工程建设前期文件归档管理的实践
——以浙江中穗省级粮食储备库整体迁建工程为例

徐烂漫

(浙江中穗省级粮食储备库)

工程建设前期文件归档管理的实践
——以浙江中穗省级粮食储备库整体迁建工程为例

徐烂漫

(浙江中穗省级粮食储备库)

本文以浙江中穗省级粮食储备库(以下简称中穗库)整体迁建工程为例,阐述了工程建设前期文件收集的重要性和内容,分析了文件收集的难点,提出了相关解决措施和方法。

工程建设 前期文件 归档管理

对于一项工程建设来说,工程建设前期管理已经得到了足够的重视,但是作为工程建设的一个重要方面,项目前期文件的收集归档工作一直以来是工程档案工作的薄弱环节。从中穗库整体迁建工作实际出发,我们从工程前期收集文件的内容、档案的重要性、档案的特点,谈谈在工程建设前期开展文件的收集工作的一些做法。

一、工程建设前期文件收集的重要性

(一)工程建设前期文件资料是工程各项工作得以开展的基础

我们在委托中粮工程科技有限公司设计时,根据萧山水文站提供的资料,1962年9月6日,萧山水文站历史最高内河水位为吴淞口基面以上7.21米。根据这第一手资料,以此为依据在设计过程中确定了防洪标准,充分考虑了防洪墙和排涝泵等设施和设备的配备情况。

(二)工程建设前期文件资料对同行具有一定的参考价值

中穗库在“拆一还一”的基础上,还将建工作塔、立筒仓、卸粮转接地沟等一系列设施,屋面将采用光伏发电,仓库将采取气调储藏技术等。我们将打造华东地区一流的储备库,为此在前期留下的一些资料,对同系统的储备库建造有着对比、借鉴作用,具有一定的参考价值。

(三)工程建设前期文件对工程质量评定、验收等具有利用价值

项目申报材料,可行性研究报告,环评报告,初步设计文件及概算,岩土勘察报告,施工合同,跟踪审计合同,招投标文件等,所有这些文件资料将为最终的工程结算提供有力的依据。

二、工程建设前期文件收集的内容

(一)立项文件

包括项目建议书、可行性研究报告,以及浙江省发改委关于浙江中穗省级粮食储备库整体迁建方案的复函等一系列文件材料,所有这些材料,从正式立项开始,到编制项目建议书,再到项目可行性研究,到可行性研究报告出台,进行项目上报审批,这里召开的会议,关系到决定与决策。因此,会议纪要的收集是关键,包括视频与音频资料。

(二)建设用地文件

包括项目选址申请书、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设用地批准书,以及征集集体土地经济补偿协议书、村民代表会议纪要等。从工程规划选址开始,批复申请用地,安置拆迁农户,进行经济补偿等,所有这些,涉及的文件、图纸,在整个建设工程中需要反反复复用到,必须把它们保管好、利用好。

(三)勘测、测绘、设计文件

主要包括工程岩土勘察报告、勘测界定报告、规划设计条件、规划设计通知书,初步设计图纸和说明,施工图设计文件的审批意见等。在整个迁建工程中,勘察、测绘、设计是最基础性的工作,也是最关键性的工作,由于项目本身这些费用比较高,收集保管好这些资料对今后城市建设意义非常大。

(四)招投标文件

包括勘察设计招标文件、工程勘察合同,以及下一步即将进行的施工招标文件及合同、监理招标文件和合同等。所有这些文件是针对工程建设项目,我们从中能够选择优秀单位与之签订合同。

三、工程建设前期文件收集的难点

(一)工程项目历时时间较长

浙江中穗省级粮食储备库整体迁建工程,作为浙江省重点工程,从2010年开始立项,至今已有6个年头,工程项目历时时间较长。

(二)工程文件形成比较分散

从工程立项开始,到办理建设规划选址意见书、工程规划许可证、建设用地批准书,到设计、勘察、监理、施工单位招投标及环保、消防等部门进行备案。所有这些环节,我们收集的不仅仅是纸质文件,有时还有电子文件、声像资料等。在工程项目中,文件资料具有多样性、复杂性、成套性等特点,所有这些工作,涉及部门比较多,因此文件形成比较分散。

(三)管理滞后

由于参建单位领导层一般只重视工程建设本身,轻视了工程档案在项目建设中的收集、整理与归档工作,在很大程度上给档案收集工作带来一定的难度,使之与工程建设不能协调开展,造成基础设施档案建设工作滞后,影响了工程各方面对档案的利用。

四、工程建设前期文件收集归档管理所采取的措施

(一)制度保证,明确岗位职责,制定相关收集归档的办法

根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大工程基础设施建设前期档案管理验收办法》规定以及《浙江省重点建设项目管理办法》的规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,前期文件归档未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施,不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。由此,我们可以看出,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权。我库高度重视,专门成立档案管理领导小组,对整个迁建工程档案负责,还专门配备了档案员,参加省局的档案业务培训。为了使各参建单位档案工作标准得到统一,我们工程部专门出台了《浙江中穗省级粮食储备库整体迁建工程档案管理办法》,明确档案编制原则,档案的整理归档要求,档案的归档数量及移交手续,以及档案的借阅制度,档案的保密制度,档案的保管制度,技术档案修改制度,档案验收制度等。我们在制度中指出,真实、完整的施工资料将是计量支付的前提条件,若资料不完整,将暂停中期支付等一系列措施和管理办法。

(二)采取相应的对策,与合同控制同步

为了加强前期文件资料的收集,我们强化合同管理。我们在与设计、施工、监理等单位签订合同时,写明项目档案归档要求,明确竣工文件归档的时间和份数,并将项目档案归档要求作为合同的组成部分写入合同文本,实现合同对建设项目档案的有效控制,为项目档案工作提供法律保障。

(三)加强人员业务培训

由于工程建设档案的专业性比较强,工程人员和档案人员不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏工程档案管理的实践能力。我们工程部将定期与不定期举办由各参建单位参加的档案业务培训班及专题会议,会议上将进行交流。对项目档案实行统一领导、统一制度、统一管理,做好项目文件的收集、整理和归档工作,使项目文件的归档工作处于受控状态,使项目档案管理工作有效运转。

我们中穗库项目在收集前期文件时,一开始就把重要文件进行扫描存档,实行双套制归档,从而有效保证了前期档案整理的齐全、完整。每年还把资料汇编成册,为下一步档案管理工作打下良好的基础。以上的一些做法值得我们在今后的归档工作中,不断探索,使档案工作不断升华。