建筑装饰企业档案管理的优化与创新

◇白　晶



建筑装饰企业档案管理的优化与创新

◇白晶

10.13999/j.cnki.scyj.2016.02.022

一、现状和不足

挖掘档案信息中包含的知识，能为企业发展提供充足的知识储备[1]。建筑装饰企业尤其是中小企业的档案管理水平普遍不高，观念保守，技术创新和理念创新的力度和广度不足，常见表现为：

1.观念陈旧，重藏轻用

建筑装饰企业的档案是广大员工在漫长岁月中用辛勤劳动打造和积累出的信息资源库、技术资源库，具有丰富而独特的价值。长期以来，在旧有观念指导下，建筑装饰企业的档案管理多以收集、整理、编目、存档、收藏为工作中心，所谓的服务和使用基本上是“等客上门”，仅供本单位查阅使用，缺乏整合资源、开发资源等理念，资源利用效率低下。

2.管理手段落后

建筑装饰企业的档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。随着计算机技术，特别是网络技术的普及，传统的档案管理手段已跟不上企业运营管理的需要，迫切需要进入数字化时代。虽然不少企业近年来都在这方面做了投入，但仍然缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造，档案管理往往滞后于网络化发展的需要，管理技术跟不上企业发展的步伐。造成这一局面的原因，除了硬件投入不足外，主要是档案管理人员对新设备操作不熟练，没能很好的掌握新技术和新手段。

3.缺乏长期规划和持久坚持

档案管理等工作在很多建筑装饰企业被视为辅助性工作，领导及其业务部门对此的重要性认识不够，缺乏长期和连续的发展规划，使本单位的档案管理工作有领导无计划，有任务无落实，有形式无效果。有些单位则缺乏制度化的管理程序，或者是缺乏对制度的执行，制度形同虚设，考核不明确。

4.从业人员素质参差不齐

建筑装饰企业档案管理人员的专业素质参差不齐，有些人员知识结构不系统或观念老化。目前，电子计算机在档案管理中被普遍使用，电子档案正在显示出强大的生命力和发展前景。全面引入计算机技术管理档案是一个专业性很强、更新很快的新挑战，从业者必须更新观念，认真学习，全面掌握新技术，探索并把握电子文件、电子档案的运作规律，才能跟上时代的步伐。

二、档案管理的建议

档案作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，更是一种基础性信息资源，在企业管理等各方面发挥着应有的重要作用。标准化、科学化的企业档案管理，对于企业发展的意义不言而喻[2]。在新的发展环境下，企业及其从业者只有自觉走创新之路，才能根本解决建筑装饰企业档案管理中存在的诸多问题，更有效地服务企业的发展。

1.树立“档案是资源，是生产力，是文化力”的新观念

企业应当破除旧有观念的束缚，以优化配置资源为目标，切实转变旧有管理模式中那些不适应、不符合时代要求的理念和行为，围绕企业发展，结合档案管理工作的实际特点，坚持以人为本，树立新观念、新意识，探索新举措、新创意，开辟新思路、新办法，充分调动档案工作者的主观能动性和创造性，自觉寻求档案管理的新途径，通过更新观念、转变服务方式和手段，真正发挥档案在企业运营管理中的巨大潜力。

2.强化信息意识

信息意识是指对信息及信息需求的自觉认识。“档案信息管理”概念兴起于20世纪七八十年代的美国，是运用管理科学的一般原理与方法，从技术、经济、人文等多种角度，对档案信息资源进行科学的规划、协调、控制，确保档案信息资源的开发利用、有效满足社会对档案信息的需求活动的总称。这一概念的确立表明人类对档案管理认识的深化，注意力从注重档案实体的管理转向档案内容的开发利用，在注重档案自身原始凭证性的同时进而转向对档案内容的关注，它直接催生了档案编研服务与多种专题性检索工具的建立，为档案信息的传播与共享提供了思路。

3.发挥信息整合者的职能

随着经济社会的持续发展，人们对各种信息的利用也有了更高、更广的要求。从某种意义上说，档案管理人员也是信息整合者，除了要有高度的档案意识，还要有敏锐的信息意识：高度的档案意识会促使你自觉维护档案信息及载体的完整与安全；敏锐的信息意识，则会时常提醒你关注档案的信息内容及价值，发现档案所蕴藏的社会价值和经济价值，产生让资源物尽其用的冲动，在做好收集、整理、编目、存档、收藏等本职工作之余，还有热情和能力创造性地探索和研发档案信息的最佳开发路径。建筑装饰企业的档案人员必须跟上时代的步伐，树立档案的信息意识，才能增强全单位的档案意识和信息意识，使档案信息资源得到更充分地开发和利用。

新技术革命的浪潮已经深刻且必将更全面深远地改变人类的生活、学习和工作方式，给传统的信息交换模式和人类的思维模式带来了前所未有的冲击，作为企业档案的管理者，必须树立终身学习的理念，在知识的革命中提高自我、升华自我，才能为管理创新打下基础，才能在创新大潮中有所作为。

首先，在继承传统的档案管理手段的同时，更应积极学习现代技术，在实践中积极摸索、不断完善现代技术对广电档案管理的作用。计算机技术、缩微摄影技术、光盘技术、多媒体技术、光纤通讯技术，以及去湿、空调、复印技术等都将极大提高档案管理和开发的水准，但技术运用复杂，不认真学习将很难掌握。而且，要想管理和开发好内容丰富的档案资源，从业者除了厚实的档案管理知识之外，还必须具备相当的艺术学、美学、新闻学、传播学、图书馆学、历史学、哲学等素养，以及必不可少的信息处理能力，没有终身学习的理念，无从建立这样合理的知识结构。

其次，提高档案管理人员的专业技术水平，培养创造型、复合型、协作型的高素质人才。企业要将档案人员的培养纳入全局人才培养计划，为档案管理工作者提供终身学习、接受再教育的机会，组织高水平的专业教育培训，创设专业人员的交流平台，使之能够便捷地接触到最前沿的档案专业技术、网络技术、信息安全技术、数据库编程技术、多媒体技术和光盘技术。

参考文献：

[1]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌：南昌大学，2014.

[2]张涛.知识管理背景下企业档案管理模式[D].桂林：广西民族大学，2008.

（作者单位：河南省大鹏装饰工程有限公司）