的经营费用、自营出口销售收入、自营出口销售成本、代理出口销售收入、代理出口销售成本和汇兑损益。上述科目可由Excel设置完成，方便核算使用。

2.2 用Excel设置上述会计科目的丁字账（见表1）

利用Excel建立上述常用会计科目的丁字账，编辑公式，建立勾稽关系，使得凭证中某一科目的借（贷）方发生额自动逐笔添入丁字账中，自动汇总后编制科目余额表和试算平衡表以及最终的会计报表。