浅析如何防止油田物资采购风险

葛春堂（青海油田物资装备公司，青海海西州632826）

浅析如何防止油田物资采购风险

葛春堂（青海油田物资装备公司，青海海西州632826）

油田物资供应部门通过加强制度建设、油田物资采购信息建设、加强供应链的建设、与用户、职能部门、监督部门的有机结合，充分发挥本部门的集中采购优势，使管理职能和专业职能有机结合，以此来降低物资采购给企业造成的风险。

采购风险；采购信息；供应链

油田物资采购的核心是产品选择和产品价格。只有选择适应油田发展的产品，支出合理的采购成本，才能实现油田物资采购与企业人、才、物的协调发展，才能不断提高企业物资管理水平和企业竞争力。现就油田物资采购在几个关键环节如何防范和降低采购风险，提出以下看法。

1　加强制度建设，防范和降低操作风险

1.1建立公开、透明、便于监督审核的制度体系

油田物资供应部门要避免由于制度缺失，造成操作风险。油田物资供应部门要根据行业特点建立与市场经济紧密联系的各项制度及操作规范。如物资信息建设与管理、企业采购信息的发布，市场分析与采购决策、供应链的建设与管理、精细化采购的行为规范等科学的采购制度。在企业物流被认为是企业第三利润源的今天，油田物资供应部门应该创新工作思路，完善和创建注重科学采购的办法和机制。

1.2要落实油田物资供应部门的责、权、利。

油田物资供应实行统一采购，统一管理，管理职能和专业职能有机结合。现在，企业又面临新的重组整合，油田物资供应部门要以此为契机，发挥好管理职能和专业职能。

（1）在“责权”的方面，首先要落实油田物资供应部门对油田重点工程，单项工程用料采购的全程参与的职责。

对工程项目而言，油田物资供应部门作为主要部门参与油田重点工程、单项工程建设。兵马未动，粮草先行。从设计交底到设备选型、考察，工程决算等油田物资供应部门都在全过程参与。油田物资供应部门有一份完整的工程项目设计图纸，对设计料表进行汇总、做出材料采购概算。工程完工后，设计图纸存档，作为今后设备维修备料的依据。由于项目建设单位人力有限，只能对工程所需的主要设备，主要材料组织采购，没有能力对施工安装过程中的零配件、工艺安装材料等进行组织采购，往往采取大包大揽的方式承包给施工队伍，施工队伍所采购使用的产品往往缺乏甲方的验收，检验，使用质次价高产品，虚增工程造价在所难免，也给工程结算造成困难，形成价格、质量、安全等风险。所以首先要落实油田物资供应部门在油田重点工程，单项工程建设中的职责。

（2）在“利”的方面，油田物资供应部门要制定合理的服务取费标准。要制定对工程项目物资、专用大型设备、其它物资的分别取费标准。

1.3规范采购行为，严格按程序办事

在企业普遍实行ISO、QHSE、ERP内控体系的今天。企业对各种可能发生的风险提高了应对能力。但对油田物资供应部门而言，要实行科学的、精细化的采购，有效规避风险，更多的应注重现场操作层面的制度建设。这是一个起点也是个难点。首先应从加强物资招标采购入手，创新采购机制。

（1）成立招投标管理部门，主要职责是：依据《招标投标法》《合同法》，油田各项物资采购管理制度，对物资采购依据进行审核，明确招投标方式、制定招投标规则，确定评委职责及人选，选择投标厂商，对评标过程、中标结果进行确认、评估。招投标管理部门一般不参与具体招标活动，避免出现即是裁判员又是运动员的现象，提高监督管理力度。

（2）明确油田物资供应部门为招投标采购的具体组织和实施部门。负责采购信息的发布，招标资料包的制作，发售，招标筹备，招标资料存档等工作。油田物资供应部门要最大限度的公开采购信息，从目前一般采用的邀请招标方式转向邀请招标与公开招标结合的方式。要提高运用《招标投标法》的意识和技能，做到即公正合理又能有效控制。

（3）建立专家型采购队伍数据库，对每次招标采购的物资根据专业随机抽取1～3名技术专家参与招标评委会。

1.4积极推行电子商务采购

电子商务采购是在建立现代化企业中发展起来的新型采购模式。对于油田来说，“能源一号”，即物资采购管理信息系统，是利用先进的网络技术建立的更高层次的采购平台。它的高效、便捷、透明度高，被业界广泛认同。它是油田物资采购模式的发展方向。油田物资供应部门要更好的利用这一采购方式，为油田服务。虽然当前电子商务采购还处在进一步发展和完善阶段，但它所代表的油田未来物资采购模式的方向不会改变。电子商务采购的前提是整合企业采购资源，发挥企业整体采购优势，实行集中采购。所以，油田物资供应部门要尽快建立电子商务采购配套性措施，积极开展电子商务采购。

1.5提高采办人员素质，树立良好的职业道德

采购组织部门及采办人员代表一个企业的采购形象，起到窗口作用。加强采办人员职业道德教育，提高采办人员素质，注重培养企业物流人才，是油田物资供应部门健康发展的根本保证。企业要通过专业培训，企业文化建设，建立相应的考核机制，加强和提高物资采办人员的业务素质。

2　加强油田物资采购信息建设，防范和降低价格风险

信息建设，对于油田物资供应部门具有非常重要的战略意义。特别是在采购环节，油田物资采购面对的是一个广泛、复杂的产品市场，由于产品质量、地域差异等原因，产品价格往往是雾里看花，没有可靠的参照标准，造成采购效率低下，监督审核费事费力，合同签订审核时间较长，影响到货及时率。即使在采购过程中进行了规范的货比三家，价比三家，但由于供货商区域的限制和供货商数量的限制，使采购人员和监督审核人员也难以掌握产品的合理最低报价。可以说信息建设的滞后，严重影响了物资供应部门的工作效率，增大了物资采购价格风险。因为在采购过程和监督审核过程中，基本上是以围绕物资采购价格为重点进行的，报价的来源，渠道不同，价格存在差异，特别是在市场价格波动较大的情况下，合同采购价格的合理性会受到质疑，可信度和公认性降低。工作中容易造成扯皮、拖延。所以在建立物资采购信息平台时要以产品价格为核心，为参与采购各方提供可靠的参照。在油田物资供应部门建立物资信息平台时，一要以石油工业物资分类目录为基础，按照物资编码建立产品价格查询系统，广泛收集价格信息。产品价格要与产品生产厂商相对应，便于核实和动态管理，增强信息的可靠性。二要运用ABC分类法，对企业所需的战略性物资、重点物资、一般性物资进行需求、消耗、资金使用分析。对油田需用的战略性物资而言，品种规格一般在100～150个左右，了解产品信息价格比较容易做到，要定期提出市场价格分析报告，为采购决策提供依据。对重点物资，企业需求一般在600个品种左右，是油田的重点常用物资。对这部分物资信息平台的建立，要把企业所需的物资品种规格与生产厂商、注册商标相对应，最少收集三家以上知名企业的产品价格，方便采购与采购决策。对一般性物资，由于品种多，规格复杂，零星消耗，反复采购，对产品价格信息的收集、信息维护难度较大。油田物资供应部门要根据物资分类，选出常用、通用物资，划定一定的品种范围，进行招标代储代销。通过摸索常用、通用物资消耗规律，根据实际情况，动态增减品种，提高针对性，实用性，以此为基础建立常用、通用物资价格信息平台。对招标入围的代储代销供应厂商，相对固定供货渠道，逐步使常用、通用物资价格趋于合理。通过建立物资信息平台，达到提高工作效率，增强价格透明度，有效防范和降低价格风险的目的。

3　加强供应链的建设与管理，防范和降低保障风险

油田需求计划性不强，采购决策滞后，供应链的建设与管理跟不上油田发展的需要。产品到消费者手中要经过生产周期和运输周期，这就更需要企业需求要加强计划性和采购决策的超前性。油田物资供应部门建立供应链要以油田需求为导向，以产品价格信息平台为基础，建立油田可靠的物资供应渠道。

对油田战略物资供应商，由于产品品种少，生产厂商信息较容易掌握，要了解生产厂商的生产周期、产品规格型号和产品产量。要准确分析供应商的供货能力。由于这部分物资，占用资金大，对油田生产建设影响大，有必要时要给予战略供应商资金、人、财、物支持，建立战略联盟关系，增强对油田战略物资的保障程度。

对油田重点物资供应商，一般应立足国内，选择产品质量好，运距合理，保障程度高的供应商。建立友好伙伴型关系，要根据油田实际需要，增强与供应商的互访，增强信任度，取得支持。

对油田一般物资供应商，要运用招标代储的方法，选择供货及时，产品质量好，诚实守信的供应商。对同类物资，要按照物资类别、机型、车型尽可能与产品生产商发展代储代销业务，即可以保证产品的质量、又可以相对保持价格的稳定。在测算代储代销库存储备时要力求准确，要根据消耗确定库存。要根据油田生产季节，进行经济批量进货。逐步由目前的需方管理库存发展为供应商管理库存。

对战略物资、重点物资采购，一般物资采购在采购工作完成后，岗位操作人员要写出单项或阶段性采购分析报告。从产品的市场，价格、供应渠道等因素进行分析，提出意见或建议，反馈给信息管理部门，作为信息建设的参考。

4　加强油田物资供应部门与用户、职能部门、监督部门的有机结合，防范和降低质量风险

在市场经济条件下，产品质量是企业的生命。油田物资供应部门更应加强对防范物资质量风险的意识，确保油田使用物资的安全，克服油田物资供应部门检测手段不完善的因素，在日常工作中应做好以下几方面的工作：

4.1选名牌产品。要选择技术力量雄厚，具有品牌优势，产品质量好的生产企业，可以降低发生质量问题的机率，以此来弥补油田物资供应部门因检验、检测手段不完善造成质量不合格产品进入油田的风险。

4.2在签订合同时，要明确生产制造标准，要查看生产许可证，产品安全认证。在到货验收环节，要检查产品合格证、检测报告、材质检验报告单等相关证件。充分利用油田现有的质量检测设备，做好物资到货验收的质检工作。

5　结语

油田物资供应部门，要发挥信息灵，渠道广的优势，采取市场化的方法，把名优产品呈现在用户面前，供用户选择使用。对企业需求采购通过超前决策，牢固树立物资安全第一的思想，使油田物资采购走上健康的科学采购之路。