略论公路重点工程档案质量管理

倪晓敏

(杭州市公路管理局)

略论公路重点工程档案质量管理

倪晓敏

(杭州市公路管理局)

公路重点工程是我国基础设施建设中的重要内容。随着公路建设的快速发展,产生了大量的公路工程档案,如何对这些档案进行高质量管理,是公路工程项目建设中面临的一大问题。本文就档案管理如何提前介入、事中控制等,提出了相应的对策和方法。

公路 工程档案 提前介入 事中控制

公路重点工程,一般包括土建的路基、桥梁等若干个单位工程,山区高速公路通常还有隧道、互通等构造物,以及工程配套的房建、机电、交安、绿化等工程,因而其形成的档案系统性强,并具有数量大、种类多、价值高、保管时间长等特点。在这些重点工程建设过程中,采用的先进工艺设备及周密的组织管理,也可使得这些档案具有较高的利用价值。它不仅对本工程现阶段的建设及将来的管理和利用有重要意义,而且对其他类似工程的建设管理也具有很大的参考价值。本人长期参与重点项目档案管理,现就如何做好公路重点工程(项目)档案质量管理谈些自己的看法。

一、影响工程档案质量的两大因素

档案质量是项目建设管理水平高低的重要标志之一。良好的档案质量,将对重点工程建设管理带来很好的保障作用,并将有力推动工程建设进入良性的持续发展。档案质量的高低主要取决于两方面：重视程度和落实情况。第一是项目管理人员,尤其是领导对工程档案管理工作是否重视。档案管理人员的专业水平、业务素质是决定档案质量的关键。档案工作细而杂,需要较为专业的人去完成,而人员的配备需要领导的支持。在重点工程建设过程中,指挥部应建立一支较为专业、稳定的档案管理队伍,根据工程竣(交)工档案验收的相关要求,统一负责整个工程项目的档案管理。除指挥部自身的档案工作外,对各参建的施工、监理单位也应制定统一的档案管理办法下发执行,做到一线一标准。第二是落实情况。档案的收集整理要求做到及时、完整、科学,但一个工程项目经过规划、立项、设计、招标、施工、交工、运营等各个环节,一路走来,不断地形成各类档案资料。而且每一个阶段经历的时间都比较长,尤其是重点工程,少则3年,多则5年以上。为此,在整个过程期间,形成的各类档案资料需要及时、准确地给予归档落实。做到项目完成一块,档案归档一批。

二、重点工程项目档案质量控制方法

工程项目一般分为建设前期、建设期间及运营期间三个阶段。建设前期及运营期间的资料,一般由业主单位负责收集、归档。最重要、最复杂的档案质量管理是形成于建设期间的。

(一)事前介入,明确工程三方职责

在工程建设期间,建设单位、施工单位、监理单位是工程档案资料形成的基石。哪些资料需要归档、哪些资料需要长期保存等,行业主管部门都有明确的管理办法予以规定。为此,业主一般在项目招投标期间,对工程(项目)档案的形成建立都有较为明确的要求。一旦中标,在审批标化工地建设方案的过程中,即在项目部的部门设置、档案室的配备等方面都有相应的要求。另外,在工程正式开工前后,建设单位要制定本项目的档案管理办法,对文书往来的格式、数量予以规定,做到事前明确。为确保档案的完整性,一般来说工程各类资料由相关部门各自负责处理,然后由一个部门统一收集归档。

为了达到更好的效果,可将档案工作与工程资金支付相挂钩。比如,在月度计量支付审核中,要求施工单位提供本月档案资料收集、归档的情况汇总。这样能够大大提高各方的重视程度,从而达到提高重点工程项目档案质量的目的。

管理人员频繁的变化,是档案管理的大忌。不同人员之间,专业水平、工作习惯都不甚相同。工作交接后,很容易产生资料遗漏、归档不匹配等现象发生,从而导致工程结束后资料差很远,甚至有的都无法弥补。为了减少这种情况,档案管理的专业指导与培训至关重要。培训可以有针对性地邀请行业内的专家,就施工、监理、建设等不同单位的不同档案归档要求进行专题授课,也可以积极参加行业管理部门组织的相关培训,让他们有的放矢,带着清晰的目标和要求去归档资料,减少很多工程过程中的损失。

另外,可以定期组织各参建单位之间的相互检查,取长补短,促进整个项目档案管理水平的提高。

(二)事中控制,着眼及时归档

一要加强对工程施工过程中原始资料的收集。对施工过程中形成的各种原始资料,包括测量放样、路基碾压填筑、桩基开机、砼浇筑等,尤其是隐蔽工程的资料,要及时和相关部门保持沟通,做到工程完成一步,相应的档案资料就成形一批。

二是要切实加快设计变更的上报。由于自然条件等多方面的影响,工程建设期间发生设计变更在所难免。在当前的工作中,我们通常为了不影响工程建设进度,在参建各方达成一致意见后先行施工,手续后补。但理论上来说,变更材料上报批复后方能施工,一般招投标文件也是如此规定的。在目前还不能按此执行的情况下,及时对设计变更进行上报非常重要。

三是要多深入工地现场,了解工程实际进度。作为档案部门人员,要多深入工地现场,及时了解工程建设进度,了解工程建设进度才能掌握档案应有的归档进度,知道哪些资料应该归档,哪些资料已经滞后。一道工序的开始,意味着上一道工序的资料已经可以完成了。比如,路基填筑前软基势必要施工完成,立柱浇筑前桩基肯定已经完成,等等。做到心中有数,管理才能有的放矢。如果发现项目部档案资料的归档严重滞后于工程项目的进度时,档案部门有必要采取一些行政措施督促其尽快完善前期滞后的材料,可规定在一定期限内予以补救。对无法按时完成档案整理的项目,可采取通知总公司派人指导、扣留一部分工程款,甚至停拨工程款项等强制性措施进行督促。

(三)竣工验收,把好材料质量关

项目竣工验收前,档案必须通过专项验收。在档案验收过程中,重点检查各单位是否按照档案移交相关规定条例执行。材料是否真实可靠;隐蔽工程是否表述清晰,图纸和文字资料是否齐全,变更资料有无遗漏,相关负责人签署是否清晰无漏;资料是否齐全,装订顺序是否合理,数量是否符合要求;等等。在以上条件达到后,才算完成了一份完备、有序、高质量的工程项目档案资料。

(四)后期管理,挖掘再利用价值

重点工程由于其特殊性和复杂性,往往在一定的领域具有指导性的作用。除了传统的借阅方式外,还可以有更多更主动的方法为社会服务,使建设成果转化成实际生产力和经济效益。如通过网络,组建专业局域网站或政府宣传论坛供大家参考学习;通过对重点工程档案的整理,编纂实际项目建设过程中的相关文献和指导案例等;举办工程项目展览,通过重点项目档案展示等方式,为社会其他重点项目档案管理提供高质量的参考依据。

三、结语

提前介入、事中控制是提高重点工程建设期间档案管理质量的保证,它能够让我们的工作自始至终有条不紊地开展,一步一个脚印地踏实前进。竣工验收后期的档案管理是确保工程(项目)建设档案准确完整的关键。同时,随着我们工程建设管理水平的提高,对档案工作也将越来越重视,档案管理质量必然会越来越高。一份优秀的档案资料,不仅是一个项目的如实记录,也是一份非常有价值的管理资料,对今后类似工程的建设有着很好的参考价值。

[1]陈梅.谈重点工程档案的科学管理[J].建筑管理现代化,2005(2)：57—59.

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[3]艾昌瑜.基于项目管理的工程档案管理模式[D].云南大学,2010.