数字信息化背景下中职学校档案管理创新措施

（邹城高级职业技术学校，山东 邹城 273500）

中职学校档案管理涉及学生档案、教师档案、财务档案、教学档案、文件制度档案、学校史志等诸多方面，信息量大，情况比较复杂。档案管理信息化是以原纸质或实物档案为依据，在不改变档案的内容信息情况下，对档案本身的内容及档案存在形式进行符合信息转变原则的改变，使得档案信息化。由于档案管理信息化具有检索迅速、查找方便、存储量大、保密性好、成本低等优点，随着信息时代的到来和职业教育的迅猛发展，加快中职学校档案管理信息化建设具有现实的重要意义。

一、中职学校档案管理信息化的必要性

1.是信息化时代发展的需求

随着信息化理念的普及，进入新世纪，我国的经济体制和政治体制改革将进一步深化，依法治国的进展日程将进一步加快，而且，近年来，国家对于中职教育给予了很大的关注和政策上的优惠，大力发展中职教育，中职教育招生状况日渐好转，新的形势必将给档案工作带来许多新情况、新问题，如何面对新形势，正确处理档案事业发展中的新情况、新问题，是摆在我们档案工作面前的一个重要课题，也是档案工作面临的一项紧迫的任务。

2.有利于实现档案管理空间上的资源共享

当前中职学校和社会等用户对于信息的时效性需求日益的加大。针对需求的加大要求我们必须利用信息化来拓展档案管理的应用环节，尤其是要突破了档案管理的资源管理模式，便于实现档案管理的资源共享性，对于提高工作效率，实现档案管理的现代化信息化水平有重要的贡献，这样就提升了档案管理在实际工作中的“话语权”。

3.促进档案管理体制的与时俱进

信息化使得原有的档案管理体制受到冲击，现有的档案人员身兼多职，还有的地方管理体制相当分散，例如：人事档案归谁更合适的问题，就长期未能统一，有的是档案部门管，有的是组织人事部门管，还有的是党政部门的办公室兼管等等。信息化的中职学校档案管理能够使存储方式发生根本性的改变，信息化的存储方式不仅有利于信息的保存和查找，更方便大家对信息的利用，大大的提高了档案管理工作的效率、和对信息管理的管理质量，是提升档案管理能力的新举措。

二、中职学校档案管理创新措施

1.提升中职学校档案管理者管理理念

要使中职学校管理工作与信息技术相结合，首先就要对档案管理者的理念进行信息化的提升，目前大部门的中职学校档案管理者仍旧习惯于传统的管理模式，部分中职学校领导对档案管理工作认识不足，只是很片面地完成基本数据的整理任务，档案管理工作者深受传统体制与思想的束缚，一味地将工作重心放在基于word与excel的数据整理与编目检索上，对于如何创新服务模式并没有合理的思考与规划。对此，可以通过学校组织培训、各中职学校间的互动学习等方式，对档案管理者进行数字信息化理念的全新灌输，还可以利用信息技术，实现档案管理者“时时沟通”，技术交流零距离。

2.引进先进的数字化工具

档案建设最为复杂的内容就是需要不断地更新信息内容，诸如学生的基本情况、教师的学历情况等都需要不断更新。在信息化档案管理建设的过程中，可以利用数字化工具进行随时的档案更新。首先，要选择有效的数据化工具。例如，云端存储、实时汇总软件等，这些更新软件要保证能够建立数据库更新平台，并在原有的数据库基础上开展、更新工作，保证满足中职学校的人事、教育教学等档案内容的随时更新。其次，在进行数字化工具更新的过程中要一方面保证自动化升级，当文件保存系统自动升级时，保存在系统内的档案将随系统的更新和迁移。另一方面则要保证更新过程中的数据库的稳定性，使得原有的内容能够备份保留。例如，引进先进的数字化设备，实现数据库的云存储，有效地应用身份认证、识别文件加密等设置能够确保档案信息资源的安全。

3.创新中职学校档案管理的管理模式

在新形势之下的档案管理工作，传统的模式已经不能更好的适应其发展。这就需要在管理模式上进行改进，也就需要从档案管理工作的保管形式方面提出现代化的改进措施，实现对资料整理收集的信息化自动化，同时实现检索信息的数字化，档案管理工作的标准化，在各个方面提出创新。具体而言，要在立卷制度、工作方法等方面提出新的模式，在最大程度上简化各个部门之间繁琐的工作流程与相对呆板的工作程序。例如，我们可以采用全新的二维码扫描技术，将档案信息全部收集，上传云端，实现多方共同管理。管理档案的工作人员更要加强相关方面的思考，利用好现代化的工具实现对工作程序的优化，实现对管理水品、管理效率与工作效率的提高。

结语

近年来，中职教育在我国发展日趋迅速，如何管理好全校师生的档案问题，已经成为学校管理中的重要问题，各中职院校应该充分重视档案管理的重要性，将先进的管理理念和管理技术及时的应用到档案管理当中，促进中职教育档案管理的创新发展。