浅析人本管理理论视角下的高校教学秘书职业价值塑造

2016-03-16 22:18周泳
关键词:教学秘书人本管理

摘 要:教学秘书在高校教学运行管理中发挥着不可或缺的重要作用——传动轴作用,但无法改变长期存在的教学秘书群体工作数量呈显性,质量呈隐性的不良状态,教学秘书群体明显缺乏自我发展的原动力。分析教学秘书难以显现自身职业价值之成因,从人本管理角度出发,提出塑造教学秘书职业价值的具体措施。

关键词:人本管理;教学秘书;职业价值

在高校教学管理中,教学运行管理是按教学计划实施对教学活动的最核心、最重要的管理,它包括以教师为主导、以学生为主体、师生相互配合的教学过程的组织管理和以校、系(院)教学管理部门为主体进行的教学行政管理[1]。显而易见,要使教学过程的组织管理和校、院(系)二级教学行政管理二者达到全校协同和上下协调的理想动平衡状态,作为基层教学管理者主体的教学秘书,在其中必须发挥不可或缺的重要作用——传动轴作用,即将来自校、院(系)两个行政管理层的原动力通过高质、高效运转的管理机制传递给师生,保持教学工作稳定、有效运行。

然而,从国内以高校教学秘书为研究主体的研究成果可见,随着我国高校改革的进一步深入和办学规模的不断扩大,各大高校鲜见能真正发挥传动轴作用的教学秘书精英,而且无法改变长期存在的教学秘书群体工作数量呈显性,质量呈隐性的不良状态,教学秘书群体明显缺乏自我发展的原动力。

1 教学秘书难以显现自身职业价值现状之成因分析

笔者认为,高校决策层和执行层“人本管理”理念缺失,不注重教学秘书的个体发展和成长,导致校院二级组织与教学秘书个人发展的目标无法找到契合点,组织无法发挥应有的效用,激发教学秘书对组织做出贡献的行为。笔者认为,造成以上现状的原因有以下几点:

1.1 高校决策层对教学秘书的职业价值认识不够,顶层人事制度缺乏行之有效的激励机制。高校教学管理体系是高校众多管理体系中影响面最广,运行最科学规范,内容最庞大繁杂的系统工程,它的高效、有序运转直接关系到教学管理体系的持续稳定性。而高校教学管理体系的高效、有序运转又与教学管理职能部门、二级教学单位教学负责人的决策力和执行力以及教学秘书的工作品质息息相关。我们以大家熟知的计算机运行速度与效率三大决定因素形象表述其相关程度:教学管理职能部门负责人和二级教学单位教学负责人的决策力好比CPU,教学管理职能部门执行力好比内存的容量,而教学秘书的工作品质好比硬盘的运行速度。

1.2 高校教学管理组织系统无法产生对教学秘书群体的聚合力和驱动力。管理层不关注教学秘书是否产生属于精神境界的合作意愿,二者形成共同体的心理基础较薄弱,后者服从前者完全受管理机制驱动,有时甚至是倦怠性予以执行,与合作意愿基本无关,大部分教学秘书将工作仅视为谋生手段,缺乏对本单位的归属感,忠诚度比较低。“人本管理之父”巴纳德认为,组织生存的关键影响因素是管理体制的有效性和内在的效率,也就是体制是否有能力确保组织的凝聚力,协作和组织成员对具体指令的服从[2]。

1.3 教学秘书群体职业化程度不高,从业条件参差不齐,职业水准不高,导致其职场地位偏低,职业认同度不高。这种现状本质上也是由于学校决策层对教学秘书岗位的重要性认识不够造成的,人员配备文化水平偏低,缺乏任职遴选制度。

客观地说,在高校二级教学单位中,与行政秘书、科研秘书和研究生教育管理秘书相比,教学秘书专业化程度最高,岗位最难替代。

一名教学秘书从新手上岗到比较了解教务管理体系的常规运作,至少需要半年时间,从比较了解到熟练管控教务管理运行机制,至少需要一年时间,而能做到灵巧地掌握教务管理运行规律,至少需要两年时间,此时的教学秘书才可称之为二级学院主管教学负责人的得力助手和参谋,而这仅仅是具备了客观条件,成为优秀教学秘书应具备诸多优良的综合素质,其中爱岗敬业应是优秀教学秘书弥足珍贵的基本素质,因为它能使教学秘书在被琐碎、繁杂事务包围透不过气时产生仍能坚守的意志。

2 塑造教学秘书职业价值的具体措施

2.1 加快职业化进程,引入正式组织中的身份制度。几乎所有正式组织的成员都非常重视自身在组织中的地位,同时工作的重要性应该奠定身份的重要性。对于需要付出加倍的体力和心理承受能力的教学秘书来说,获得较高的地位就相当于获得了某种成就,有了这种认可,他们的付出才显示出更有意义,相反就会导致一种挫败感,有时候这种挫败感甚至具有毁灭性,这就是教学秘书队伍不稳定的主要原因。

巴纳德认为,身份制度能提供组织成员前进的动力。他把正式组织中的身份制度分为两种,一是等级身份制度,身份高低由行政管理系统或者正式权力机构中上级或下级的关系和管辖权来决定;二是职能性身份制度,职能性身份制度等级的高低以职能为基础,纵向划分组成不同职业行业、工艺、专长、劳动分工、专业的横向组织等[3],教学秘书群体的职业化应属于职能性身份制度建设范畴。笔者认为,应将教学秘书的职务级别从行政岗位设置系列剥离出来,专门设定职称类别,可定为三级,分别为初级教学管理助理、中级教学管理助理和高级教学管理助理,根据从业年限、专业水平和立体维度评价结论晋升职称。

2.2 激发合作意愿,构建有机共同体。巴纳德从人本身研究组织与管理问题,他明确指出组织的本质是合作关系,是持久的合作关系,维持合作关系尤其是合作意愿是管理学的核心命题[4]。组织能否发挥效用,取决于组织本身能否带动组织成员一致性的行为[5]。二级教学单位主管教学的领导与教学秘书的工作关系好比战场上指挥员与战士的关系,每当教学单位接到来自上级高等教育主管部门的任务,制订并下达某项工作目标时,就好比指挥员下达了作战命令,教学秘书都会像一名战士一样义不容辞地冲锋陷阵,二者的目的高度一致。如果指挥员们不能鼓舞战士们的斗志,与战士们心贴心,凝聚军心,那就等于自损军队战斗力,散兵游勇的战斗力为零。同理,合作意愿应成为连接教学秘书和高教管理职能部门、教学单位教学主管、教学秘书同行、师生的契合链。这样才能共同培育和维护文明、友爱、和谐的教学秘书生存生态。

2.3 构建立体维度评价体系,完善教学秘书工作品质的评价体系。所谓立体维度评价体系是指由教学秘书的业务主管领导、同行、教学管理职能部门、教师和学生组成的对教学秘书工作品质进行多角度、深层次评价的体系。此评价体系由教学管理职能部门负责构建,生成评价结论。具体实施细则可以有以下几方面:

①由教学管理职能部门负责搭建如在线咨询、回音壁等学生—教学秘书互动平台,组织评选“我喜爱的教学秘书”活动。

②教学秘书自建专项工作平台,使学生和教学秘书维持持久的合作关系,增进彼此间的了解和保障学生评价结论的真实性、有效性,这是各项工作有序、高效、高质完成的有力保证。如建立信息员群、学委群、项目群(大学生创新训练项目群、交换生群等)。

③由教学管理职能部门建立教学管理工作平台,包括工作简报、学术交流、专题论坛等,增强教学管理职能部门的向心力,使教学秘书群体间产生同事友情、私人交情,并自觉服从各项具体指令,维持恒久的自下而上的有效协同。职能部门开发评价操作系统,定期评选优秀教学秘书,评选不流于形式,应以师生、主管领导为评价主体,不能成为具有福利性质的普惠制度。

④鼓励教学秘书积极进行教学管理研究,学校给予制度保障,在教研立项上设专项评审,为教学秘书晋升职称提供科研平台。

⑤二级教学单位完善激励机制,在注重多劳多得激励理念基础上,也要强调能者多劳,优岗优酬。改变教学秘书岗位是唯恐避之不及岗位的现状,奖励在专项工作表现突出,发挥较明显作用的教学秘书,以此吸引高学历、高能力、高潜质的年轻管理者充实二级教学单位的教学管理队伍,因为高素质的他们才能做到能干、巧干,而适当的绩效激励机制能让他们有更强的存在感,从而心甘情愿地苦干,同时避免能者怠劳,能者惰劳,建立能者留任,庸者离任的用人机制。

⑥职能部门开启民主开放式管理模式,推动教学秘书智慧性参与教学管理过程。如果职能部门在落实、实施上级部门和学校决策层的相关政策、决定时,忽视教学秘书的参与度(如剥夺教学秘书的参会、议事权),只是将他们视为最基层执行者,他们也只能规定性、指令性地予以执行,至于执行的效率和效果就不一定能保证,更难体味从事本职工作的存在价值。

⑦教学秘书需主动提高自身专业水准,工作中做到有心、有为,少一些抱怨,多一些实干,任何人职业地位均靠自身言行确立,而不是靠他人给予。加强与师生的有效交流,教学秘书在工作中往往发挥着润物细无声的作用,越优秀的教学秘书存在价值越易被弱化,缺位价值就越易突显。

参考文献:

[1]《高等学校教学管理研究与实践》课题组编.高等学校教学管理研究与实践[M].中国对外翻译出版公司,1999.10:5.

[2-5][美]切斯特·巴纳德(Chester I.Barnard)著.组织与管理:9-14.

作者简介:

周泳(1970.5-),女,管理学硕士,广东外语外贸大学助理研究员,研究方向:高等教育管理。

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