浅议人事档案管理的变革

（新疆维吾尔自治区特种设备检验研究院，新疆 乌鲁木齐 830000）

随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革，与此相关的人事档案工作，若继续沿用党政机关管理干部人事档案的一种模式管理所有类别的人事档案，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。

一、人事档案的定义

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

人事档案的管理模式，就目前来说基本上是沿用计划经济时代的封闭式管理模式。随着我国人才政策的改革和发展，一些学者提出了建立“社会化开放式的人事档案管理模式”作为传统管理模式的补充的建议。这表明在观念层面人们已经认识到传统计划经济时代人事档案管理模式存在的种种弊端，并试图改变现状的强烈诉求。的确，传统的封闭式人事档案管理模式确实存在着许多亟待消除的弊端。如，影响人才的合理流动，组织评价主观化，内容陈旧、结构失衡且神秘化，轻视相对人的知情权，功能程式化等。这些弊端的存在严重制约了我国人事工作改革的深入进行，也同转型后的社会主义市场经济发展的客观需要存在着越来越明显的冲突。那么根本的出路在哪里呢？改革目前的人事档案管理模式，也许是挽救人事档案命运的根本性出路之一。

二、变革的必要性

档案改革事业发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快人事档案变革工作，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响，主要表现在：

1.有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务

人事档案信息化的最大好处就是能让组织人事部门和领导方便快捷地了解各级干部队伍状况，迅速掌握干部在“德、能、勤、绩、廉，方面的最新信息。

2.有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量

传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。人事档案数据库实现信息化后，档案管理更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在局域网内部进行数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率。在日后有关干部职务聘任及技术晋升时，都要用到个人相关时期的考核表及评审表，需要查找、撤出、复印，然后和其他相关材料装订成册。这无形之间都造成了大量人力、物力、财力的浪费。如果实施了人事档案数据共享，上级人事、组织部门只需调用实时数据，而无需再重复的复印、装订，对档案的保护起到了重要的作用。

3.有利于信息的完整、准确和及时更新

人事档案信息化后，档案管理人员就会降低劳动强度，大大提高工作效率。一方面档案管理人员会第一时间保证人事档案信息的准确和完整，另一方面会及时更新档案信息，方便领导调阅，为组织人事部门科学决策提供准确信息。

4.有利于档案管理员业务水平的提高

人事档案信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间，管理人员有充足的时间钻研业务开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。同时，减少了管理人员在库房的逗留时间，有益于管理人员的身心健康更能体现以人为本的人性化管理理念。

三、变革的意义

在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，那么，既便是这个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。因此，要正确认识人事档案的社会价值，充分发挥人事档案工作的重要作用。

结语

为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，为新时期人才管理和使用提供更好的服务。