科技档案安全管理工作的思考

薛　健

科技档案安全管理工作的思考

薛健

（黑龙江省科学院石油化学研究院，哈尔滨 150001）

随着信息化的不断发展，科技档案安全管理工作面临的形势越来越严峻，结合工作实践，从档案管理的人员选择、教育培训、制度建设、管理措施、技术应用等方面，详细阐述了科技档案管理人员应具备的基本素质、应接受的教育培训以及如何建立档案管理制度、如何应用传统保密手段和现代保密技术，科学运用各种安全管理措施，实现科技档案的安全管理。

科技档案；安全；保密；管理

科技档案是科研单位在履行职能、开展工作中，按照档案管理规定，以纸质件、移动存储介质等方式保存的涉及科学研究的文件资料、音像图片等档案资料，是开展科学研究的重要信息资源。当前，信息化时代高速发展，要保证科技档案不失密、不泄密、不丢失，实现科技档案的绝对安全，对档案管理人员素质、技术手段应用、资金设备投入及规章制度建设都提出了更高的要求，只有将这些举措落实到位，才能确保科技档案的安全保密。

1　科技档案管理人员应该具有良好的个人素质

科技档案管理人员应该具有良好的政治素质、道德修养和自律能力。政治素质是指档案管理人员应该具有正确的政治立场和政治方向，自觉遵守政治纪律和政治规矩，在政治上坚定不移地与党中央保持高度一致；具有正确的世界观、价值观、人生观，具有高度的责任意识、使命意识和实事求是的工作作风；热爱档案工作，专研档案业务，能够全心全意投入档案事业。道德修养是指档案管理人员应该诚实守信、遵守诺言，模范地遵守社会道德规范；具有无私奉献、甘为人梯的奉献精神，具有热心服务、为民服务的意识及艰苦奋斗的优良品质；具有正确的历史观，尊重历史、尊重档案，忠于本职工作，努力钻研业务。自律能力是指能够自觉遵守宪法和法律，依法履行职责、行使职权，严格按规章制度办事，严格遵守档案管理规定。自觉抵制外界诱惑，时刻保持警觉，遵守保密制度，严守档案机密。科技档案管理人员只有具备良好的个人素质，才能做好档案管理工作，确保科技档案的绝对安全。

2　注重科技档案管理人员的教育培训

档案主管部门要发挥好业务指导的职能，加大教育培训力度，经常举办各类档案知识更新、技能培训的活动，特别要邀请保密部门讲授保密知识、保密技能，让广大科技档案管理人员了解保密知识，增强保密意识，提高保密工作水平。科技档案管理人员要增强学习主动性，养成良好学习习惯，做到主动跟踪档案管理工作发展趋势，系统学习档案保密工作知识，全面掌握档案保密管理技能。针对档案管理信息化的趋势，要重点学习计算机使用、网络安全等方面的知识，成为具有档案知识、保密知识和计算机网络知识，综合素质强、业务水平高的档案管理专业人才。要牢固树立“保密工作无小事，出了问题是大事”的观念，增强保密意识，防止享乐主义、个人主义等思想的侵蚀，牢牢绷紧保密之弦，切实把科技档案保密工作的各项要求牢记于心、践行于行，做到凡是有需要保密的科技档案，各种安全保密防范措施就及时跟进到位。

3　建立健全科技档案的管理制度

只有通过工作实践，不断发现制度漏洞，不断弥补制度漏洞，才能不断提高管理水平，实现档案管理的科学化、规范化。科技档案管理单位应根据上级档案管理部门的规定，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律法规要求，结合本单位实际情况，制定系统完善的档案管理制度，应将档案管理所涉及的人员、设备、技术和经费等全部纳入管理制度，使科技档案保密管理工作在制度框架内，依法管理、依规运行，确保科技档案有效控制在安全管理范围内。在制度建设上，对涉密档案的收集范围、保密人员的职责要求、涉密设备的使用管理、档案借阅的流程手续、档案交接和销毁的办法程序等，都要制定完善实用的管理制度。对已建立的制度，要严格贯彻执行，并及时总结经验，发现问题，不断改进；对缺失的制度，要抓紧制定，尽早弥补空缺。通过制度建设，提升档案管理科学化水平，实现保密工作和档案管理有机结合和完美统一，确保人防、物防、技防真正落实到位。

4　充分发挥档案管理人员的主观能动性

科技档案安全管理的关键因素在于人，在于具体的档案管理人员。科技档案管理人员要发挥主观能动性，具有扎实的档案知识和业务技能，在科技档案归档时，能够准确将涉密和非涉密档案区分开，做到该归档的涉密档案全部收集归档。对收集归档的科技档案，要及时标明秘密等级，并在保存涉密档案的保密柜、档案卷宗和档案盒上进行标示，以便档案管理人员或其他借用档案人员准确识别，按照保密要求进行管理和使用。要严格执行档案借阅管理规定，借阅档案必须按程序办理，填写借阅审批单，经主管领导审核批准，办理手续后才能借阅使用。借阅档案归还后，档案管理人员应及时核对、检查归还的档案，发现档案缺失、损坏的要及时上报，查明原因，确保不发生失密、泄密行为。档案管理人员要学习掌握档案保护修补技术，利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的档案进行抢修补救。档案管理人员要严格遵守保密规定，自觉履行保密承诺，自觉约束自己的言行，管好手和口，防止意外泄密事件发生。

5　加强现代档案保密技术手段的应用

随着信息化时代的飞速发展，部分科技档案也必将通过网络运行、传播，实现档案资源的共有共享，但这也给档案信息安全带来极大威胁，增加了网上信息泄露、丢失和被窃取、篡改的风险程度。面对网络信息安全的新形势，要加强具有我国自主知识产权的网络安全技术研发，发展技术上由我掌握的安全软件产业，从技术层面解决网络信息安全问题，为科技档案网络安全提供可靠、实用的技术保障。科研单位建设网络时要全面彻底地物理隔离内部和外部网络，严禁内部网络连接到互联网上，严禁内部网络上的设备连接到外网上。要定期检查网上信息，及时发现漏洞，实现网络安全的动态管理。涉密计算机要张贴涉密计算机标识，定期更换安全密码，由专人进行管理。要配备安全防护软件，涉密档案、数据要定期备份、实时监控。严格落实涉密计算机使用人员管理责任制，做到权责明确、程序规范。对存储涉密档案的光介质、电磁介质等载体，必须标识密级，严禁在互联网计算机上使用。要建立涉密载体动态管理台账，注明涉密载体类别，储存涉密信息内容，以及涉密载体的使用人、责任人，做到网上档案信息管理使用安全可靠、有迹可查。

［1］卫斌.国防科技工业档案保密与信息安全［J］.兰台世界，2011，（12）：120-121.

［2］ 吴明丽.新时期军工科技档案保密工作［J］.中国档案，2012，（10）：93-94.

Thoughts on the safety manage ment of scientific and technological archives

XUE Jian
(Institute of Petrochemistry,Heilongjiang Academy ofSciences,Harbin 150001,China)

With the continuousdevelopmentof information technology,science and technology archives safetymanagement work is facingmore andmore severe situation.In this paper,the author combined with practicalwork,from the choice of personnel archivesmanagement,education and training,system construction,management,technology and other aspects, gives a detailed exp lanation that the science and technology archivesmanagementpersonnel should have the basic quality, should receive education and training and how to establish a filemanagement system,and how to apply the traditional means of secrecy and modern security technology,science and the use of a variety of safety managementmeasures, implement the securitymanagementofarch ivesofscience and technology.

Scientific and technologicalArchives;Safety;Secrecy;Management

G275.3

A

1674-8646（2016）04-0064-02

2016-01-29