浅谈如何开发利用科技档案

薛　健



浅谈如何开发利用科技档案

薛健

（黑龙江省科学院石油化学研究院，哈尔滨 150001）

科技档案是一种重要的信息资源，对推动科技发展具有重要作用。通过阐述科技档案开发利用的重要意义，从提高归档质量、提升服务水平和加大保障力度等方面入手，对如何有效地开发利用科技档案进行了具体论述，为做好科技档案开发利用工作提供一些借鉴。

科技档案；开发利用；归档；服务

科技档案作为档案的一个重要类型，其蕴藏的科技、社会、经济等方面的价值更是不可估量。如何能够科学有效地开发利用科技档案，是当前所有科技档案管理人员急需研究解决的问题。

1　注重提高对科技档案重要性的认识

开发利用科技档案是档案管理的一项重要工作内容，是推动科技发展、推动万众创新的根本目的，对科技发展具有重要意义。一是有利于推动科技创新发展。科技档案记录了前人的科技成果，是科技创新的基础。通过查阅科技档案，可以拓宽科研人员思维，为科技创新提供灵感，为科技知识的转化及应用提供借鉴。通过查阅科技档案，可以从前人的失败记载中吸取经验教训，寻找成功经验。二是有利于促进社会和经济发展。科技档案记载的信息种类繁多、资源量大，是科技交流的重要工具之一，科技档案开发利用实际上是科学技术的转让和管理手段的借鉴，能够让科研单位和科研人员节省人力、物力、财力，缩短科研周期，能够推动创新、促进交流，带动科技产业发展，促进经济繁荣。三是有利于推动档案管理工作开展。通过开发利用科技档案，可以检验档案收集归档的水平，促使档案管理人员做好档案管理工作。通过开发利用科技档案，可以检验档案管理服务能力，查找到档案管理中存在的不足之处，促进档案部门完善管理制度，提升服务水平。

2　注重提高科技档案归档整理水平

科技档案与其他类型档案的一个明显区别，就是科技档案具有成套性的特点。每个科研项目实施完后，都会形成从项目立项到检查验收的一整套档案，是完整、密不可分的有机整体，必须与所反映的科研项目高度一致，任何不真实、不完整的科技档案将无法满足开发利用的需要。目前，一些科研单位在归档整理科技档案上，还存在“四多四少”问题。具体表现为：普通科研技术材料多，核心科研技术材料少；项目立项、审批、鉴定等材料多、科研技术性材料少；文字记载的资料多，影像保存的资料少；复印件多、原件少等问题。这些问题的产生，一方面是个别人员出于私心，没有将重要科研成果和核心材料上交归档；另一方面是档案管理人员对科研项目不熟悉，不了解哪些科研资料应该归档，档案收集管理程序不严，缺少监控机制，造成归档时整个科研项目缺少关键核心资料，不能完整地记载科研项目的研制过程和取得的成果，使其完整性、系统性受到影响，导致这些科技档案虽然保存得很好，但缺少开发利用价值。为解决这些问题，使科技档案能够得到有效地开发利用，必须加强收集管理，健全质量监控机制。一是加强科技文件材料的收集，保证科技档案的齐全、完整、准确。在科技档案建档前，应根据科研项目内容，确定收集归档范围。要根据科研项目进展情况，明确收集归档标准，及时收集保存归档资料。二是加强科技档案的整编工作。严格按照国家标准、项目标准和科技档案管理要求，对收集归档的材料进行系统整理，编制检索目录，做到目录与归档资料一致，确保科技档案管理规范有序。三是加强科技档案检查验收。科技档案归档验收时，档案管理人员必须坚持标准、严格把关，对档案的完整性和系统性进行检查，完全符合要求后方能通过验收。

3　注重提高科技档案开发利用的服务水平

科技档案的价值体现在档案能否得到有效利用，要利用好科技档案，作为档案管理部门和管理人员来说，就要管理好档案，为使用者提供优质服务。一是提高档案管理电子化水平。加快推进计算机技术和网络技术在档案管理上的应用，通过拍照、扫描等方法，逐步将纸质材料转化为电子材料，并建立相应的档案目录和检索索引，实现科技档案的电子化管理。二是加大开发利用信息收集力度。科技档案开发利用情况，对其他科研人员利用科研档案具有重要参考价值。因此，应建立科技档案开发利用信息收集反馈机制，通过收集开发利用的反馈信息，对反馈信息进行系统分析研究，准确掌握各类科技档案利用效果和过程。掌握这些信息，就可以更好地为科研单位和科研人员服务，有利于其快速、准确地判断科技档案的使用价值。三是创新方法提供优质服务。充分考虑使用者对信息利用的需求，围绕满足用户需求做好档案管理服务工作，可以建立档案查阅室供查阅者使用，无偿或有偿提供复印、扫描服务，设立咨询服务台，及时为使用者提供咨询服务，帮助查阅所需资料。通过改善服务环境，提高服务质量，为科技档案开发利用者提供优质高效服务。

4　注重提高科技档案开发利用的保障能力

一是加大宣传引导力度。只有科研人员充分认识到科技档案的重要作用，养成利用科技档案的习惯，才能充分发挥科技档案的作用。因此，应加大科技档案开发利用的宣传教育，通过广播电视、报纸网络等各种宣传方式，广泛进行宣传，让科技人员了解科技档案的重要价值，引导其养成利用科技档案的观念和意识，学会利用、借鉴科技档案推动科研工作开展。二是加大信息化建设投入。将有限的资金使用在刀刃上，进一步加大信息化建设资金投入，根据实际需要，及时配备档案管理所需的计算机、复印机、扫描仪、刻录机等设备。增强科技档案资源共享意识，充分利用缩微技术、光盘技术等科技手段，加快档案信息数字化处理步伐，全面提高档案管理的现代化水平。三是加强档案管理人才培养。档案管理现代化离不开高素质的档案管理人员，因此，应采取有力措施，培养和建立起一支适应现代化管理方式的档案人员队伍。通过加强电脑、网络等现代技术知识的培训，更新档案管理人员知识体系。通过引进掌握现代科技的人才，充实档案管理者队伍，提高其为开发利用科技档案提供优质服务的能力和水平。

5　结语

只有有效开发利用科技档案，才能充分发挥科技档案的社会效益和经济效益，才能推动科技档案管理工作迈上新台阶。

［1］ 唐索芬.科技档案信息资源开发利用的思考［J］.兰台内外，2014，（05）：64-65.

［2］林光斌.从辩证思维角度分析高校科技档案工作［D］.成都：成都理工大学，2011.

［3］ 于洋.科技档案管理的环境制约性和相关性分析［J］.黑龙江档案，2015，（06）：112-113.

［4］ 顾成昕.谈高校科研档案管理的规范化［J］.大连大学学报，2002，（01）：122-123.

［5］ 宋晓丽.浅议科技档案工作中的质量控制［J］.湖北档案，2008，（07）：111-112.

Discussiom on how to develop and utilize technical records

XUE Jian
（Institute ofPetrochemistry，HeilongjiangAcademyofSciences，Harbin 150001，China）

Technical records is a kind of important information resources，which plays an important role in promoting the development of science and technology.This paper expounds the important significance of exploitation and utilization of science and technology archives，and howto effectively develop and utilize was discussed from the aspects of improving the archive quality，improving service levels and strengthening security efforts，etc.，so as to provides some reference for the development and utilization of technical archives.

Technical records；Development and utilization；Filing；Service

G275.3

A

1674-8646（2016）15-0141-02

2016-07-01